Вы когда-нибудь подсчитывали, сколько денег «зависает» в незакрытых этапах сложного лечения? Пациент согласился на имплантацию всех-on-4 или на полное протезирование, внёс предоплату 50%, а дальше начинаются проблемы. Администратор забыл выставить счёт на второй этап, пациент не получил уведомление и затянул с оплатой, врач не начал следующий этап лечения — в итоге сделка зависает на недели, деньги не поступают, а ресурсы клиники простаивают.
В стоматологии с длинным циклом лечения (имплантация, ортодонтия, протезирование) ручное выставление счетов после каждого этапа — это постоянный риск человеческой ошибки. Администратор отвлёкся — пациент не получил счёт. Пациент не увидел ссылку в почте — визит отложен. Чем больше этапов в лечении, тем выше вероятность, что на каком-то из них процесс сломается.
Битрикс24 решает эту проблему с помощью связки «Бизнес-процессов» и «Роботов». Вы настраиваете автоматическую генерацию счета один раз — и система сама выставляет счёт на каждый этап лечения, отправляет пациенту ссылку на оплату в MAX или на почту и отслеживает поступление средств. Администратор занимается пациентами, а не бумажками.
Проблема стоматологии: сложное лечение = сложные деньги
Представьте стандартный случай. Пациенту требуется имплантация с костной пластикой и последующим протезированием. Общая стоимость — 250 000 ₽. Вы договариваетесь об оплате поэтапно: 50% предоплата, затем 25% после установки импланта, 25% после фиксации коронки.
Что идёт не так в реальной жизни:
- Забывчивость. Администратор выставил первый счёт, но после установки импланта забыл сформировать второй.
- Задержки. Пациент не получил уведомление о новом счете, потому что администратор отправил его не в тот мессенджер.
- Отсутствие контроля. Руководитель не видит, на каком этапе оплаты «зависла» сделка, пока пациент не позвонит с вопросом.
- Ошибки в суммах. Вручную пересчитывать остаток по сделке, когда в ней уже есть частичные оплаты, — задача с высоким риском ошибки.
В результате сделка по имплантации вместо 3 месяцев растягивается на 5, деньги поступают с задержками, а врач не может планировать следующий этап. Потерянная выручка в год на одном дорогом направлении может достигать сотен тысяч рублей.
Решение от Битрикс24: автоматическое выставление счетов по этапам лечения
Инструмент, который закроет эту проблему — бизнес-процесс «Поэтапная оплата» внутри сделки. Битрикс24 умеет автоматически создавать счета при наступлении определённых событий: когда сделка переходит на новую стадию, когда врач завершил приём или когда наступила календарная дата.
Как это выглядит в стоматологии:
Вы создаёте сделку на имплантацию. В карточке сделки указываете полную стоимость лечения и разбиваете её на этапы (например, в пользовательских полях или через товарные позиции). Затем настраиваете бизнес-процесс или робота, который:
- Отслеживает переход сделки на стадию «Установлен имплант».
- Автоматически создаёт счёт на сумму второго этапа (25% от общей стоимости).
- Заполняет счёт данными из сделки: реквизиты клиники, ФИО пациента, список услуг, сумму.
- Отправляет пациенту ссылку на оплату в MAX или по электронной почте.
- После поступления оплаты автоматически переводит сделку на следующую стадию и создаёт задачу врачу «Начать следующий этап».
Всё это происходит без участия администратора. Система сама контролирует, на каком этапе находится оплата, и не даёт забыть о следующем счете.
Как пациент попадает в эту воронку:
- MAX — российский мессенджер, через который пациент получает ссылку на оплату. Вся переписка сохраняется в карточке сделки. Это надёжный канал: вся инфраструктура MAX находится в России, что гарантирует стабильность в условиях блокировок иностранных мессенджеров.
- ВКонтакте и Одноклассники — если пациент записался через сообщества, все дальнейшие коммуникации (включая счета) ведутся через Контакт-центр.
- Форма на сайте / виджет Битрикс24 — классический способ сбора заявок.
- Электронная почта — счёт можно отправить на email пациента вместе с PDF-файлом.
Важно: Telegram не рекомендуется использовать как канал для бизнес-коммуникаций. С февраля 2026 года его работа на территории РФ сильно ограничена (доля неудачных запросов достигает 80–95% в зависимости от региона). Для видеосвязи с пациентом используйте внутренние видеозвонки Битрикс24 — их работоспособность гарантирована, в отличие от Zoom и Skype.
Как это работает (логика настройки)
Опишем алгоритм для администратора Битрикс24. Настройка выполняется один раз и занимает около часа. Вы можете использовать роботов (проще, быстрее) или бизнес-процессы (гибче, подходят для сложных сценариев). Подробнее о новом конструкторе бизнес-процессов можно прочитать в официальной документации: https://helpdesk.bitrix24.ru/open/27455366/
Шаг 1. Настраиваем товарный каталог и счета
Прежде чем автоматизировать выставление счетов, нужно подготовить базу.
- Перейдите в CRM → Товары и добавьте все услуги вашей стоматологии: «Имплантация (1 ед.)», «Костная пластика», «Протезирование», «Профессиональная гигиена» и т.д. Укажите цены, единицы измерения и НДС (если применимо).
- Настройте шаблоны счетов: CRM → Счета → Печатные формы. Создайте шаблон с вашими реквизитами, логотипом, банковскими данными и текстом уведомлений. Битрикс24 поддерживает создание нескольких шаблонов под разные типы клиентов: физлица, юрлица, резиденты и нерезиденты. Подробная инструкция по созданию шаблонов: https://helpdesk.bitrix24.ru/open/13591392/
Шаг 2. Создаём воронку сделок с этапами оплаты
В CRM → Настройки → Воронки создайте отдельную воронку для сложного лечения, например, «Имплантация поэтапно». Определите стадии, соответствующие этапам оплаты:
- «Новая заявка»
- «Консультация проведена»
- «Выставлен счёт этап 1»
- «Оплачен этап 1»
- «Выставлен счёт этап 2»
- «Оплачен этап 2»
- «Выставлен счёт этап 3»
- «Оплачен этап 3»
- «Лечение завершено»
Такая детализация позволит системе точно знать, когда выставлять следующий счёт.
Шаг 3. Настраиваем робота для автоматического создания счёта
Теперь создадим робота, который будет автоматически выставлять счёт при переходе сделки на нужную стадию. Инструкция по работе с роботами: https://helpdesk.bitrix24.ru/open/17286048/
- Перейдите в настройки воронки, откройте вкладку «Роботы».
- Выберите стадию, после которой должен выставляться счёт. Например, после стадии «Оплачен этап 1» вы хотите выставить счёт на этап 2.
- Нажмите «Добавить робота» и выберите действие «Создать документ — Счёт» (или аналогичное действие по созданию элемента CRM «Счёт»).
- В настройках робота:
Выберите шаблон счёта, который вы создали на шаге 1.
Укажите источник данных — поля из сделки (сумма, список товаров, контактные данные пациента).
Установите формат отправки: PDF на e-mail или ссылка на оплату.
Если в вашей стоматологии подключён эквайринг, можно сразу отправлять ссылку на онлайн-оплату — клиент оплачивает счёт в один клик. Как это настроить: https://helpdesk.bitrix24.ru/open/28102982/ - Сохраните робота. Повторите для каждого этапа оплаты.
Шаг 4. Отправляем счёт пациенту в MAX или по email
Чтобы пациент гарантированно получил счёт, добавьте в того же робота действие «Отправить сообщение в открытую линию». Выберите подключённый канал — например, MAX или email. Битрикс24 сам подставит контактные данные пациента из сделки.
Для подключения MAX к Битрикс24: зарегистрируйте компанию на сайте MAX для бизнеса, создайте корпоративного чат-бота, дождитесь модерации, получите токен. Затем в Битрикс24: CRM → Клиенты → Контакт-центр → MAX, создайте открытую линию и вставьте токен. Подробная инструкция: https://helpdesk.bitrix24.ru/open/28126498/
Шаг 5. (Опционально) Настраиваем отслеживание оплаты
Если вы используете онлайн-оплату через Битрикс24, система может автоматически отслеживать поступление средств и переводить счёт в статус «Оплачен». После этого робот может:
- Перевести сделку на следующую стадию.
- Создать задачу врачу: «Пациент оплатил этап 2 — можно начинать следующий приём».
- Отправить пациенту уведомление в MAX: «Спасибо за оплату! Ждём вас на приём [дата]».
Результат: что изменится в бизнесе
После внедрения автоматической поэтапной оплаты вы получите измеримые улучшения:
- Ускорение поступления денег. Счёт выставляется в момент завершения этапа, а не когда администратор вспомнит. Задержки сокращаются с дней до минут.
- Снижение ошибок. Система не забывает выставить счёт, не ошибается в суммах и не отправляет документ не тому пациенту.
- Прозрачность для руководителя. В разделе Счета вы видите все неоплаченные счета, просрочки и этапы, на которых «зависла» оплата. Отчёты по сделкам показывают реальную финансовую картину по каждому пациенту.
- Экономия времени администраторов. Администратор не тратит часы на ручное формирование счетов и напоминания. Время высвобождается для работы с новыми заявками и активными сделками.
- Рост лояльности пациентов. Клиент получает счёт мгновенно, может оплатить его онлайн в один клик и видит прозрачную структуру оплаты по этапам. Это повышает доверие к клинике.
Важно знать (ограничения и тарифы)
Доступность функций по тарифам (2026 год):
- Бесплатный тариф: Счета в CRM есть, но роботы и бизнес-процессы недоступны. Автоматическое выставление счетов настроить не получится.
- Базовый тариф: Ограниченный функционал роботов. Для полноценной автоматизации счетов возможностей недостаточно.
- Стандартный, Профессиональный и Энтерпрайз: Полноценная работа с роботами и бизнес-процессами. Именно на этих тарифах вы можете настроить автоматическое выставление счетов по этапам. Рекомендуем стартовать минимум со Стандартного тарифа.
- Бусты документов (увеличение лимита одновременного редактирования документов) доступны на тарифах Стандартный, Профессиональный и Энтерпрайз. Бусты документов появились в январе 2026 года. Один буст добавляет к лимиту тарифа 10 сессий одновременного редактирования. Количество бустов не ограничено. Подробнее: https://helpdesk.bitrix24.ru/open/27716674/
Подводные камни и честные предостережения:
- Частичные оплаты — не в стандартной поставке. Если пациент платит частями внутри одного этапа (например, внёс 50% от суммы счёта, а остальное обещал позже), стандартный функционал Битрикс24 не умеет корректно обрабатывать такие ситуации. Вам потребуется доработка: создание пользовательского поля «Сумма частичной оплаты» и дополнительного статуса для счетов «Частичная оплата». Без этого отчёты по счетам будут некорректными.
- MAX требует верификации компании. Запустить корпоративного чат-бота в MAX могут только юридические лица, зарегистрированные в РФ. Решение о верификации принимает сам сервис, процесс может занять несколько дней.
- Не все шаблоны работают одинаково. При создании печатных форм счетов проверяйте, как подставляются поля из сделки. Некоторые поля (например, адрес доставки) могут не отображаться в PDF, если шаблон настроен неверно. Всегда тестируйте шаблон на тестовой сделке перед запуском в бой.
- Роботы выполняются последовательно. Важное ограничение: на одном портале в один момент времени может выполняться только один робот. Если у вас много параллельных автоматизаций, учитывайте это при проектировании сценариев.
- Следите за правами доступа. Для работы со счетами и роботами нужны соответствующие права. Настраивать открытые линии и бизнес-процессы могут только администраторы Битрикс24. Обычным менеджерам можно дать права только на создание счетов и отправку, без права менять настройки. Подробнее о ролевой модели: https://helpdesk.bitrix24.ru/open/23240636/
Если вы хотите разобраться в настройках под ключ, автоматизировать рутину или просто не знаете, с какого инструмента начать, чтобы система заработала на ваш бизнес, а не против вас — напишите нам на почту bitrix2485@mail.ru. Мы проведём диагностику ваших процессов, подберём тариф без переплат, настроим воронки, роботов, отчёты и интеграции с каналами (MAX, ВК, сайт). Вы перестанете терять сделки, клиентов и деньги, а вместо хаоса получите прозрачную CRM, где каждый шаг ведёт к результату.
