«ИТ съедает бюджет, но трогать страшно!»
Как оптимизировать расходы и не сломать бизнес?
ИТ-отдел чаще всего является исключительно расходной статьёй бюджета компании. Вы платите за серверы. За лицензии. За поддержку. За облачные сервисы. Счёт растёт, а отдача — неочевидна.
При этом трогать ИТ-бюджет страшно: вдруг что-то сломается? Вдруг отключится критичный сервис? Вдруг потеряются данные?
И ещё сложнее оценить влияние этих трат на работу и выручку компании.
Мы работаем с МСБ уже 8 лет. И знаем: почти в каждой компании можно сократить ИТ-расходы на 20–35% без риска для бизнеса.
Давайте разберёмся, как именно можно это сделать. А самые внимательные, кто дочитают до конца, найдут интересную мысль, которая вообще перевернёт ваш взгляд на ИТ-отдел.
📋 Шаг 1. Проведите «инвентаризацию» лицензий
Суть процесса — актуализировать реальное "потребление" лицензий. Чаще всего они закуплены с запасом, как по количеству, так и по функционалу.
Причём нужно смотреть все лицензии: инфраструктурное ПО (системы бекапа, гипервизоры), ОС (в случае Windows), офисные приложения, антивирусы, специальное ПО (1С, Autocad, Битрикс и так далее).
Сумма экономии может быть непредсказуемой, от нескольких тысяч до нескольких сотен тысяч в зависимости от цены лицензии и их количества.
☁️ Шаг 2. Пересмотрите облачные решения
Суть в целом та же, что и в предыдущем пункте. Многие компании «застревают» на первом выбранном облачном провайдере. А между тарифами — разница до 40%.
К тому же смена хостинга может нести дополнительные выгоды, например, сокращение времени пинга или сервис резервного копирования, входящий в цену.
Некоторые провайдеры VDS предлагают в аренду 5-6 летние серверы по очень приятным ценам, и если у вас не сверхнагруженные сервисы, то такой вариант может оказаться очень даже выгодным решением.
🖥️ Шаг 3. Виртуализируйте серверы
Виртуализация позволит заменить 4-5-6 (в редких случаях и больше) физических серверов на 1-2. И тут много плюсов: сокращаются расходы на регламентные работы, на электроэнергию, на микроклимат в серверной (а иногда и на аренду серверной).
К тому же освободившееся оборудование можно или использовать как ЗИП (например, ненужные патчкорды и кабели питания), или продать на вторичном рынке (стойки, серверы, кондиционеры).
Но стоит помнить, что виртуализация — это процесс, который требует ресурсов (и денежных, и временных), а сам процесс переезда несёт некоторые риски. Учитывайте эти расходы при планировании этого мероприятия.
🤝 Шаг 4. Аутсорсите рутину
Аутсорс, вообще, довольно тонкая штука, подробно разобрали его в этой статье. Но если всё сделать правильно, то можно действительно сэкономить, то есть если у вас всё работает, то и платить не надо.
Важно только изначально настроить всё максимально безотказно, чтобы действительно экономить, а не оплачивать поштучно решение инцидентов, за которые вы раньше платили админу "оптом".
Когда решите перейти на эту модель работы, запросите несколько КП у разных подрядчиков, сравните не только явные параметры (стоимость часа работы, время реакции), но и неочевидные выгоды (кто-то работает только через письменные тикеты, а кто-то даёт прямой телефон админа, закреплённого за вами, например).
🤖 Шаг 5. Автоматизируйте повторяющиеся задачи
Развитие идеи предыдущего пункта. Передайте простые задачи не подрядчику, а автоматике. Это могут быть автоматические отчёты из базы данных или CRM, self-service портал для сброса паролей, мониторинг серверов и узлов сети через Zabbix или Prometheus. Иногда даже простая задача в планировщике Windows может дать заметный результат.
В нашей работе мы исходим из правила, что автоматизировать нужно, от чего вы уже успели устать. Попытки придумать автоматизацию на пустом месте могут только навредить. Это похоже на принцип прокладки дорожек внутри двора: можно сделать их так, как "видит" это ГАП, а можно выждать полгода и просто заасфальтировать те тропинки, которые проторят люди.
Сумма экономии от таких действий чаще всего выражается не в рублях, а в освободившемся времени сотрудников, так что будьте готовы направить его на конструктивные цели самостоятельно, иначе сотрудники сделают это за вас.
🔌 Шаг 6. Оптимизируйте энергопотребление
Часто сэкономить 5-10 тысяч рублей в месяц можно на таких простых действиях, как выключение компьютеров. Представьте себе, что в офисе на 30 ПК нет культуры выключать компьютеры на ночь и выходные.
30 * 150 Вт * 12 часов * 20 дней + 30 * 150 * 24 *10 = 2160 кВт/ч.
При цене 7 ₽/кВт получается около 15 000 ₽/месяц. Много это или нет для вашей компании, решайте сами, но ваш бухгалтер точно найдёт применение этой сумме.
Сюда же включите экономию от виртуализации (1 сервер вместо 5), эффект от "умного" кондиционера в серверной и других самых простых бытовых принципов экономии электричества, и вы удивитесь суммам экономии.
📊 Шаг 7. Внедрите регулярный аудит ИТ-расходов
Без контроля оптимизация — разовая акция. С контролем — постоянный процесс. Мы советуем своим клиентам такую модель:
- ежемесячно проверяем счета за облачные сервисы, хостинг, связь;
- ежеквартально — лицензии ПО, загрузку серверов, эффективность аутсорсинга;
- Ежегодно проводим полный аудит инфраструктуры, сравнение с рынком, план модернизации.
Для того, чтобы эта штука реально работала, назначьте ответственного за ИТ-бюджет, создайте таблицу всех расходов с датами оплаты и сроками, регулярно запрашивайте коммерческие предложения у 2–3 альтернативных поставщиков, и, самое главное, фиксируйте результаты и тренд экономии
📋 Чек-лист: «Сокращаем ИТ-расходы за 30 дней»
Неделя 1: Анализ
• Соберите все счета за ИТ за последние 3 месяца.
• Составьте список всех подписок и лицензий.
• Определите 3 самые большие статьи расходов.
Неделя 2: Быстрые победы
• Отключите неиспользуемые лицензии (экономия 5–15%).
• Проверьте дублирующие сервисы.
• Настройте автоматическое выключение ПК.
Неделя 3: Среднесрочные меры
• Запросите КП у 2–3 альтернативных поставщиков.
• Оцените возможность виртуализации серверов.
• Рассмотрите аутсорсинг рутины.
Неделя 4: План на будущее
• Составьте план внедрения 1–2 крупных изменений.
• Назначьте ответственного за регулярный аудит.
• Заложите бюджет на следующую оптимизацию.
🚨 Главный принцип: не экономьте на надёжности
Оптимизация ≠ урезание. Не стоит:
- ❌ Отказываться от резервного копирования
- ❌ Использовать пиратское ПО
- ❌ Выбирать самого дешёвого подрядчика без проверки
- ❌ Отключать мониторинг и безопасность
Правило: экономим на избыточности, а не на критичных функциях.
Более того, смысл экономии как раз таки в том, чтобы убрать лишнее и усилить важное без раздувания бюджета.
📈 Какие суммы реально можно сэкономить?
- Компания до 20 человек — можно оптимизировать в год 100 000 – 250 000 ₽
- Компания 20–50 человек — можно оптимизировать в год 250 000 – 600 000 ₽
- Компания 50–100 человек — можно оптимизировать в год 600 000 – 1 500 000 ₽
Данные на основе аудитов 87 компаний МСБ в 2024–2025 гг.
🎁 Бонус: бесплатный аудит ИТ-расходов
Если после прочтения у вас остались вопросы:
- Какие расходы у вас избыточны?
- На чём реально можно сэкономить?
- С чего начать оптимизацию?
Мы проводим бесплатный экспресс-аудит ИТ-расходов для читателей блога.
Что получите:
- Анализ текущих расходов
- ТОП-3 рекомендации по оптимизации
- Расчёт потенциальной экономии
👉 Авторы первых трёх комментариев «Хочу аудит» получат бесплатный разбор своей ситуации.
💬 А у вас есть «ИТ-хвосты»?
Расскажите в комментариях:
- Какие ИТ-расходы кажутся вам самыми странными?
- Пробовали ли оптимизировать — что сработало?
- На чём переплачиваете, но не знаете, как исправить?
#ИТрасходы #оптимизация #МСБ #бизнес #экономия #цифровизация #ITivion
P.S. А может, всё было наоборот?
Обещанная интересная мысль.
Основной инструмент оптимизации ИТ — автоматизация рутинных процессов. А куда же применить освободившееся время админов? Предложите им изучить создание ИИ-агентов. И тогда у вас появится возможность автоматизировать не только ИТ-процессы (которые, как уже было сказано, чаще всего исключительно расходные), но и основные бизнес-процессы, которые как раз доходные. Смекаете? Словосочетание "цифровая трансформация" приобретает новый смысл.