Почему важно контролировать срок действия?
Упущенные сроки продления договоров, пропущенные даты отчетности ведут к прямым финансовым потерям, судебным спорам, штрафам и репутационным рискам. Ручной контроль в Excel или бумажных журналах неэффективен - напоминания теряются, ответственность размыта, а поиск нужного документа отнимает часы. 1С:Документооборот предоставляет комплексный инструментарий для автоматического контроля сроков, превращая эту рутинную задачу в управляемый, предсказуемый процесс.
Как правильно регистрировать документы с датами.
Основа эффективного контроля - корректное создание карточек документов.
Реквизиты для заполнения, которые повлияют на контроль.
- «Дата начала» и «Дата окончания» - ключевые поля для расчета срока действия.
- «Статус документа» - определяет, нужно ли контролировать срок.
- «Ответственный» - сотрудник, который отслеживает документ.
В карточке Изменение срока действия можно изменить срок действия документа и настроить способ его продления:
- Действует с - дата начала действия документа;
- Действует по - дата окончания действия документа;
- Бессрочный - документ действует до специального указания о прекращении срока действия;
- Порядок продления - способ продления срока действия документа;
- Комментарий - причина изменения срока действия;
- История - гиперссылка, по которой открывается история изменения срока действия документа;
- Срок действия изменен документом - документ, на основании которого изменен срок действия.
Для анализа предусмотрены такие отчеты, как «Список заключенных договоров», «Договоры с истекающим сроком действия».
Отчеты вы можете найти на вкладке Документы - Отчеты
Отчет Список заключенных договоров
Для удобства вы можете вывести колонку Дата окончания через Настройки -Добавить новое поле-Дата окончания
Отчет Договор с истекающим сроком действия
Представьте, что у вас в компании 100 договоров - на аренду офиса, поставку товаров, услуги. Каждый из них имеет свою дату окончания. Если договор вовремя не продлить, могут быть проблемы: остановятся поставки, придется съезжать из офиса, начнутся штрафы.
Отчет "Договоры с истекающими сроками" - это как умный календарь, который сам следит за всеми датами и показывает: какие договоры скоро закончатся, кто за них отвечает, сколько дней осталось.
Уведомление от системы.
В системе 1С:Документооборот существует целый ряд настроек для уведомлений пользователей, чтобы те в свою очередь могли быть в курсе того, что происходит с интересующими их объектами.
Уведомления можно настроить по умолчанию для всех пользователей по маршруту Настройки - Настройка программы – Общие настройки - «Уведомления» после проставления галочки, необходимо перейти по гиперссылке Настроить.
В открывшемся окне содержится несколько вкладок:
- «Подписки» отображаются события, по которым доступны уведомления пользователю, можно указать галочки напротив нужного способа информирования.
- «Частоты и сроки уведомлений», можно настроить периодичность и частоту отправки уведомлений.
- «Подписки по объектам» отвечает за настройку подписок на изменение данных, к примеру можно подписаться на изменение файла в карточке документа.
- «Способы уведомления» содержит в себе контактную информацию для отправки уведомлений.
- «Дополнительные настройки» включает возможность получать программные уведомления и выполнять задачи по почте.
Затем каждый пользователь может настроить уведомления под собственные потребности по следующему пути Настройка - Персональные настройки - Уведомления.
Заключение
Раньше мы узнавали о конце договора только по счетам с пенями и штрафами. С новой системой мы управляем ситуацией, потому что она напоминает о продлении еще за месяц до окончания срока. Это количественно измеряется в сокращении просроченной задолженности и исключении убытков.
Если же вам требуется помощь в переходе на редакцию 3.0 программы «1С:Документооборот 8», вы можете обратиться к специалистам компании RG-Soft по телефону +7(495) 989-22-16 или написать запрос на почту sales@rg-spc.ru.