Логика запуска автоматизации бизнеса строится на переходе от ручных операций к программным решениям, что повышает производительность и снижает ошибки. Она включает семь ключевых этапов: постановка целей, выбор и описание бизнес-процессов, подбор решений, создание ТЗ, выбор ПО, тестирование и обучение персонала. Сначала автоматизируют рутинные, часто повторяющиеся процессы.
Ключевые шаги логики автоматизации:
1.Анализ и подготовка: Определение целей, выбор процессов (рутинные, повторяющиеся, влияющие на прибыль) и описание текущих действий – делается внутри своей команды.
2.Проектирование: Создание технического задания (ТЗ) и описание того, как процесс будет выглядеть после автоматизации – для интегратора, который будет систему настраивать.
3.Выбор инструмента: Подбор ПО в зависимости от сложности процессов и компетенций команды, от вариаций тарифов систем и количества персонала в компании.
4.Внедрение и настройка: Техническая реализация в соответствии с ТЗ, постепенная настройка интеграций процесс за процессом, тестирование системы на ошибки.
5.Обучение и запуск: Обучение персонала работе с новыми инструментами. Старт работы и сопровождение команды на первом этапе, с последующей донастройкой функций под индивидуальные потребности команды.
В основном, в системах применяют два типа автоматических процессов:
Ручной запуск процесса: когда сотрудник запускает процесс в CRM самостоятельно, например, заводит карточку клиента, который впервые пришел в салон красоты, и пускает ее дальше по воронке сделки.
Автоматический запуск процесса: происходит по триггеру – например, при входящем звонке или письме клиента происходит трансформация его данных (номер телефона и имя, электронный адрес, имя и должность) в карточку нового клиента.
Для начала автоматизации рекомендуется выбрать 1–2 процесса, которые отнимают много времени у сотрудников, и автоматизировать их с помощью базовых инструментов системы. После короткого периода использования (например, неделя) можно донастроить те функции, которые работают недостаточно удобно для конкретного пользователя, кастомизировав их.