Вы когда-нибудь отправляли файлы подрядчику в WhatsApp, договор — в Telegram, а встречу — в Google Calendar? А потом тратили час на поиск, кто что сделал, где обсуждали, и что вообще было согласовано? Внутри CRM Битрикс24 есть простой способ собрать все эти разноплановые задачи в одном месте под названием «коллабы».
Создать такую коллабу можно как в веб-версии Битрикс24, так и в мобильном приложении. Это отдельное рабочее пространство для сотрудников компании и внешних участников совместной работы: подрядчиков, партнеров, агентств, фрилансеров. Их называют гостями. Им не нужно создавать аккаунт, не нужно учиться новой системе, гостям просто приходит приглашение по email, телефону, ссылке или QR-коду. Среди прочих встроенных функций, внутри пространства коллаб доступны:
— чат для обсуждений,
— задачи с дедлайнами,
— общий календарь с мероприятиями,
— файлы без пересылок, с которыми можно сразу совместно работать и редактировать в «несколько рук»
— возможность подписывать документы прямо в системе.
Например: вы организуете мероприятие и добавляете в коллабу фотографа, декоратора, кейтеринг. Таким образом, все видят, кто что делает и на каком этапе, когда нужно сдавать материалы, где найти логотипы, кто задерживается и как подстроиться. Все файлы в одном месте, никто не забывает про встречи и синхронизации действий, приходят уведомления и напоминалки.
Вся история и все планы – в чате под рукой, не теряется время на переключение между приложениями. Права доступа настраиваются под потребности вашей компании — кому что видно, кому можно редактировать, а кому только смотреть. Документы тоже можно подписать сразу в Битрикс24 электронно — система уже подключена к КЭДО.
Самый крутой результат в том, что внешние команды работают так же чётко, как и ваши сотрудники — без лишних звонков, без «а где вы это писали?» и без потерь. Отличная идея реализована и уже эффективно работает. Есть и смайлики, и видеоконференции с расшифровкой, отличный пример, когда минимум действий приносит максимум результата!