Я изучаю эффективность работы и снижение потерь времени уже около пятнадцати лет — в том числе в рамках области тайм-менеджмента. Параллельно преподаю эту тему на программах MBA в бизнес-школе ИМИСП.
В последние пару лет я всё чаще сталкиваюсь с тем, что при одном упоминании тайм-менеджмента в глазах руководителей появляется скрытая скептическая улыбка. В голове сразу всплывают ассоциации: «съешь лягушку», «запланируй шесть дел на завтра», «метод трёх гвоздей» — и прочие спорные решения с яркими метафорами.
И этот скепсис можно понять. Сейчас, когда запрос на производительность труда и эффективное использование времени снова ворвался в топ, тайм-менеджмент в его массовом понимании уже не отвечает запросам бизнеса и текущему контексту.
Ниже я раскрою эту мысль.
Эта статья будет рамочной. По нынешним меркам - лонгрид (5-7 минут). В ней не будет лайфхаков и примеров — для них будут отдельные публикации. Здесь я хочу поделиться своими мыслями и объяснить, почему привычная рамка тайм-менеджмента стала узкой и требует новых решений.
Как развивался тайм-менеджмент
Краткая душная справка. Исторически корни тайм-менеджмента уходят к тейлоризму, научной организации труда и производственному подходу. В эпоху бурного промышленного роста начала XX века действовала простая логика: максимальный выпуск на единицу времени, стандартизация операций, снижение потерь на повторяющихся действиях. Время рассматривалось как универсальный ресурс, который работники обменивали на деньги. Оно становилось основной шкалой измерения эффективности.
Позже появилась ещё одна шкала — важность задач. Делать не только быстро, но и то, что нужно. В популярной литературе это началось со знаменитой матрицы Эйзенхауэра, получившей широкую известность благодаря Стивену Кови. За ней потянулся шлейф инструментов для приоритизации задач.
Затем в 90-е и 2000-е тайм-менеджмент пришёл на массовый рынок. Появилось множество авторов, в том числе в формате мотивационных спикеров, и с ними — новые векторы: мотивация, энергия, внимание.
На этом буме стало появляться много популярных простых инструментов, решающих отдельную проблему, но создающих новые ограничения.
Почему контекст изменился, а рамка осталась прежней
Основные инструменты и решения, появившиеся во время бума популярного тайм-менеджмента, относятся к доцифровой эпохе. Они не рассчитаны на современный уровень когнитивной перегрузки, неопределённости и возможности цифровых инструментов, которые сейчас доступны.
Кроме того, старые знания по тайм-менеджменту — это, как правило, набор разрозненных советов и инструментов. Попытки внедрить их даже в индивидуальную работу обычно приводят к тому, что выясняется очень много оговорок и условий.
При этом современные авторы, работающие с продуктивностью умственного труда, вниманием и когнитивной нагрузкой, часто избегают термина «тайм-менеджмент». Они пишут про мышление, нагрузку, внимание, принятие решений, организацию труда — хотя результат напрямую ведёт к заявленной цели тайм-менеджмента: эффективному использованию времени.
Важно отметить: я не критикую всю область знаний, а указываю на её размытость. Человечество придумало множество полезных инструментов в рамках тайм-менеджмента. Но чтобы извлечь их из инфошума и адаптировать к реальной работе, нужна либо серьёзная экспертиза, либо большой запас времени на пробы и ошибки.
Что показало моё исследование в DBA
В рамках докторской программы DBA (Doctor of Business Administration) в ИМИСП я исследовал факторы потерь времени в индивидуальной и групповой работе. Цель работы — выявить и описать эти факторы, найти причинно-следственные связи между ними, а также разработать методику диагностики глубинных причин потерь времени по наблюдаемым симптомам.
В результате я выявил, классифицировал и описал 62 фактора и 333 взаимосвязи между ними.
И вот что интересно:
Большая часть факторов, которые вызывают потери времени в работе, лежат далеко за границами даже самых смелых рамок тайм-менеджмента и никак не устраняются предложенными им решениями.
Среди них — когнитивные ограничения, ошибки в целеполагании и общем менеджменте, недостатки организации рабочего пространства, проблемы с IT-решениями и многое другое, что не устраняется инструментами тайм-менеджмента.
Тогда у меня сложился простой вывод: для реального снижения потерь времени и повышения производительности интеллектуального труда недостаточно одного тайм-менеджмента, даже в его здоровой форме. Нужно расширять рамку на множество других областей знаний.
Тайм-инжиниринг
Так появился тайм-инжиниринг. Название отражает логику подхода: менеджмент — это управление в реальном времени. Мы тратим силы на управление. Инжиниринг — это разработка. Мы вкладываем силы в создание системы, а затем делегируем ей нагрузку.
Тайм-инжиниринг - это методология построения устойчивой системы работы с целями, задачами и информацией для эффективного использования времени. В ее основе — лучшие рабочие инструменты из тайм-менеджмента, дополненные научно подтвержденными знаниями из других областей:
- Для понимания внутренней среды человека — нейрофизиология, когнитивная наука, психология;
- Для понимания внешней среды и групповой динамики — организационное поведение, менеджмент, эргономика;
- Для сборки системы — системное мышление, цифровые инструменты, базы знаний, элементы проектного и операционного управления.
Система не может быть универсальной — у каждого она будет своя.
На её конфигурацию влияет множество факторов: индивидуальные особенности — например тип личности или циркадные ритмы; среда, в которой человек работает — количество встреч, формат коммуникаций, соотношение операционных и стратегических задач, IT-инфраструктура компании и прочее.
Поэтому, хоть система и будет состоять из проверенных и унифицированных кирпичиков, у каждого она будет отличаться.
Про силу воли и дисциплину: где меняется идеология
В классическом тайм-менеджменте одна из опор — дисциплина и самоконтроль.
Нужно каждый день быть дисциплинированным, преодолевать себя, становиться лучше и «есть лягушек». Здесь возникает парадокс: к тайм-менеджменту обращаются при перегрузке и нехватке времени, а предлагаемые решения повышают нагрузку ещё больше. Поэтому такие инструменты приживаются только у очень дисциплинированных людей.
В тайм-инжиниринге идеология иная. Дисциплина нужна, но в основном на этапе сборки и внедрения системы, после чего система начинает снижать нагрузку.
Важный практический момент, особенно для перегруженных руководителей: нагрузку на силу воли можно уменьшить, доверив часть работы по проектированию и настройке системы специалистам. Руководитель остаётся носителем контекста и принимает ключевые решения, а проектная и техническая часть не съедает его энергию.
А для чего нужен тайм-инжиниринг?
Цели тайм-инжиниринга предельно кратко можно сформулировать так:
- Высвободить дополнительный ресурс в виде времени;
- Перенаправить его на то, что важно;
- Снизить ощущение перегрузки и уровень стресса.
А что важно?
Здесь у каждого свой ответ.
При внедрении в индивидуальной работе руководителя тем самым “важным”, на которое будет перераспределяться ресурс, может оказаться как запуск нового бизнеса, так и время с семьей, путешествия и повышение качества жизни.
При внедрении в команде или компании важным может стать новый проект, стратегические изменения или, в конце концов, снижение издержек за счёт сокращения потерь рабочего времени сотрудников.
Интеграция долгосрочных целей в ежедневную работу — важная часть системы тайм-инжиниринга. Но сами цели ставят люди.
А где границы применимости?
Тайм-инжиниринг подходит как для организации индивидуальной, так и групповой работы, но в определенный рамках.
Применим в среде, где:
- результат зависит от человеческих решений
- существует множество конкурирующих задач и целей
- ресурсы времени и внимания ограничены
- присутствует неопределённость и вариативность действий
Не подходит для среды:
- полностью автоматизированных процессов
- жёстко регламентированных операций без свободы выбора
- конвейерных или однотипных механических действий
Ключевой критерий применения: Тайм-инжиниринг работает там, где узким местом является человек, а не технология.
Что есть сейчас и что буде дальше?
Сейчас у методологии есть рабочая и апробированная основа. Но это далеко не конечная точка. Она должна и будет развиваться.
И в этом блоге я буду делиться ходом ее развития: наблюдениями, кейсами внедрения, и выводами из практики.
Также буду делиться теорией и практикой: разбирать типовые потери времени и описывать конкретные приёмы и инструменты, которые читатель сможет применить отдельно, в отрыве от построения системы.
Более подробно ознакомиться с методологией можно на сайте www.time-engineering.ru