Алгоритм, как официально передавать документы, чтобы у вас всегда были доказательства их вручения адресату📬.
Актуально для ситуаций:
- 👷вручение заявления работодателю в конфликтной ситуации;
- 🏛 подача обращений в органы власти;
- 🚰 взаимодействие с коммунальными службами и др.
Следуйте этим простым правилам, и вы будете уверены в своей правоте!
Правило 1: готовьте два идентичных экземпляра документа📄📄
Один экземпляр вы вручаете, а на втором просите поставить отметку о получении (если у вас в единственный экземпляр, просите отметку на копии документа). Без отметки будет сложно доказать факт передачи.
Правило 2: проверьте правильность заполнения отметки о вручении🔎
Я рекомендую, чтобы вы просили заполнения следующих данных:
• Фраза, подтверждающая получение документа (например, «Получил», «Принято», «Входящий» и т.п.)
• Дата приема документа
• Подпись приёмщика документов
• ФИО приёмщика документов и его должность.
• Присвоенный вашему документу входящий номер - «вх.№» (обязательно для органов власти и учреждений)
Многие государственные органы и организации используют штампы с уже набранным текстом - это допустимо. Но настаивайте, чтобы получатель поставил свою подпись (с этим обычно нет проблем).
Часто приёмщики ограничиваются только подписью и датой. Что делать в таком случае❔
Зависит от ситуации:
1) Если вы знаете, что с регистрацией документов в этом месте у вас не было проблем, а решения по документам принимаются без задержек, то можно допустить «неидеальную» отметку.
2) Если вы впервые сдаете документ в какое-либо учреждение, ваша цель - уговорить заполнить отметку развëрнуто
3) Если вместо нормальной подписи принимающий ставит «закорючку», требуйте от него расшифровку (фамилия, инициалы).
4) Если учреждению невыгодно принимать от вас документ, будьте особо внимательны и следите за как можно более полным заполнением отметки о приеме❗️
5) От граждан и коммерческих юр.лиц всегда требуйте полного заполнения отметки‼️
🚩Что делать, если в последних двух случаях вам отказываются полно заполнять отметку?
✅Продублируйте подачу, отправив почтой. Если у вас единственный экземпляр, просто не отдавайте его. Отправьте ценным письмом по почте (обойдëтся в 300-400 руб. - нервы дороже).
🤓🎓Для справки: с нормативным регулированием вопроса всë грустно. Если обратиться к ГОСТ Р 7.0.97-2016, «Отметка о поступлении документа» включает а) дату поступления и б) входящий регистрационный номер документа. Отметка может дополняться информацией о времени (часы, минуты) поступления документа и способе его доставки. Как правило, инструкции по делопроизводству соответствующих гос.органов дублируют этот ГОСТ.
Однако же, в большинстве случаев такая отметка с датой и номером, вряд ли защитит ваши права.
Правило 3: убедитесь в полномочиях принимающего лица🕵️
- Для госорганов 🏛: сотрудник канцелярии (общественной приёмной) уполномочен принимать документы. Обычно полномочия даже «явствуют из обстановки»: он находится на рабочем месте, имеет доступ к штампам, иногда даже носит униформу. Есть серьëзные сомнения? Вежливо попросите служебное удостоверение.
- Вручение частным лицам 💼👔:
👤Гражданам: Документ вручайте лично адресату, а не третьим лицам (исключение - наличие доверенности). Не знаете нужного человека в лицо - попросите документ с фотографией. Если действует представитель — проверьте нотариальную доверенность с правом принимать документы или получать уведомления, попросите показать его паспорт. По возможности возьмите для себя ксерокопию его доверенности. Обязательно сфотографируйте доверенность.
🎩Юр.лицам и ИП: Документы принимает директор, сам ИП или лицо с доверенностью (для юрлиц и ИП достаточно печати организации на доверенности, нотариальное удостоверение не требуется, в остальном правила те же, что и выше).
⚖️💡Лайфхак из судебной практики
Если сотрудник организации не может предъявить доверенность, но имеет печать, это косвенно подтверждает его полномочия (организация несёт риск неправомерного использования своей печати, обязана надлежаще еë хранить, не допуская до неë посторонних лиц). Однако пусть он подпишет документ своим ФИО, напишет должность и поставит рядом печать, а не подписывается за директора❕
Правило 4: сам себе режиссёр 🎬
⚠️Видеосъёмка — крайняя мера, но иногда необходима. В следующих публикациях расскажу подробно об ограничениях по съëмке.
А пока краткие советы:
1. Снимайте одним дублем без монтажа и склеек.
2. Вначале зафиксируйте обстановку: покажите адресные ориентиры, надиктуйте дату, время и место, кратко озвучьте цель визита, можете назвать ФИО.
3.❌ Не направляйте камеру на сотрудника, пока он не нарушает ваши права🌡
Упустите камеру вниз, пусть она временно послужит только диктофоном - во избежание конфликта 🧣🐂
4. Сохраняйте спокойствие🍃
Если противодействуют съёмке, вежливо объясните: запись будет использована только в случае судебного спора, в публичном доступе она не появится (в глазах судьи, который потом будет смотреть видео, тем самым покажете свою добросовестность).
В следующем посте разберу кейс из практики💼: Как я вручил судебную повестку ответчику по гражданскому делу. Покажу алгоритм действий на реальном примере. ⚡️