Для бизнеса проводить платежи через кассу критически важно: это помогает и правильно вести учёт, и автоматически отправлять информацию в налоговую.
Поэтому предпринимателям, которые напрямую работают с клиентами и принимают от них оплату, важно разбираться в разных видах техники. Ведь для каждой цели нужно выбирать свою: будь то облачная онлайн-касса для интернет-магазина или привычный аппарат на прилавке.
В этой статье узнаем основные правила работы, сколько стоит онлайн-касса, как зайти в личный кабинет и отличить ККТ от эквайринга.
Что такое касса
Касса — это аппарат для формирования фискальных чеков. По закону её правильно называть контрольно-кассовой техникой (ККТ) или онлайн-кассой. Эта аббревиатура часто встречается на сайте ФНС и в новостях, так что запоминайте, она нам ещё пригодится.
Из чего состоит онлайн-касса
Любая касса содержит две составляющие:
1. ККТ — контрольно-кассовая техника. Она может быть двух видов:
- физическая касса (терминал для оплаты, который распечатывает чек)
- облачная касса (находится где-то на серверах и отправляет чек покупателям на почту/телефон)
Облачной кассой обычно пользуются продавцы товаров и услуг через интернет.
2. ОФД — оператор фискальных данных
Только он может передавать данные о продажах в налоговую. Список зарегистрированных операторов можно посмотреть на сайте.
В физических кассах данные оператору передаются через фискальный накопитель (ФН). Это небольшое устройство в терминале, которое обрабатывает информацию и шифрует её. У него есть ограниченный объём памяти и срок годности.
Даже если у вас временные проблемы с интернетом, данные сохраняются в накопителе. Когда связь наладится, накопитель отправит их оператору, а затем они попадут в налоговую.
В чём отличие кассы от эквайринга
Эквайринг — банковский сервис для приёма платежей по карте с использованием специального считывающего оборудования. Он не ведёт учёт продаж и не отправляет данные в налоговую. Заменить им кассу нельзя.
Но эквайринг и онлайн-касса могут быть объединены в одно устройство для удобства и автоматизации платежей.
Принцип работы онлайн-кассы
Для любой кассы он выглядит так:
1. Покупатель совершает покупку
2. Кассир пробивает чек с наименованием товара
- через терминал и отдаёт чек покупателю, а данные записываются на фискальный накопитель
- через облачную кассу, а чек приходит покупателю на эл. почту или телефон
3. Данные о продаже передаются оператору фискальных данных
4. ОФД обрабатывает информацию и отправляет её в налоговую
Кому нужна онлайн-касса
Обычно принято, что кассой должны пользоваться только для расчётов с физическими лицами.
Но кассу следует также применять при расчёте между юридическим лицом и ИП — если используются наличные денежные средства либо банковская карта. А ещё при предоставлении или погашении кредитов, займов, если они используются для оплаты товаров и услуг.
Без кассы живут кредитные организации и бизнесы, принимающие оплату исключительно наличными. Также есть большой список исключений в зависимости от сферы деятельности.
→ Полный список тех, кто может не применять кассу
Как начать работать с кассой
Продолжение статьи — в блоге Кнопки →