Запрос коммерческого предложения (КП) — это деловое письмо, которым покупатель или заказчик обращается к потенциальным поставщикам с просьбой прислать информацию о товаре или услуге: цены, условия поставки, сроки и гарантии. Документ не обязывает ни к чему — это просто первый шаг переговоров. Но именно от качества этого письма зависит, получите ли вы нормальный ответ или его проигнорируют.
В статье — полная инструкция по составлению запроса КП: структура, три готовых образца для разных ситуаций, особенности запроса по 44-ФЗ и разбор типичных ошибок. Дочитайте до конца — в последнем разделе расскажем, как перестать каждый раз составлять запрос с нуля.
Что такое запрос коммерческого предложения и когда он нужен
Запрос КП используют в двух принципиально разных ситуациях:
- Коммерческая практика (бизнес–бизнес). Компания хочет выбрать поставщика, сравнить цены нескольких подрядчиков или просто узнать актуальные условия перед началом переговоров. Форма свободная, жёстких требований нет — главное, чтобы письмо было понятным и содержало всё необходимое для ответа.
- Государственные закупки по 44-ФЗ. Запрос КП — это обязательный инструмент обоснования начальной (максимальной) цены контракта (НМЦК). Здесь есть чёткие рекомендации Минэкономразвития (Приказ № 567), и к форме документа предъявляются более строгие требования.
В обоих случаях логика одна: вы описываете, что именно вам нужно, а поставщик присылает условия. Разница — в деталях оформления и юридическом статусе документа.
Структура письма-запроса КП: что должно быть в документе
Из чего состоит правильный запрос коммерческого предложения
Обязательные реквизиты
Универсальный запрос КП должен содержать следующие элементы:
- Шапка документа. Название и реквизиты вашей компании (или ФИО, если ИП), исходящий номер и дата — для учёта переписки.
- Адресат. Название компании-поставщика, должность и ФИО ответственного лица (если известны). Обезличенное «в компанию» снижает вероятность ответа.
- Заголовок. «Запрос коммерческого предложения» или «Запрос цен» — коротко и по существу.
- Обращение. «Уважаемый Иван Иванович» или «Уважаемые коллеги» — если имя неизвестно.
- Суть запроса. Что именно вы хотите получить: цены, условия поставки, технические характеристики, сроки.
- Описание предмета. Подробно — что покупаете, в каком количестве, с какими характеристиками.
- Срок ответа. До какой даты вам нужно коммерческое предложение.
- Контактные данные. Кому и куда направлять ответ: имя, телефон, e-mail.
- Подпись. Должность, ФИО, подпись (и печать — при необходимости).
Что описать в предмете запроса
Это самая важная часть письма. Чем точнее вы описываете, что нужно, тем точнее будет ответ поставщика. Укажите:
- Наименование товара/услуги и единица измерения
- Количество или объём работ
- Технические характеристики, марка, ГОСТ или технические условия (при наличии)
- Требования к качеству, упаковке, маркировке
- Условия и место поставки (адрес, DAP, FCA и т.д.)
- Желаемые сроки поставки или выполнения работ
- Условия оплаты (предоплата, постоплата, рассрочка)
- Гарантийные обязательства
Чем расплывчатее описание — тем выше риск получить ответ «от фонаря» или не получить его вовсе.
Отдельно стоит упомянуть о формулировках. Избегайте слов «примерно», «около», «что-то похожее» — они сигнализируют поставщику, что запрос написан наспех. Чёткие цифры и технические параметры дают понять: вы серьёзный покупатель, с которым есть смысл работать.
Ещё один практический момент: если закупка крупная или технически сложная, стоит провести предварительный звонок поставщику перед отправкой письменного запроса. Это позволит уточнить наличие товара, актуальность сроков и готовность компании участвовать в тендере. Письменный запрос после такого звонка воспринимается совершенно иначе — как продолжение диалога, а не холодное обращение.
Образец запроса коммерческого предложения (универсальный)
Ниже — готовый шаблон для коммерческого запроса в свободной форме. Адаптируйте под свою ситуацию.
───────────────────────────────────────────────
Исх. № ____ от «__» ________ 202__ г.
Генеральному директору
ООО «[Название компании-поставщика]»
[ФИО, если известно]
ЗАПРОС КОММЕРЧЕСКОГО ПРЕДЛОЖЕНИЯ
Уважаемый [Имя Отчество] / Уважаемые коллеги,
ООО «[Ваша компания]» рассматривает возможность приобретения [наименование товара/услуги] и приглашает вашу компанию к участию в конкурентном отборе поставщиков.
Просим предоставить коммерческое предложение со следующими условиями:
- Наименование: [товар/услуга]
- Количество: [единица измерения]
- Технические характеристики: [перечислить]
- Срок поставки/выполнения: [дата или период]
- Условия оплаты: [предоплата / постоплата / рассрочка]
- Место поставки: [адрес]
- Гарантийный срок: [если применимо]
Просим направить коммерческое предложение до «__» ________ 202__ г. по электронной почте: [e-mail] или по факсу: [номер].
Убедительно просим указать в коммерческом предложении: цену за единицу и итоговую стоимость с учётом НДС, срок действия предложения, а также реквизиты вашей компании.
С уважением,
[Должность] / [ФИО] / [Подпись]
[Дата]
───────────────────────────────────────────────
Образец запроса КП на поставку товара
Пример для производственной компании, которая ищет поставщика сырья или комплектующих.
───────────────────────────────────────────────
Исх. № 47 от 25 марта 2026 г.
Коммерческому директору
ООО «АлюмТрейд»
Петрову Сергею Николаевичу
ЗАПРОС КОММЕРЧЕСКОГО ПРЕДЛОЖЕНИЯ НА ПОСТАВКУ ТОВАРА
Уважаемый Сергей Николаевич,
ООО «ТехноМонтаж» приглашает вашу компанию предоставить коммерческое предложение на поставку алюминиевого профиля для производственных нужд.
Спецификация:
- Наименование: профиль алюминиевый анодированный, серия АД31
- Типоразмер: 60×40×2 мм, длина 6 м
- ГОСТ: Р 51645-2000
- Количество: 5 000 пог. метров
- Требования к упаковке: в бухтах или пачках, защитная плёнка
- Место поставки: г. Екатеринбург, ул. Промышленная, 12
- Желаемый срок поставки: до 20 апреля 2026 г.
- Условия оплаты: 30% предоплата, 70% по факту поставки
Просим предоставить КП до 7 апреля 2026 г. на e-mail: zakupki@technomontazh.ru
Укажите, пожалуйста, цену за пог. метр с НДС, общую стоимость партии, срок действия предложения и наличие сертификатов качества.
С уважением,
Начальник отдела закупок
Иванов Алексей Владимирович
Тел.: +7 (343) 555-00-11
───────────────────────────────────────────────
Образец запроса КП на оказание услуг
Пример для компании, которая ищет подрядчика для выполнения работ.
───────────────────────────────────────────────
Исх. № 23 от 25 марта 2026 г.
Руководителю
ООО «КлинСервис»
ЗАПРОС КОММЕРЧЕСКОГО ПРЕДЛОЖЕНИЯ НА ОКАЗАНИЕ УСЛУГ
Уважаемые коллеги,
Сеть торговых центров «Меркурий» рассматривает предложения на оказание услуг по профессиональной уборке торговых помещений. Приглашаем вашу компанию направить коммерческое предложение.
Параметры услуги:
- Объект: торговый центр, общая площадь 8 500 кв. м (зал, технические помещения, парковка)
- Вид уборки: ежедневная поддерживающая + еженедельная генеральная
- График: 7 дней в неделю, с 07:00 до 10:00
- Материалы и инвентарь: силами подрядчика
- Срок договора: 12 месяцев с возможностью пролонгации
- Адрес объекта: г. Новосибирск, ул. Ленина, 100
Просим направить КП до 10 апреля 2026 г. на e-mail: gm@merkuriy-tc.ru
В предложении укажите: стоимость в месяц с НДС, состав бригады, список применяемых моющих средств, опыт работы на аналогичных объектах и контакты трёх рекомендателей.
С уважением,
Управляющий
Соколова Анна Петровна
Тел.: +7 (383) 444-22-33
───────────────────────────────────────────────
Запрос коммерческих предложений по 44-ФЗ: особенности
Государственные и муниципальные заказчики используют запрос КП для обоснования начальной (максимальной) цены контракта (НМЦК) методом сопоставимых рыночных цен. Это требование Приказа Минэкономразвития РФ № 567.
Чем отличается от коммерческого запроса
- Цель иная. В коммерческой практике запрос КП — начало переговоров о покупке. В 44-ФЗ это инструмент обоснования цены, а не выбор поставщика.
- Требуется не менее 3 ответов. Для корректного расчёта НМЦК методом сопоставимых цен нужны КП минимум от трёх независимых поставщиков.
- Публикация в ЕИС. Запрос размещается в Единой информационной системе (zakupki.gov.ru). Содержание письма поставщикам и запроса в ЕИС должно быть идентичным.
- Подробное техническое задание. Объект закупки описывается максимально конкретно — с характеристиками, единицами измерения, ГОСТ/ТУ. Расплывчатые формулировки недопустимы.
- Указываются условия будущего контракта. Сроки исполнения, порядок оплаты, требования к гарантиям — всё это прописывается уже в запросе.
Срок ответа и форма
Ни 44-ФЗ, ни Приказ № 567 не устанавливают жёстких сроков ответа на запрос КП. Заказчик определяет срок самостоятельно. Сложившаяся практика:
- Стандартные закупки — не менее 7 календарных дней
- Сложное оборудование или специфические услуги — 10–14 дней
Форма запроса — свободная, но документ должен содержать все данные, необходимые для формирования обоснованного КП. Письменный запрос нужен для подтверждения того, что информация о цене получена официально — это требование при аудите обоснования НМЦК.
Важно: поставщики не обязаны отвечать на запрос КП по 44-ФЗ. Это добровольно с их стороны.
Образец запроса КП по 44-ФЗ
Упрощённая форма для обоснования НМЦК методом сопоставимых рыночных цен:
───────────────────────────────────────────────
Исх. № ____ от «__» ________ 202__ г.
Руководителю
[Наименование организации-поставщика]
ЗАПРОС КОММЕРЧЕСКИХ ПРЕДЛОЖЕНИЙ
(для обоснования начальной (максимальной) цены контракта)
[Наименование заказчика] в соответствии со статьёй 22 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок» просит предоставить информацию о стоимости следующих товаров (работ, услуг):
- Наименование объекта закупки: [наименование с характеристиками]
- Единица измерения: [шт. / кг / кв. м / услуга и т.д.]
- Количество (объём): [значение]
- Технические и функциональные характеристики: [описание по ГОСТ/ТУ или в произвольной форме]
- Условия поставки (выполнения, оказания): [место, срок]
- Условия оплаты: [аванс / оплата по факту / иное]
- Гарантийный срок: [значение]
Просим сообщить цену контракта с учётом расходов на поставку, страхование, уплату таможенных пошлин, налогов и других обязательных платежей.
Коммерческое предложение просим направить до «__» ________ 202__ г. по адресу: [адрес] или на e-mail: [адрес].
Обращаем внимание: данный запрос не является извещением о проведении закупки, офертой или публичным обещанием. Заказчик не несёт обязательств по заключению контракта с лицом, направившим коммерческое предложение в ответ на настоящий запрос.
[Должность руководителя] / [ФИО] / [Подпись] / [Печать (при наличии)]
───────────────────────────────────────────────
Как правильно ответить на запрос коммерческого предложения
Если вы — поставщик и получили запрос КП, ответ на него — это ваш шанс показать себя с лучшей стороны. Здесь важны два момента: содержание и оформление.
Содержание ответного КП:
- Точное соответствие предмету запроса — отвечайте именно на то, о чём спросили
- Цена за единицу и итоговая стоимость с НДС и без
- Срок поставки/выполнения работ
- Срок действия предложения (обычно 30–90 дней)
- Условия оплаты
- Гарантийные обязательства
- Реквизиты компании
Оформление КП. Коммерческое предложение, отправленное в ответ на запрос, должно выглядеть профессионально: фирменный бланк, логотип, структурированное описание, чёткая таблица с ценами. Документ, сделанный в Word с нулевым оформлением, теряется среди десятков аналогичных предложений конкурентов.
Компании, которые готовят КП профессионально, закрывают больше сделок. Estimates.guru — онлайн-конструктор коммерческих предложений и смет, который ускоряет подготовку КП в 10 раз: менеджер готовит структурированное предложение за 5–15 минут вместо 2 часов в Excel.
Estimates.guru: создание профессионального КП за 5–15 минут
Сервис позволяет:
- Собрать КП из готовых блоков с автоматическими расчётами
- Настроить дизайн под брендинг компании (цвета, шрифты, логотип)
- Отслеживать, открыл ли клиент ваше КП и сколько времени на нём провёл
- Интегрировать с Битрикс24, amoCRM и HubSpot
- Использовать cross-sell и up-sell инструменты для увеличения среднего чека
Конструктор КП: добавляйте блоки, прайс-листы и описания в несколько кликов
Клиенты Estimates.guru сообщают о росте конверсии на 60% и увеличении выручки на 20% после перехода с Excel на сервис. Попробовать можно бесплатно — первые 7 дней без ограничений.
Как организовать процесс запроса КП: практические советы
Разовый запрос КП — это просто письмо. Но если ваша компания регулярно занимается закупками, стоит выстроить процесс так, чтобы не тратить время на одно и то же каждый раз.
1. Создайте базу шаблонов под разные категории закупок. Сырьё и материалы, услуги, IT-оборудование, транспорт — у каждой категории своя специфика. Раз сделанный шаблон со стандартными полями экономит 30–40 минут при каждом новом запросе.
2. Ведите реестр поставщиков. Фиксируйте, кому и когда вы отправляли запросы, кто ответил, на каких условиях. Через несколько месяцев у вас будет рабочая база — и следующий запрос уйдёт к проверенным адресатам за 5 минут.
3. Запрашивайте КП у 3–5 поставщиков одновременно. Это стандартная практика конкурентного отбора. Даже если вы собираетесь работать с конкретной компанией, наличие альтернативных предложений даёт аргументы на переговорах.
4. Стандартизируйте требования к ответу. Укажите в запросе, в каком формате должно быть КП: PDF или Excel, с НДС или без, с разбивкой по позициям или итоговой суммой. Разнородные ответы сложно сравнивать.
5. Следите за сроками. После отправки запроса поставьте напоминание за 2 дня до указанного дедлайна. Если поставщик молчит — напомните: часто письмо попало в спам или ушло не тому сотруднику.
6. Используйте один канал коммуникации. Запросы по e-mail, ответы по WhatsApp, уточнения по телефону — это хаос. Договоритесь с поставщиками об одном основном канале переписки. Так ничего не потеряется.
7. Храните все КП в одном месте. Полученные коммерческие предложения должны быть доступны не только менеджеру, но и руководителю — для принятия решения. Папка в почте у одного сотрудника — плохой архив.
Типичные ошибки при составлении запроса КП
Разбор частых ошибок в запросах КП
Большинство запросов, которые игнорируют поставщики, допускают одни и те же ошибки:
- Расплывчатое описание предмета. «Нужны строительные материалы» или «услуги по техобслуживанию» — это не запрос, это ребус. Поставщик не знает, что именно предложить, и не отвечает. Укажите конкретные наименования, характеристики, объёмы.
- Нет срока ответа. Если вы не укажете, до какой даты ждёте КП, менеджер поставщика отложит письмо «на потом» — и забудет. Всегда ставьте конкретную дату.
- Нет контактного лица. «Направьте на info@company.ru» — плохо. Укажите имя человека, ответственного за запрос. Поставщик должен понимать, с кем он будет общаться.
- Письмо без темы или с нечёткой темой. Тема письма «Запрос» или «Вопрос» теряется в почте. Пишите конкретно: «Запрос КП на поставку арматуры А500С, 50 т — ответ до 10.04».
- Нет информации об условиях оплаты. Поставщик не может сформировать адекватную цену, не зная, предоплата это или постоплата, одна партия или регулярные поставки.
- Запрос отправлен одному поставщику. Даже если вы работаете с постоянным партнёром, иногда полезно запросить КП у 2–3 компаний для сравнения. Конкуренция делает цены лучше.
- Отсутствует подпись уполномоченного лица. Безымянное письмо от «отдела закупок» воспринимается как спам. Подпишите документ с должностью и именем — это повышает доверие.
Часто задаваемые вопросы
Обязательно ли поставщику отвечать на запрос КП?
Нет. Ни в коммерческой практике, ни по 44-ФЗ у поставщика нет юридической обязанности отвечать на запрос коммерческого предложения. Ответ — добровольное решение компании. Именно поэтому важно составлять запрос так, чтобы поставщику было интересно и удобно на него ответить.
Сколько времени даётся на ответ?
В коммерческой практике — сколько укажете в запросе. Стандартно просят 3–7 рабочих дней для простых позиций и до 14 дней для сложного оборудования или крупных проектов. По 44-ФЗ законодательно закреплённых сроков нет, практика — 7–14 календарных дней. Слишком короткий срок (1–2 дня) снижает количество ответов.
Можно ли отправить запрос КП по электронной почте?
Да, и это самый распространённый способ. Письмо по e-mail имеет ту же юридическую силу, что и бумажный документ, если стороны договорились об электронном документообороте. Для 44-ФЗ запрос дополнительно размещается в ЕИС (zakupki.gov.ru). При необходимости зафиксировать дату отправки — используйте электронную подпись или сервис с подтверждением доставки.
Чем запрос КП отличается от оферты?
Запрос КП — это приглашение поставщику сделать предложение. Он не создаёт обязательств ни у одной из сторон. Оферта — это само коммерческое предложение от поставщика, которое уже содержит конкретные условия и при принятии (акцепте) порождает договорные обязательства. Иными словами: вы отправляете запрос → поставщик присылает оферту (КП) → вы акцептуете → заключается договор.
Нужна ли печать на запросе КП?
В коммерческой практике — нет, если иное не предусмотрено вашим договором или регламентом. Достаточно подписи уполномоченного лица. По 44-ФЗ письменный запрос КП подписывается руководителем или уполномоченным лицом; печать — по внутренним правилам заказчика. Большинство заказчиков сегодня используют электронную подпись при размещении в ЕИС.
Что делать, если поставщик не ответил на запрос?
Выждите до окончания указанного в запросе срока, затем позвоните ответственному менеджеру — часто письмо просто попало в спам или было пропущено. Если ответа по-прежнему нет — отправьте запрос другим поставщикам. По 44-ФЗ при отсутствии трёх ответов заказчик вправе направить запросы дополнительным поставщикам или воспользоваться данными из реестра контрактов ЕИС.
Подведём итог
Качественный запрос коммерческого предложения — это не формальность, а инструмент переговоров. Чёткое описание предмета, конкретный срок ответа, правильные реквизиты — и вы получаете сопоставимые предложения от нескольких поставщиков, которые можно сравнить и выбрать лучшее.
Краткий чек-лист перед отправкой запроса КП:
- Точно описан предмет — наименование, характеристики, количество
- Указан срок ответа (конкретная дата)
- Есть имя контактного лица и e-mail для ответа
- Обозначены условия оплаты и место поставки
- Указаны требования к содержанию ответного КП (цена с НДС, срок действия, реквизиты)
- Документ подписан уполномоченным лицом
- Запрос отправлен минимум 3 поставщикам
Если вы получаете запросы КП от своих клиентов и хотите отвечать на них профессионально и быстро — оформление имеет такое же значение, как содержание. Красивое, структурированное КП с фирменным дизайном и чёткой таблицей цен читается иначе, чем документ Word с белым фоном. Попробуйте Estimates.guru — 7 дней бесплатно, без привязки карты. Сервис используют 300+ компаний, через него создано более 70 000 коммерческих предложений на сумму 12 млрд рублей.