Электронные перевозочные документы (ЭПД): что важно знать бизнесу к 2026 году в ДНР, ЛНР, Херсонской и Запорожской области

Кратко: С 1 сентября 2026 все перевозочные документы должны оформляться в электронном виде. Бумажные накладные уйдут на второй план, а работа с ними перейдёт в ГИС ЭПД и сервисы 1С (1С-ЭДО/1С-ЭПД). Рассмотрим ключевые определения, нормативы, сроки, технологии, тарифы и риски.

Что такое ЭПД и ГИС ЭПД

• ЭПД (электронные перевозочные документы) – цифровой аналог бумажных документов при перевозке грузов. Это XML-файлы (например, ЭТрН или ЭПЛ), подписанные усиленной электронной подписью. ЭПД хранит «цифровой след» каждого этапа перевозки.
• ЭТрН (Электронная транспортная накладная) – основной документ, подтверждающий передачу груза перевозчику.
• ЭПЛ (Электронный путевой лист) – документ для учёта рейса водителя и ТС.
• ГИС ЭПД – государственная информационная система электронных перевозочных документов, запущенная Минтрансом 01.09.2022. Она аккумулирует все ЭПД и сведения о них. Участники обмена направляют данные через аккредитованных операторов ИС ЭПД.
• 1С-ЭДО – встроенный в 1С сервис обмена юридически значимыми документами (счета, накладные, акты и т.д.).
• 1С-ЭПД – модуль сервиса 1С-ЭДО, который позволяет создавать и обмениваться электронными перевозочными документами прямо из 1С.
• УКЭП/ЭЦП – усиленная квалифицированная электронная подпись: обязательна для подписания всех ЭПД.

Кто и как работает с ЭПД

• Кто участвует: грузоотправитель, перевозчик, экспедитор, грузополучатель – все оформляют и подписывают свои титулы ЭПД. Грузополучатель обязан подписать электронную накладную (ЭТрН) при приемке груза.
• Через кого: обмен идёт только через аккредитованных операторов ИС ЭПД (в реестре Минтранса). Участники заключают договор ЭДО с оператором, отправляют ЭПД через него. Оператор проверяет подпись и формат, затем передаёт данные в ГИС ЭПД.
• Требования: Для ЭПД требуется усиленная подпись (УКЭП или укНЭП) каждого участника на своём титуле. Также понадобятся машиночитаемые доверенности (МЧД) на сотрудников, оформляющих документы от имени компании.
• Конфигурации 1С: 1С-ЭПД совместим с большинством типовых решений 1С: Бухгалтерия (в т.ч. гос. учреждения), НКО, УНФ, Розница, Комплексная автоматизация (КА), Управление торговлей, ERP (холдинг, УП), «Управление автотранспортом» и др.. Это значит, что обмен ЭПД встроен в привычные программы 1С без дополнительных аддонов.

Техническая схема работы

1. Настройка системы: Включаете в 1С обмен ЭДО, подключаете 1С-ЭПД (обычно это делается через ИТС обновления и согласованный с оператором договор).
2. Создание документа: Грузоотправитель в 1С формирует электронную накладную (ЭТрН) или другой ЭПД, подписывает её УКЭП.
3. Передача оператору: Документ отправляется через вашего оператора ИС ЭПД.
4. Проверка и «загрузка в ГИС»: Оператор проверяет формат и подпись; при ошибках возвращает на исправление. Если OK – автоматически передает ЭПД в ГИС ЭПД.
5. Подписание партнёрами: Перевозчик и грузополучатель получают уведомление, подписывают свою часть (например, подтверждают приёмку). Каждое действие фиксируется в системе.
6. Контроль и архив: Все этапы видны в журнале ЭДО в 1С и в личном кабинете ГИС ЭПД; обмен защищён и обладает юридической силой. (Интернет нужен на компьютерах и мобильных для доступа, достаточное соединение.)

Тарифы и оплата

• Без предоплаты: услуга 1С-ЭПД включена в 1С-ЭДО; после первых отправок активируется постоплатный тариф – 7₽ за 1 документ (комплект).
• Предоплатные пакеты: есть годовые лимиты:600 документов – 3 600₽ (6 ₽/док)
  1000 документов – 5 000₽ (5 ₽/док)
  5000 – 22 500₽ (4,5 ₽/док)
  10 000 – 40 000₽ (4 ₽/док)
  50 000 – 150 000₽ (3 ₽/док)
  100 000 – 250 000₽ (2,5 ₽/док).
  
• Акционные условия (до 31.08.2026): тарифицируются только ЭТрН и ЭПЛ; грузополучатели и медицинские организации используют сервис 1С-ЭПД бесплатно. (То есть другие титулы пока в тариф не считаются.)
• 1С-ЭДО + ЭПД: 1С-ЭПД доступен всем абонентам 1С-ЭДО. Фактически достаточно иметь подписку на 1С-ЭДО, чтобы обмениваться ЭПД.

Чек-лист внедрения ЭПД в компании

1. Регистрация в ГИС ЭПД: Необходима учётная запись в системе (обычно оформляется через оператора ЭДО).
2. ЭЦП и доверенности: Закажите усиленные подписи для сотрудников (УКЭП) и выпишите доверенности (МЧД) на их ИНН в Федеральном казначействе или ФНС.
3. Настройка 1С: Включите в программе 1С обмен ЭДО, установите обновления 1С-ЭДО/1С-ЭПД. Заключите договор с оператором ЭДО, зарегистрируйте организацию в реестре.
4. Подключение тех.средств: Проверьте интернет-связь. У водителей (экспедиторов) должны быть смартфоны/планшеты с доступом к почте/приложению 1С, если потребуется подписывать документы в дороге.
5. Связь с контрагентами: Направьте партнёрам (грузоперевозчикам, поставщикам, экспедиторам) приглашения в систему ЭДО, согласуйте оператора, чтобы они могли получать и подписывать ваши ЭПД.
6. Тестирование: Оформите несколько пробных перевозок – создайте ЭТрН, отправьте её, отследите подписание. Убедитесь, что все участники смогли подписать и отправить сообщения. Исправьте найденные проблемы.
7. Обучение сотрудников: Объясните, как создавать ЭПД в 1С, подписывать УКЭП, что делать при отказах. Настройте шаблоны и права пользователей в 1С.
8. Запуск: После успешного теста переходите на полный ЭПД-режим. Помните: уже с 01.09.2026 бумажные накладные почти нельзя применять.

Ответственность за несоблюдение

Сейчас штрафы за ЭПД только разрабатываются, но их ввод неизбежен. Ориентиры по КоАП (проект) – от 3–5 тыс. руб. (должностным) до 100–300 тыс. (компаниям) за первое нарушение. Власти могут приравнять отсутствие ЭПД к нарушению (проект закона №755710-8).

Главный риск: Если не успеть подготовить документы к 01.09.2026, перевозки могут просто остановиться из-за отказа оператора или инспекторов принять бумажные документы. Плюс возможны штрафы, блокировки счёта и репутационные потери.

Практические рекомендации

• Начните заранее: даже «пробный запуск» сейчас позволит выявить проблемы и адаптировать сотрудников. Летний период – лучшее время для пилота.
• Автоматизация: используйте пакетную загрузку ЭПД из 1С и обратитесь к партнёрам (1С-консультантам или провайдерам 1С-ЭДО), чтобы избежать рутины и ошибок при ручном вводе.
• Убедитесь в правилах: проверьте, что все формы и реквизиты в ваших документах соответствуют требованиям ГИС ЭПД (это можно увидеть на портале ГИС).
• Поддерживайте связь с партнерами: заранее уточните, будут ли контрагенты готовы принимать ЭПД. Возможно, им тоже нужна помощь с подключением.
• Избегайте распространённых ошибок: главная – пробивать старые бумажные ТрН после 01.09.2026, это уже нарушение. Также важно не забыть подписывать все титулы УКЭПом и регистрировать ЭЦП вовремя.

FAQ (Коротко)

• Нужно ли обязательно пробивать бумажную накладную? Нет. С 01.09.2026 бумажные перевозочные документы официально почти запрещены, и обмениваются только ЭПД. Исключения установит Минтранс (например, в форс-мажоре).
• Можно ли оформлять ЭПД в 1С без Интернета? Нет, для обмена с оператором и ГИС ЭПД требуется интернет. Но заполнение и подпись документа в 1С можно сделать офлайн, а отправить – при подключении.
• Что делать, если контрагент не готов к ЭПД? Обмен ЭПД всегда идет через оператора; если партнёр не подключён, документы можно отправить в ГИС ЭПД со своим оператором и распечатать бумажно на время (если это разрешено правилами; лучше договориться о быстром подключении).
• Нужно ли передавать ЭПД в ФНС или другие органы? Специально нет – данные находятся в ГИС ЭПД, и контролирующие органы (ФНС, Ространснадзор и др.) могут запросить сведения напрямую из ГИС по своим каналам. Вам достаточно корректно формировать и подписывать ЭПД.
• Что с бумажными доверенностями? Переход к ЭДО внедряет МЧД: вы оформляете доверенность в электронном виде через ФНС или Госуслуги, и это «цифровой аналог». Бумажные доверенности на бумаге постепенно утрачивают значение.
• Какой электронный формат используется? ЭПД стандартизованы (XML). В 1С-ЭДО всё происходит автоматически – вам нужно только заполнить форму накладной и подписать.

Телефон: +7 (949) 810-00-90 (Telegram, MAX)
Написать в MAX: https://max.ru/u/f9LHodD0cOKTzr41xDf1wzPkWPU0UZ367o1yI6yjtiMfoB3llFOk3PEP49k
Наш сайт: https://gradient-mrpl.ru/
Курсы от 1С: https://edu.gradient-mrpl.ru/
Канал в MAX: https://max.ru/id9204569698_biz
Облачная 1С бухворк (без установки через интернет): https://buh-cloud.ru/ (30 дней бесплатно)