Прошу обратить Ваше внимание, что в данной статье все указанные события, примеры, ссылки являются вымышленными, все совпадения фамилий, должностных лиц, названий населенных пунктов, компаний являются случайными.
Всё ниже написанное основано на моем личном опыте и опыте моих некоторых коллег, является моим частным мнением, которое я не пытаюсь никому навязывать.
Надеюсь, что данная статья покажется кому-то интересной и будет полезной.
Более подробно все темы, связанные с построением комплексной безопасности описаны в моей книге «Комплексная безопасность компании», которую можно заказать у автора.
Все желающие могут поддержать автора донатом!
Если статья понравилась – поставьте ЛАЙК!
В предыдущей статье о необходимости разработки локально-нормативных актов (далее ЛНА) говорилось о важности данного процесса для обеспечения комплексной безопасности компании (КБК).
Важнейшим инструментом, обеспечивающим соблюдение утвержденных в компании ЛНА является проведение по фактам выявленных нарушений служебных проверок (расследований).
Необходимо понимать, что даже при наличии всех необходимых регламентирующих документов, не обязательно, что в компании будут соблюдаться утвержденные процедуры.
Не соблюдение сотрудниками компании утвержденных регламентирующих документов создает атмосферу вседозволенности, рождает понимание того, что за нарушение действующих правил ничего не будет и подрывает авторитет законодательной и исполнительной власти (в лице собственника и руководителей компании) в целом.
В этой связи крайне важно разработать комплекс мер, направленных на оценку соблюдения ЛНА в компании и принуждению должностных лиц к выполнению утвержденных процедур.
В компании должно быть подразделение, за которым закреплена функция контроля за исполнением должностными лицами регламентирующих документов. Это может быть только СБ, либо совместная работа СБ и еще какого-то контролирующего подразделения (либо нескольких). Например, отдел внутреннего аудита, контрольно-ревизионный отдел и т.д.
При выявлении случаев нарушения действующего регламентирующего документа в обязательном порядке должна проводится служебная проверка, в ходе которой необходимо определить причины, способствующие нарушению, степень виновности должностных лиц и меру ответственности. При этом очень важно, чтобы ни одно нарушение ЛНА не оставалось без должного реагирования руководства компании.
Только понимание сотрудниками того, что в компании осуществляется постоянный контроль за соблюдением утвержденных правил и неотвратимости наступления наказания за их нарушение, позволит обеспечить соблюдение действующих регламентов.
При несоблюдении порядка организации процессов, описанных в регламентирующих документах, заместитель генерального директора (далее ЗГД) по безопасности должен проводить служебные проверки, в которых четко определять в чем выражается нарушение, последовательно добиваться от ГД адекватного наказания, исходя из степени виновности, масштабов причиненного ущерба, осознания вины сотрудником.
Основные правила проведения служебной проверки.
Для проведения служебной проверки необходимо соблюдать ряд последовательных процедур:
· Подготовить служебную записку на имя генерального директора с описанием происшествия, из-за которого необходимо провести служебную проверку;
· Издать приказ о проведении служебной проверки, в котором изложить причину её проведения, сроки, ответственных лиц за проведение проверки, при необходимости создать комиссию и назначить председателя. Так как инициатором является СБ, то и председатель комиссии должен быть представитель данного подразделения;
· По результатам проверки подготовить заключение, на основании которого издается приказ о дисциплинарном наказании виновных лиц.
У каждой проводимой служебной проверки должны быть четко определенные цели и задачи, каналы информации, этапы проведения расследований.
1. Цели служебных проверок:
· Защита интересов собственника от противоправных действий сотрудников;
· Возмещение ущерба, нанесенного собственнику;
· Совершенствование системы обеспечения комплексной безопасности;
· Совершенствование системы внутреннего контроля;
· Формирование понимания неотвратимости наказания для сотрудников, склонных к совершению противоправных действий;
· Создание условий максимально способствующих исключению впредь подобных нарушений;
· Поддержание лояльности персонала, в том числе путём демонстрации неотвратимости наказания;
2. Задачи проведения служебных проверок:
· Установление причин и условий, которые способствовали совершению противоправных действий сотрудников;
· Выявление виновных лиц причастных к происшедшему и определение степени их вины;
· Возмещение ущерба;
· Принятие к виновным адекватных мер воздействия.
3. Этапы проведения расследования
Подготовительный этап
· Подробно изучить бизнес-процесс, все процедуры и регламентирующие их документы для понимания, что конкретно было нарушено;
· Необходимо составить чёткое представление о должностном лице, в отношении которого проводится проверка. Для этого нужно максимально глубже изучить личность проверяемого. Изучить подробно результаты проведённой проверки сотрудника при приеме на работу. При необходимости дополнительно осуществить сбор необходимых сведений, собрать характеризующие сведения о морально-деловых качествах по месту работы, изучить связи;
· Исследовать предполагаемый механизм совершенного нарушения. Получить документальные подтверждения (накладные, платёжные документы, записи в журналах, электронную переписку, результаты видео и аудио записей, данные СКУД и т.д.);
· Проверить в кадровом подразделении наличие всех документов, которые могут потребоваться для привлечения сотрудника к ответственности:
- трудового договора;
- приказа о его назначении на должность;
- должностной инструкции и личной подписи в ней;
- договора о полной индивидуальной материальной ответственности;
- личной подписи в ознакомлении с регламентирующими документами;
· Провести при необходимости негласное исследование служебной деятельности сотрудника;
· Исследовать возможность проведения активных проверочных мероприятий (ревизии, инвентаризации и т.д.). Здесь важно учесть все возможные последствия. Например, мы проводим инвентаризацию у материально-ответственного лица, а потом выясняется, что отсутствует акт приема-передачи ТМЦ и по документам сотруднику ничего не передано;
· Исследовать возможные пути реализации (перспективы) полученных материалов.
Этап реализации
· Необходимо тщательно продумать ход проведения опроса сотрудников и особенно виновников происшествия, составить опросник, смоделировать возможные ответы на вопросы и действия фигуранта. Опрос должен вестись с аудио фиксаций и самостоятельной записью вопросов и ответов проверяемого;
· Вопросы должны начинаться с общих, потом должны уточняться ознакомление с регламентирующими документами. После этого осуществляется переход к существенным вопросам, касающихся обстоятельств совершенного нарушения;
· В процессе беседы вопросы фигуранту необходимо задавать идя в направлении «от простого к сложному», «от второстепенного к главному».
Заключительный этап.
· Сбор, анализ, обобщение полученных в ходе проведения расследования данных;
· Выяснение всех обстоятельств, причин, последствий (в т.ч. суммы ущерба);
· Оценка перспектив привлечения фигуранта (фигурантов) к уголовной, дисциплинарной и материальной ответственности;
· Выработка конкретных рекомендаций;
· Составление итогового документа по результатам расследования (заключение, справка). Обязательно в тексте отразить выводы: риски, факты, причины, последствия, рекомендации;
· Итоговый документ должен быть составлен таким образом, чтобы абсолютно посторонний человек из текста мог понять все обстоятельства происшествия. Для этого текст следует начинать с причины, послужившей основанием для проведения служебной проверки, потом описать что случилось, какие требования регламентирующих документов нарушены, что пояснили свидетели и фигурант, какая имеется доказательная база. После этого делается вывод.
По результатам проведения служебной проверки, независимо от тяжести последствий, в отношении виновных лиц должна быть определена мера ответственности. Это обращение в правоохранительные органы (при необходимости), увольнение, выговор, замечание. Необходимо обязательно добиваться максимально возможного возмещения нанесенного ущерба.
Часто руководство компании под разными формулировками предлагает не наказывать виновного. Однако руководителю СБ необходимо добиваться обязательного дисциплинарного наказания, так как в последствии сотрудник может повторно совершать нарушения и это уже будет неоднократным действием, что облегчит процесс расставания с ним.
· В зависимости от принятого руководством компании решения по мерам реагирования на совершенное нарушения, СБ необходимо осуществить ряд мероприятий по их реализации:
1. В случае подачи заявления в правоохранительные органы:
- оформить доверенность на право представлять интересы компании в правоохранительных органах и суде;
- организовать подготовку направления заявление правоохранительные органы (по месту совершения преступления), получить у дежурного талон-уведомление (о принятии заявления);
- подготовить и передать назначенному для проведения до следственной проверки сотруднику документы, касающиеся данного дела (объяснения, копии товарных и бухгалтерских документов, видеозаписи);
- оказывать всестороннее содействие в проведении сотрудниками полиции оперативно-следственных мероприятий;
- путём переговоров с виновным сотрудником решать вопрос по добровольному возмещению им причинённого компании ущерба в досудебном порядке (объясняя, что все это в его интересах, что это ему зачтётся);
- сопровождение хода проводимого полицией расследования и участие в судебном процессе;
- после вынесения приговора – доведение информации в отношении фигуранта, в качестве профилактики, сотрудникам компании;
- возмещение по иску оставшейся части суммы причинённого ущерба.
2. В случае отсутствия достаточных оснований (или нежелания туда обращаться руководством компании) для обращения с заявлением в правоохранительные органы и принятием решения об увольнении:
- «по-хорошему» (лучше всего – «по соглашению сторон») - при условии, что сотрудник признает свою вину и возмещает причинённый компании ущерб;
- «по-плохому» - при условии, что сотрудник не признает свою вину и отказывается возмещать причинённый компании ущерб. Но к данному случае необходимо подготовиться документально, чтобы сотрудник не смог оспорить через суд незаконность своего увольнения (должны быть его объяснение, объяснения других сотрудников по конкретной ситуации, акты, проч. документы, материалы внутреннего служебного расследования).
Таким образом подводя итог по организации работы по соблюдению сотрудниками ЛНА, понятно, что кроме необходимости наличия в компании регламентирующих документов, руководитель СБ должен обеспечить и контроль за их соблюдением. Данная работа позволит обеспечить решение очень важной задачи – укрепление вертикали власти в компании, утверждение воли Собственника бизнеса и соответственно создание необходимых правовых основ для обеспечения КБК.