📢💥Личное дело сотрудника: что в него входит и как его оформить

📢💥Личное дело сотрудника: что в него входит и как его оформить

Разбираемся, что такое личное дело сотрудника, какие документы в него включают и как правильно его вести — с учётом действующего законодательства.

Что такое личное дело

Личное дело сотрудника — это совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Ведётся на отдельных работников по решению работодателя (например, на госслужащих оно обязательно).

Важно: ведение личных дел — не обязанность, а право работодателя (за исключением госорганов). Если компания решает их заводить, порядок оформления нужно закрепить в локальном нормативном акте (например, в положении о ведении личных дел).

Какие документы входят в личное дело

Типичный состав личного дела:

1. Внутренняя опись документов (нумеруются все листы дела).

2. Личный листок по учёту кадров или анкета (заполняется при приёме на работу).

3. Заявление о приёме на работу (если предусмотрено локальными актами).

4. Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему.

5. Приказ о приёме на работу, приказы о переводах, поощрениях, увольнении.

6. Копии документов, предъявленных при трудоустройстве:

* паспорт (страницы с фото, Ф. И. О., пропиской);

* СНИЛС;

* документы об образовании и квалификации;

* трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности);

* военный билет (для военнообязанных);

* справка о наличии (отсутствии) судимости (если требуется по должности).

7. Должностная инструкция (копия или ссылка на утверждённый документ).

8. Аттестационные листы, характеристики, отзывы.

9. Документы о повышении квалификации, обучении.

10. Докладные и объяснительные записки (при наличии).

11. Согласие на обработку персональных данных (обязательно!).

Что нельзя включать в личное дело

По закону запрещено хранить:

* оригиналы личных документов (паспорт, диплом, СНИЛС и т. д.) — только заверенные копии;

* сведения о частной жизни без письменного согласия работника;

* избыточные данные (например, сведения о родственниках, если это не госслужба).

Как оформить и вести личное дело: краткий алгоритм

1. Закрепите порядок ведения в локальном акте (положение, приказ).

2. Заведите папку‑скоросшиватель на каждого сотрудника. На обложке укажите:

* Ф. И. О. работника;

* должность;

* даты начала и окончания ведения дела;

* номер дела (по номенклатуре).

3. Сформируйте внутреннюю опись — перечень всех документов с номерами листов.

4. Подшивайте документы в хронологическом порядке (от приёма до увольнения).

5. Обеспечьте конфиденциальность: храните личные дела в запираемом шкафу, доступ — только у кадровиков и руководителя.

6. После увольнения дело передаётся в архив организации. Срок хранения — 50 лет (для дел, закрытых после 2003 года).

Где взять образец

Готовые образцы и шаблоны:

* официальные сайты Минтруда, Росархива;

* справочно‑правовые системы («КонсультантПлюс», «Гарант»);

* специализированные кадровые порталы.

---

Краткий итог:

* Личное дело — удобный инструмент для систематизации кадровой информации.

* Его ведение не обязательно для коммерческих организаций (кроме госслужбы).

* Соблюдайте правила обработки персональных данных и сроки хранения.