Внедрение проектов трансформации часто требует гораздо больше времени и усилий, чем разработка. Вследствие чего мы нередко сталкиваемся с вопросом: как найти время для реализации проекта? Разбираемся с Ольгой Назайкинской, профессором бизнес-практики и директором Центра трансформации образования СКОЛКОВО.
Когда мы беремся за сложный проект, у нас уже есть множество задач в списке дел. Кажется, что мы не справимся с новым объемом работ. А иногда наоборот, мы уверены в своих силах, но недооцениваем сколько всего нужно перестроить вокруг, чтобы хватило времени и сил на этот проект.
Что можно сделать?
🔸Проведите ревизию текущих задач. Оцените задачи и проекты, которыми занимаетесь сейчас, и ответьте себе на вопрос: от чего вы должны отказаться? И даже если вам кажется, что невозможно найти такие задачи, не верьте себе! Подойдите к процессу оценки текущих дел взвешенно и у вас получится расставить приоритеты.
🔸Управляйте временем. Нам часто кажется, что времени критически не хватает, а работа уже занимает 12-14 часов в день. Но зачастую это ощущение вызвано неэффективным планированием рабочего дня и свободного времени. Обратите внимание на то, как вы планируете интеллектуальную работу в течение дня. Да-да, для этого лучше забронировать слот в своем календаре! Ведь если рабочий день весь занят встречами, работа, требующая концентрации и внимания, смещается на вечер, что не очень эффективно.
🔸Ищите другие подходы. Бывает нам кажется, что для обсуждения нового сложного проекта может потребоваться несколько часов. Но так как бывает сложно выделить эти несколько часов для разговора, он откладывается на неопределенный срок. Попробуйте делить задачи на более короткие такты и подбирать другие форматы работы. Например, запланируйте встречу для рассмотрения одного вопроса или конкретного раздела, а не проекта целиком.
Еще один важный инструмент управленца – делегирование. При повышении нагрузки, а особенно при необходимости совмещения операционных и стратегических задач, важно уметь их перераспределять. Но не у всех получается эффективно применять этот инструмент на практике. Существует две основных проблемы, с которыми сталкиваются лидеры проектов:
1. Ошибочное представление о необходимости найти исполнителя, полностью дублирующего ваши компетенции, для передачи целого блока работ.
2. Имитация делегирования, когда задачи формально передаются (например, заместителю), но без предоставления полномочий на принятие решений. Итог обратный – вы загружены еще больше, ведь все время приходится возвращаться к контролю исполнения задач.
Решение: декомпозиция блоков работ на функции и распределение их по разным сотрудникам. Для обеспечения слаженной работы важно синхронизировать функциональные команды друг с другом, а также передать им необходимые полномочия для решения задач.
Хотя такой подход требует времени на организацию новых процессов, он создает работоспособную и более эффективную систему. А также снижает риски перегрузки единственного исполнителя и срыва проектов.
Последнее в списке, но не последнее по значимости: не забывайте о своем состоянии! Личный график (время на отдых, спорт, питание и сон) нужно планировать так же тщательно, как рабочий. Иначе вы рискуете работать на износ и не быть способным возглавлять и вдохновлять команду проекта.