Прошу обратить Ваше внимание, что в данной статье все указанные события, примеры, ссылки являются вымышленными, все совпадения фамилий, должностных лиц, названий населенных пунктов, компаний являются случайными.
Всё ниже написанное основано на моем личном опыте и опыте моих некоторых коллег, является моим частным мнением, которое я не пытаюсь никому навязывать.
Надеюсь, что данная статья покажется кому-то интересной и будет полезной.
Более подробно все темы, связанные с построением комплексной безопасности описаны в моей книге «Комплексная безопасность компании», которую можно заказать у автора.
Все желающие могут поддержать автора донатом!
Если статья понравилась – поставьте ЛАЙК!
Работу СБ по обеспечению кадровой безопасности компании можно разделить на следующие направления:
· Обеспечение приёма на работу новых сотрудников, которые по набору своих качеств не несут угрозы безопасности компании;
· Контроль за работой кадрового подразделения по соблюдению всех утвержденных правил и процедур;
· Профилактическая работа с имеющимся персоналом, с целью минимизировать угрозы нанесения ущерба компании;
· Аналитическая работа СБ, связанная с обеспечением кадровой безопасности.
Все эти направления крайне важны для построения кадровой безопасности и тесно взаимосвязаны.
Рассмотрение кандидатов при приеме на работу — это очень ответственный процесс, которому во многих компаниях не придается должного внимания. При проверке кандидата важно получить максимальные сведения о его психофизиологической, профессиональной и личностной надёжности – эти критерии мы рассматривали ранее.
Для того, чтобы получить все необходимые данные о кандидате должен быть разработан и внедрен регламент о «Подборе, подготовки и обучения персонала». В данном документе устанавливается порядок определения потребности в кадрах, процесс подбора кандидатов, перечень документов, предоставляемых кандидатом, предоставление необходимых согласий на обработку персональных данных, порядок прохождения медосмотров, порядок ознакомления с ЛНА компании и прохождения всех необходимых инструктажей и обучений.
В целях соблюдения принятых в компании правил по работе с персоналом, необходимо обеспечить контроль за работой подразделения являющегося основным держателем данного процесса – службой персонала (отдел кадров). Можно написать хорошие регламенты, другие нормативные документы, но если не будет обеспечено их безусловное соблюдение, то обеспечить кадровую безопасность компании не получится.
От того насколько полно и объективна собрана информация о кандидате, как кадровое подразделение соблюдает возложенные на них функции, зависит и выполнение третьего этапа работы по обеспечению кадровой безопасности – профилактическая работа с персоналом. Объем этих мероприятий гораздо больше, чем при приеме на работу, но, если мы приняли на работу человека с критериями, не соответствующими требованиям безопасности компании, работа с таким сотрудником в дальнейшем бесперспективна.
Итак, рассмотрим рассмотри практические мероприятия СБ при обеспечении кадровой безопасности.
ПРИЕМ НА РАБОТУ ПЕРСОНАЛА.
При организации мероприятий по приему на работу новых сотрудников, СБ необходимо добиться обеспечения прозрачности всех процессов, сохранения истории принятия решений, контроля за соблюдением регламента о «Подборе, подготовки и обучения персонала».
Основные мероприятия при приеме кандидатов на работу можно разделить по следующим блокам – принятие решения о начале подбора кандидатов, подбор кандидатов, проверка кандидатов, прием на работу и увольнение сотрудника, а также перевод сотрудника внутри компании на другую должность.
Принятие решения о начале подбора кандидата.
Потребность компании в персонале обуславливается двумя факторами:
- текучестью кадров - по причине увольнения, перевода сотрудника;
- ростом и развитием предприятия и как следствие изменение штатного расписания.
В первом случае руководитель подразделения, где образовалась вакансия просто пишет заявку на подбор персонала.
Во втором случае руководителем подразделения обязательно готовится служебная записка с обоснованием изменения штатного расписания и введения дополнительных должностей. На основании данной служебной записки готовится проект приказа, который, прежде чем попасть к генеральному директору на подписание проходит процедуру согласования с юристами, финансовым подразделением и СБ.
Данное согласование позволяет руководителю СБ обеспечить контроль за обоснованностью введения новой должности и условиями оплаты. Кроме того, в СБ возможно имеется информация о неэффективном использовании рабочего времени сотрудников данного подразделения, а в это время происходит введение дополнительной единицы. Такой информацией может не владеть ни кадровый аппарат, ни генеральный директор.
Подбор персонала должен осуществляется кадровым подразделением на основании заявки заинтересованной службы. Необходимо обеспечить хранение данных заявок, чтобы сохранить возможность осуществить анализ по каким критериям осуществлялся подбор кандидата. Форма заявки определяется регламентом о «Подборе, подготовки и обучения персонала».
В заявке руководитель подразделения указывает максимально полную информацию о названии вакансии, подчинении, должностных обязанностях, опыте работы, квалификации, образовании, компетенции.
В последствии данная заявка позволит оценить эффективность работы кадрового подразделения по организации подбора персонала. Кроме того, при проверке кандидата, сотруднику СБ необходимо внимательно изучить заявку и подобранного кандидата на предмет соответствия.
Процесс подбора персонала.
Конечно, держателем процесса подбора персонала является кадровое подразделение. Все действия кадрового работника должны быть четко и полно описаны в регламенте о «Подборе, подготовки и обучения персонала». Сотрудники данного подразделения на основании потребностей компании, заявок на подбор персонала предлагают подобранных кандидатов. И зачастую «безопасник» даже не задумывается откуда берутся кандидаты, которых ему предоставляют на проверку, как осуществляется их подбор.
Для СБ важно понимать, как проходит подбор персонала, какие при этом используются ресурсы и их эффективность, кто рекомендует кандидатов, откуда кандидаты узнают о имеющейся в компании вакансии.
Обычно кадровики используют для подбора различные сервисы по подбору персонала. В данных ресурсах достаточно много информации о потенциальных кандидатах. Однако СБ необходимо понимать критерии подбора кандидатов. В этих целях сотруднику СБ необходимо иметь доступ к данному ресурсу, который позволит перепроверить при необходимости обоснованность выбора специалиста по подбору.
При подборе могут быть задействованы альтернативные методы подбора – использование центра занятости, СМИ, рекламные сообщения и т.д. Это позволяет получить максимальный выбор из кандидатов.
В случае, если кандидат предлагается по рекомендации сотрудника компании, от него необходимо получить письменно оформленную рекомендацию по утвержденной форме, и хранить её в личном деле. Это необходимо, потому что со временем информация о рекомендателе забывается и невозможно понять кто же привел конкретного сотрудника в компанию. Особенно это актуально в случае какого-либо серьёзного инцидента, совершенного сотрудником. Кроме того, необходимость предоставления письменной рекомендации дисциплинирует сотрудников компании, пониманием меры ответственности за рекомендованного кандидата.
Данные о всех кандидатах сотрудник отдела кадров должен заносить в электронный реестр сведений о подобранных кандидатах, форма которого должна быть утверждена в регламенте. В данном реестре обязательно указывается сведения о кандидате, его квалификации, ресурс через который кандидат подобран и дальнейшее решение по кандидату с указанием обоснования. Таким образом формируется база данных о кандидатах.
Проверка кандидата
Проверка кандидатов должна проходить в несколько этапов, каждый из которых призван определить психофизиологическую, профессиональную и личностную надёжности. Для фиксирования полученных результатов необходимо разработать документ, например «лист сведений о кандидате», где каждый из специалистов, участвующих в процессе изучения кандидата, вносит полученные сведения.
Психологическое тестирование - этим направлением должен заниматься кадровый аппарат.
В этих целях необходимо разработать систему тестирования, которая позволит оценить особенности организма, психики и характера человека, стрессоустойчивость, способность сохранять высокую трудоспособность в условиях перегрузок. В настоящее время на рынке достаточно много предложений по применению различных тестовых систем, позволяющих получить квалифицированное заключение о психологическом состоянии кандидата.
Профессиональное тестирование – осуществляется должностными лицами того подразделения куда направляется кандидат. Результаты тестирования должны дать представление об уровне знаний, квалификации и опыта, а также о наборе деловых качеств. Важно иметь методику для определения степени компетентности кандидата. Методика должна быть разработана в каждом подразделении и обсуждена с кадровой службой и СБ. При отсутствии методики определения квалификации работника, оценка может осуществляться не объективно, и основываться на личных предпочтениях должностного лица, осуществляющего проверку.
Проверка личности кандидата – это направление является полностью ответственностью СБ, поэтому постараемся рассмотреть этот процесс как можно подробнее со всех сторон.
Хочу сразу обратить внимание, что все проверочные мероприятия описанные ниже проводятся на основании сведений, полученных либо из открытых источников, либо информационных систем, где необходимо письменное согласие кандидата (например данные из БКИ).
Проверка начинается только после проведения первых двух этапов, когда есть понимание о финальном кандидате (максимум двух). Конечно, кадровое подразделение всегда хотело бы, чтобы СБ проверяла всех кандидатов, а потом из прошедших проверку они бы выбирали по другим критериям.
Это абсолютно не правильный подход. Во-первых, проверка большого количества кандидатов очень затратное мероприятие как с финансовой стороны, так и по времени, во-вторых, для окончательного понимания личности кандидата СБ важно иметь результаты тестов и понимания профпригодности кандидата.
Для проведения комплекса проверочных мероприятий прежде всего необходимо законное обоснование на данные действия, т.е. согласие кандидата на обработку персональных данных, далее нужно получить все необходимые исходные сведения о кандидате и конечно сотрудник СБ должен иметь необходимы специальные знания и технические возможности для проведения проверки. Рассмотрим каждый из перечисленных этапов:
· Согласие на обработку персональных данных – согласно действующего законодательства является обязательным условием для получения всех необходимых данных о кандидате (ФЗ от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»). Образец согласия должен быть представлен в приложении к регламенту о «Подборе, подготовки и обучения персонала».
Исходя из опыта своего и коллег, рекомендаций юристов компании и организаций предоставляющих доступ к различным массивам данных (например БКИ) пришли к тому, что должно быть три согласия на обработку ПД. Это согласие в конце анкеты, заполняемой кандидатом, отдельное согласие на обработку ПД, и согласие на получение данных в БКИ в конкретной организации предоставляющие такие данные (т.к. это уже передача ПД третьим лицам и необходимо на это согласие кандидата).
· Сведения необходимые для начала проверочных мероприятий – полнота сведений, полученных о кандидате перед началом проверки СБ является необходимым условием и залогом подготовки наиболее объективного заключения.
Сведения необходимые для проверки кандидата включают в себя два блока:
1. Сведения собранные должностными лицами компании – заявка на подбор и лист сведений о кандидате, в котором указаны результаты тестирования и собеседования, а также заключение о соответствии его квалификации предъявляемым требованиям.
2. Сведения, полученные от кандидата – должны строго соответствовать перечню регламента о «Подборе, подготовки и обучения персонала»:
- фотография;
- копии всех документов, удостоверяющих личность;
- копии документов, подтверждающих квалификацию (аттестаты, дипломы, удостоверения, сертификаты и т.д.);
- заполненную анкету (обязательно все поля);
- согласия на обработку ПД и получение сведений в БКИ;
- согласие на прохождение исследования на полиграфе;
- автобиографию, написанную собственноручно.
Сейчас мы вкратце рассмотрим для чего эти все документы и как правильно и полноценно их использовать для получения объективного заключения по кандидату.
Сведения собранные должностными лицами компании – эти данные важны в первую очередь, для оценки действия сотрудников компании по соблюдению установленного порядка подбора кандидатов. Кроме того, конечно, важно иметь результаты тестирования, соответствие кандидата требуемым профессиональным качествам. Имея эти первоначальные сведения, сотрудник СБ, проводящий проверку кандидата, сможет получить наиболее полную информацию.
Сведения, полученные от кандидата – данные сведения крайне важны для проведения проверки с двух аспектов. Первый это конечно необходимый в работе СБ набор данных о кандидате и второй это достоверность предоставляемых кандидатом сведений. Например, кандидат в анкете указывает отсутствие судимости, кредитов и т.д., а при проверке выясняется, что это не так. Предоставление не достоверных сведений кандидатом может являться законным основанием при отказе в приеме на работу.
Теперь рассмотрим по порядку все документы.
- фотография – необходима для идентификации кандидата в различных открытых источниках. Так как проверка в СБ проводится до собеседования с кандидатом, а в некоторых случаях собеседование не требуется, то важно иметь на первоначальном этапе проверки актуальную фотографию, желательно в электронном виде.
- копии всех документов, удостоверяющих личность – необходимо иметь документы кандидата, дающие массу информации.
- копии документов, подтверждающих квалификацию – их подлинность можно легко проверить. Достаточно нередки случаи предоставления документов, приобретенных незаконным путем.
- заполненная анкета (обязательно все поля) – анкета должна быть очень внимательно проработана, там должны быть все необходимые для проверки сведения. Это и место рождения, учебы, ИНН, места работы, родственники, сведения о судимости, кредитах, смене фамилии и многое другое. Далее при рассмотрении алгоритмов проведения проверки мы это рассмотрим более подробно.
- согласия на обработку ПД и получение сведений в БКИ – выше мы уже говорили о необходимости получения всех согласий на обработку ПД.
- согласие на прохождение исследований на полиграфе – такое согласие является очень важным моментом. Проводить исследование всех сотрудников считаю бессмысленной тратой ресурсов, так как для получения эффективного результата необходимо проверять точную информацию, а не задавать общие вопросы. Но при этом важно то, что, если кандидат отказывается от такого согласия, значит на это есть причины и необходимо задуматься.
- автобиография, написанная собственноручно – сама по себе автобиография как источник сведений имеет небольшое значение. Но бывают ситуации, когда необходимо для исследования иметь образец подчерка.
Проведение проверки кандидата.
Итак, получив все необходимые документы и сведения приступаем к самой процедуре проверки.
При проведении проверочных мероприятий по кандидату, необходимо получить быстрый, качественный и эффективный по затратам (временным, финансовым, ресурсным и т.д.) результат.
Проведя поверхностную проверку, мы получим вероятность приема на работу кандидата, не отвечающего требованиям кадровой безопасности, проверяя слишком глубоко получим долгий процесс и достаточно затратный. Как же выбрать оптимальный вариант?
Для этого необходимо разделить всех кандидатов по категориям, потому что одно дело проверять рядового сотрудника и совсем другое дело топ-менеджера.
В своей практике я использовал три категории. Конечно, их может быть и другое количество, с другими критериями, но разделить кандидатов на группы, от которых зависит уровни проверочных мероприятий необходимо.
Первая группа – кандидаты на незначительные должности, не имеющие материальной ответственности. По данной категории проводим следующие мероприятия:
· проверяем наличие необходимого пакета документов предоставляемого сотрудниками кадрового подразделения.
· анализируем анкетные данные.
· проверяем на судимости и другую имеющуюся информацию из правоохранительных органов.
· получаем отзывы от сотрудников (желательно СБ) по последним местам работы.
· осуществляем проверку по ИНН в информационных базах:
- информация об участие в коммерческой деятельности;
- судебные приставы;
- суды;
- налоговая.
Вторая группа - материально-ответственные лица и руководители среднего звена. К вышеуказанным мероприятиям по первой группе добавляем следующие действия:
· Проверка по кредитным историям;
· Проверка информации в соцсетях;
· Проверка родственников и их связей;
· Личное собеседование (на усмотрение сотрудника СБ).
Третья группа - топ-менеджеры. К проверочным мероприятиям по первой и второй группе добавляем следующие действия:
· Проверка документов, подтверждающих квалификацию.
· Проверка по различным информационным ресурсам телефонов, а/м, выявление объектов недвижимости, проверка сделок по приобретению движимого и недвижимого имущества.
· Личное собеседование (обязательно).
Конечно, перечисленные направления проверочных мероприятий являются достаточно условным перечнем, так как в ходе проводимой проверки могут быть получены сведения, требующие дальнейшей проверки по новым направлениям. Вообще проверка кандидатов — это очень творческий процесс и заранее описать все его направления невозможно. Проверка каждого кандидата индивидуальна и каждый раз непохожа друг на друга.
Давайте вкратце разберем все из перечисленных этапов:
· Проверка необходимого пакета документов предоставляемого сотрудниками кадрового подразделения.
Необходимо убедится в соблюдении регламентных процедур по подбору персонала:
- по заданию какого подразделения, на какую вакансию подобран кандидат, если вакансия вновь созданная, имеется ли приказ об изменении штатного расписания;
-выяснить имелись ли рекомендации сотрудников компании и в этом случае оформлены ли они письменно;
- проверить наличие результатов тестирований и собеседований;
- выяснить были ли альтернативные кандидаты.
· анализ анкетных данных.
Это одно из важнейших направлений в изучении кандидата. Важно внимательно изучить все сведения, которые предоставлены кандидатом и на их основе подготовить план проверочных мероприятий. План необходимо подготовить очень тщательно анализируя анкету и предоставленные документы.
Важно при осуществлении проверки выяснить насколько полно кандидат предоставил данные. Если какие-то факты не указаны, то это уже повод обратить более пристальное внимание. Например, кандидат не указал одно из мест работы, либо не сообщил о смене фамилии и т.д.
Кроме того, необходимо установить достоверность предоставленных кандидатом сведений. Например, в анкете указано об отсутствии судимости, а мы получаем сведении о наличии, или кандидат указывает об отсутствии кредитов, на деле имея кредитные обязательства.
При анализе анкеты необходимо обратить внимание на следующие данные:
- смена фамилии (в отдельных случаях при собеседовании выясняются причины, например, при смене фамилии мужчиной возможная причина – попытка скрыть долговые обязательства или информацию о судимости);
- адреса проживания и регистрации, а также регион выдачи паспорта (в отдельных случаях информация используется при проверке по базам, собеседовании либо при поиске аффилированных лиц, например при получении информации о предположительном совершении кандидатом преступления в другом регионе, регистрация в регионе совершения может исключить двойника);
- для мужчин – служба в рядах ВС (например, в случае отсутствия информации о прохождении службы по призыву, выясняется, что причиной может быть судимость по тяжкой статье);
- образование – соответствие предполагаемой должности;
- предыдущие места работы - следует обратить внимание на сроки (например, при большом количестве организаций с коротким периодом работы следует установить причины увольнений – возможно сотрудник не благонадежный), организации и должности (например, в случае увольнения с более высокой должности по предыдущему месту работы следует выяснить причины – возможны отрицательные причины увольнения);
- участие кандидата либо его близких родственников в коммерческой деятельности в качестве ИП, руководителя или учредителя ЮЛ – при наличии информации сопоставляем основной вид деятельности с предполагаемой должностью на наличие возможного конфликта интересов;
- наличие кредитов и их размер – оценка размера ежемесячных платежей (не более 25% заработной платы – положительно, до 50% заработной платы – нейтрально, более 50% заработной платы – негативно);
-наличие судимости – оцениваем статью;
- имущественные и судебные споры – оценка причин (например, судебная тяжба по вступлению в наследство не несет негативной окраски, тяжба с предыдущим работодателем может нести);
- оценка действующих и исторических исполнительных производств (штраф ГИБДД на сумму 500 р. не несет негативной окраски, а штраф 30 000 р. может означать наказание за управление ТС в состоянии опьянения);
- близкие родственники – анализ места работы близких родственников, выявление родственников среди сотрудников компании, прямой подчиненности кандидата близкому родственнику, очевидных коррупционных цепочек (грузчик-водитель);
- сведения об учёте в нарко/психоневрологическом диспансере;
- наличие инвалидности, хронических заболеваний – оценка причин (например, закрытая форма туберкулеза – при изменении формы несет риски заражения окружающих);
- рекомендации – изучение оснований для осуществления рекомендаций.
· проверка негативной информации из правоохранительных органов.
Понятно, что целью получения данной информации является не допустить попадания в компанию лиц с криминальными наклонностями, склонных к злоупотреблению алкоголя и наркотических веществ. В настоящее время есть информационные базы позволяющие получить такие сведения при наличии согласия физлица.
· отзывы от должностных лиц по предыдущим местам работы.
Получение информации о кандидате с предыдущих мест работы является очень важной составляющей частью в общей картине сведений, полученных в ходе проверки.
При общении с сотрудниками организаций важно получить информацию как минимум из двух источников. Одним из источников желательно иметь сотрудника СБ, другой может быть кадровиком, директором или непосредственным руководителем.
Важно обращать внимание на то, почему был уволен наш кандидат, его характеристику как личность, профессиональные навыки и очень важно, как увольнялся данный сотрудник (например, жаловался в надзорные органы, требовал крупные выплаты, шантажировал руководство разглашением важной информации и т.д.).
При этом важно помнить, что полностью доверять информации с предыдущего места работы нельзя, особенно если она негативная. У кандидата могли возникнуть неприязненные отношения с опрашиваемым лицом и не обязательно наш кандидат сам в этом виноват.
Если информация с предыдущего места работы негативного характера, а по остальным направлениям проверки получены положительные результаты, и кандидат нас очень интересует, то можно дополнительно в этом направлении получить необходимые сведения.
· проверка по ИНН.
Используя ИНН, можно получить достаточно большой объём информации о коммерческой деятельности кандидата, наличии неоплаченных налоговых задолженностях, штрафах, пени и т.д.
Кроме того, при наличии ИНН можно провести (с использованием специализированных программ) идентификацию физлица, установить паспортные данные (важно если в анкете не указана смена фамилии), установить имущество и многое другое.
Очень часто кандидаты скрывают данные о том, что они занимались коммерческой деятельностью. Это происходит по разным причинам, например неудачный результат, различные разбирательства с проверяющими, правоохранительными и надзорными органами, либо кандидат использован как подставная фигура. Все это позволяет установить проверка его ИНН.
· Проверка кредитной истории.
При проверке по БКИ можно получить необходимые сведения о финансовом благополучии кандидата. Это сумма и количество действующих кредитов, ежемесячные платежи, наличие просрочек по платежам, включения в отношении кандидата «стоп-фактора» и т.д.
Кроме того, в расширенном отчете можно увидеть данные о поручителях, количество дней просрочки платежей помесячно.
Данная информация позволит оценить риски приема на работу кандидата с точки зрения его кредитной нагрузки. Конечно, в каждом конкретном случае нужно индивидуально подходить к их оценке, но, если, например выплаты превышают 50% предполагаемой зарплаты, или имеются значительные просрочки по выплатам, риски работы с данным сотрудником будут значительны. Всё это необходимо учесть при принятии окончательного решения.
· Проверка информации в соцсетях
Из соцсетей можно получить важную информацию о круге общения кандидата, его принадлежности к различным группам риска. К этим группам относятся:
- алкоголизм и наркомания;
- представительство в религиозных сектах;
- игромания;
- лица радикального направления;
- кредитомания;
- криминал;
- подозрительные привычки.
Все эти сведения позволяет получить специализированные информационно-аналитические системы, в которых имеется инструментарий, позволяющий произвести автоматизированную оценку принадлежности участника социальной сети к основным группам риска.
· Проверка родственников и их связей.
Такие проверочные мероприятия в массовом порядке обычно не проводятся, но для некоторых категорий кандидатов, а также в случае получения информации требующей дополнительной проверки данные действия необходимы.
Родственники и близкие связи кандидата могут быть тесно связаны с криминальной средой, конкурентами или обладать другими рисковыми принадлежностями.
Кандидат может осуществлять коммерческую, либо противоправную деятельность через свои связи, маскировать свой нелегальный доход приобретая имущество на родственников и знакомых и т.д.
Поэтому важно иметь данные о близких родственниках (правильно заполненная анкета) и круге общения кандидата (соцсети).
· Проверка документов, подтверждающих квалификацию.
Проверку подлинности представленных кандидатом документов необходимо проводить по топ-менеджерам и по представителям профессий занятых опасными видами работ.
Например, в одной компании встречалась ситуация, когда монтажники-высотники предоставляли необходимые удостоверения, при проверке которых выяснилось, что в указанном учебном центре данные граждане не обучались. Конечно, в этом случае компания несет высокие риски в случае происшествия, связанного с производственной травмой либо смертельным исходом.
· Проверка по различным информационным ресурсам телефонов, а/м, выявление объектов недвижимости
Проверка телефона кандидата с использованием различных информационно-аналитических ресурсов, телеграмм-ботов, различных открытых источников позволяет установит ФИО владельца, адрес электронной почты, привязанные к номеру объявления, аккаунты в социальных сетях и др.
Проверка автотранспорта и водительского удостоверения позволяет получить историю вынесения постановлений о штрафах. Кроме того, по данным автомобиля можно проверить кому он ранее принадлежал, как приобретался и т.д.
Имеется множество способов получить сведения об объектах недвижимости из открыты источников, информационно-аналитических ресурсов, различных ботов. Данная информация позволяет получить точные данные о собственниках, стоимости, предыдущих владельцах. Анализ этих сведений может серьезно дополнить картину о кандидате, реальном размере его дохода.
· Личное собеседование.
Желательно при приеме на работу беседовать со всеми финальными кандидатами, так как при личном общении можно уточнить многие вопросы по уже проведенной проверке, важно получить комментарии по различным выявленным фактам биографии (особенно негативным), для понимания, где кандидат искажает либо скрывает информацию.
Конечно, если в компании значительное количество сотрудников, то физически не всегда возможно провести собеседование. В этом случае необходимо для себя составить список номенклатуры должностей, по которым кандидаты в обязательном порядке проходят в СБ собеседование.
Порядок приема на работу и увольнения сотрудника.
После согласования кандидата всеми участниками процесса важно при его оформлении соблюдать все процедуры, действующие в компании.
Кроме соблюдений необходимых процедур при приеме сотрудника на работу важно обеспечить безопасность компании при процессе увольнения работника.
Рассмотрим основные процедуры необходимые для обеспечения безопасности процесса приема и увольнения сотрудников:
· Подготовка проекта приказа о приеме на работу, который в обязательном порядке должны согласовать СБ, юристы и финансовая служба. При этом СБ проверяет соблюдение всех процедур, в том числе факт проведения проверочных мероприятий, юристы проверяют трудовой договор и при необходимости другие документы на соответствии их действующему законодательству, финансовая служба проверяет возможность финансового обеспечения (соответствует ли заработная плата и компенсационные выплаты бюджету компании).
· Подписание с сотрудником трудового договора и ознакомление с необходимыми регламентирующими документами.
Новый сотрудник должен пройти все инструктажи, необходимые в компании. При их прохождении должностные лица ответственные за данное направление ставят отметки в обходном листе.
Также сотрудник должен под роспись ознакомится со всеми регламентирующими документами компании необходимыми ему в дальнейшей деятельности.
Если сотрудник входит в номенклатуру должностей материально-ответственных лиц с ним заключается договор либо об индивидуальной полной материальной ответственности, либо о коллективной материальной ответственности. В случае индивидуальной материальной ответственности руководитель подразделения, куда направляется сотрудник, комиссионно с участием бухгалтерии и СБ оформляет акт приема-передачи ТМЦ. Сотрудник СБ при согласовании обходного листа сотрудника, входящего в номенклатуру материально-ответственных лиц, должен взять на контроль соблюдение процедуры приема-передачи ТМЦ с оформлением соответствующего акта.
После этого новый сотрудник обеспечивается пропуском, согласно действующего в компании положения «О пропускном и внутриобъектовом режиме». При выдаче пропуска СБ проверяет соблюдение всех перечисленных процедур.
· Формирование личного дела сотрудника.
После проведения всех процедур кадровый работник должен сформировать личное дело работника. Сразу хочу отметить, что в настоящее время кадровики неохотно выполняют данную процедуру, объясняя это тем, что сейчас нет обязательных законодательных требований по ведению личных дел и достаточно хранить только трудовую книжку и трудовой договор. Задача сотрудника СБ эту ситуацию переломить, заставив кадровиков вести личные дела в полном объёме. Это крайне важно, так как при необходимости быстро найти все документы становится практически невозможно.
В личном деле должна быть фотография, анкета, заявка на подбор кандидата, результаты тестов, копии всех личных документов (паспорт, СНИЛС, свидетельство о браке, свидетельство о рождении детей, военный билет, аттестаты, дипломы об образовании и т.д.), автобиография, обходной лист с инструктажами, копия трудового договора и договора о материальной ответственности (при необходимости).
· Процедура увольнения сотрудника.
Обеспечить безопасность компании при увольнении сотрудника не менее важно чем при приеме на работу.
При увольнении сотрудника могут возникнуть риски его обращения в различные надзорные инстанции и суд, что может повлечь штрафные санкции, назначение компенсационных выплат, имиджевые и репутационные потери компании, появление в коллективе нездоровой атмосферы, а также создание прецендента подачи различных жалоб.
Кроме того, необходимо соблюсти все процедуры при увольнении материально-ответственных лиц, а также сотрудников, за которыми закреплены различные ТМЦ (например компьютер и другая оргтехника). Для недопущения нанесения ущерба Компании, необходимо комиссионно принять (передать) имеющиеся ТМЦ от сотрудника, только после этого завершать оформление документов по увольнению. В случае возникновения недостачи ТМЦ, его порчи или утраты, необходимо принять все меры к возмещению материального ущерба.
Увольнение всех сотрудников желательно оформлять не по «собственному желанию», а по соглашению сторон, что в случае обращения сотрудника с жалобами в различные органы практически исключает риски вынесения решений не в пользу компании.
Если мы увольняем сотрудника за различные нарушения, предусмотренные Трудовым кодексом, то нужно понимать, что вероятность обращения таких граждан в различные надзорные и судебные инстанции очень велика, а тенденции в настоящее время таковы, что работодатель находится заведомо в проигрышном положении. Поэтому, если возникла необходимость увольнения (по статье) необходимо максимально соблюдать все предусмотренные процедуры (например, при увольнении за алкогольное опьянение важно зафиксировать факт в специализированном учреждении).
При увольнении сотрудника за неисполнение обязанностей, мелкие нарушения, безопаснее для компании договорится с данным сотрудником предложив определенную денежную компенсацию, оформив расставание по соглашению сторон.
Перевод сотрудников на другую должность
Необходимость выделить этот очень важный для обеспечения кадровой безопасности вопрос, обусловлена тем, что организации процедуры назначения сотрудника компании на другую должность, особенно вышестоящую, обычно не уделяется достаточного внимания как со стороны СБ, так и кадрового подразделения и руководством компании, принимающим решение.
Объясняется данное невнимание тем, что все считают, что раз сотрудник уже работает какое-то время в компании, то при его назначении на новую должность проверять не нужно, так как он проверялся при приеме на работу. Причем такого же мнения часто придерживаются и сотрудники СБ.
Межу тем такое мнение в корне не верно по следующим причинам:
· Неизвестно качество проведенных при приеме на работу проверочных мероприятий.
Для этого могут быть разные субъективные и объективные причины. Так сотрудник, проводивший проверку, мог либо не иметь достаточного опыта, либо не качественно выполнил проверку. На момент проведения проверки в СБ могло не быть каких-либо ресурсов для организации проверки, так как прогресс в этом направлении не стоит на месте
· Несоблюдение уровня проведенной проверки новой должности.
Проверка при приёме на работу проводилась на более низкую должность, чем новое назначение и не предусматривала определенных этапов (ранее мы рассматривали классификацию объемов проводимых проверочных мероприятий).
· Изменение сведений о сотруднике.
За время, прошедшее с момента проведения проверки, произошли различные изменения данных. Например, сотрудник вступил в брак, развелся, появились дети, изменилась прописка, телефон, паспорт и т.д.
· Произошли изменения финансового состояния.
Появилось новое имущество, изменилась кредитная история, имеются другие сведения требующие внимания СБ.
· Изменилась личностная надежность.
Появились факты употребления алкоголя и наркотиков, привлечения к ответственности правоохранительными органами, участие в различных сообществах компрометирующего характера и т.д.
· Наличие на работе негативно характеризующих сведений.
За время работы в компании появились сведения различного характера от сотрудников, характеризующих лояльность, отношение к работе, черты характера, вредные привычки и т.д.
Все эти данные могут появится в результате новой проверки, поэтому при переводе сотрудника внутри компании, особенно на вышестоящую должность, необходимо провести новую полноценную проверку, соответствующую уровню занимаемой должности.
Поэтому еще раз хочу обратить внимание на важность согласования абсолютно всех приказов (в том числе кадровых) в СБ, что позволит своевременно обратить внимание на процедуру новых назначений.