Или проблема в том, что бизнес неправильно считает свои затраты на людей…
В предпринимательской среде очень часто звучит фраза - «Аутстаффинг/аутсорсинг персонала - это дорого», однако когда мы начинаем вместе с компанией разбирать экономику персонала по статьям, почти всегда выясняется - что компании не всегда видят свои реальные затраты на персонал.
И когда подрядчик приносит полный расчёт, в котором учтены все требования законодательства, налоги, логистика, охрана труда и администрирование, возникает ощущение, что внешний персонал дороже.
На самом деле чаще всего происходит другое - подрядчик просто считает честно и полностью, потому что у него в hr процессах повышенные компетенции.
Принцип, которым мы руководствуемся
В нашей компании есть один принцип привлекательности, который мы считаем фундаментальным - стоимость предоставляемого персонала должна находиться на уровне собственных затрат заказчика на персонал, иначе услуга просто теряет смысл. Поэтому в работе с партнёрами мы всегда начинаем не с расчета стоимости и выявлении скрытых зон.
Главная проблема - «слепые зоны» в расчёте персонала
Особенно это характерно для малого и среднего бизнеса у которых слабые отделы персонала, крупные компании обычно ведут детальную управленческую отчётность и могут сравнивать различные модели работы с персоналом.
Очень часто, когда мы начинаем разбирать экономику персонала, обычно выясняется, что в расчётах не учитываются:
· подбор и восполнение персонала;
· текучесть;
· логистика сотрудников;
· проживание;
· охрана труда;
· кадровое администрирование;
· воинский учёт;
· банковские комиссии;
· налоги и требования законодательства.
И тогда возникает эффект - собственный персонал кажется дешевле просто потому, что его считают неполностью.
Из чего на самом деле складывается стоимость персонала? И если разобрать экономику персонала по статьям, картина становится гораздо объёмнее.
Фонд оплаты труда - это базовая часть расходов. Но здесь важно помнить один принцип -
мы нанимаем людей не для присутствия, а для результата. Даже если используется почасовая оплата, очень важно привязывать часть дохода сотрудников к результатам проекта и KPI. Это повышает эффективность и снижает стоимость единицы произведённой работы.
Подбор и постоянное восполнение персонала - одна из самых недооценённых статей затрат. И дело даже не только в поиске сотрудников а все что находиться в невидимой части:
· проверка документов;
· оценка компетенций;
· подготовка к выходу;
· вывод на объект;
· замены…
Но здесь есть ещё одна скрытая статья - потери из-за текучести. Во многих компаниях нет системной работы с адаптацией и вовлечением сотрудников, повышением эффективности труда на вложенный рубль. И получается так, что деньги уходят не на развитие эффективности, а на постоянное закрытие вакансий.
Перемещение и вахтовая логистика - если речь идёт о производственных проектах в разных регионах, появляется ещё один большой блок расходов:
· организация вахты;
· маршруты перемещения сотрудников;
· покупка билетов;
· управление заездами и выездами.
За годы работы мы научились выстраивать логистику так, чтобы она укладывалась в экономику проекта. У нас в компании есть технологии за счет которых мы можем иметь эффективность в данной статье затрат, которые мы постоянно улучшаем.
Размещение персонала - отдельная статья затрат. Важно не просто снять жильё, а обеспечить:
· адекватные условия проживания;
· контроль стоимости;
· ответственность за размещение.
Мы много лет работаем с этой задачей по всей России и имеем достаточно хорошие решения по стоимости и качеству размещения.
Охрана труда и спецодежда. Очень часто компании недооценивают этот блок считая что это просто формальность. В эти затраты входит:
· спецодежда;
· средства индивидуальной защиты;
· обучение;
· медосмотры.
Интересный факт, что при правильной работе часть затрат на охрану труда может компенсироваться государством. И если смотреть на картину целиком - затраты плюс возвраты, часто оказывается, что работать по правилам экономически вполне рациональна и эффективна.
Налоги - самая большая скрытая статья. Многие компании долгое время строили экономику бизнеса исходя из серых схем. Но когда мы пересчитываем проект полностью в белой модели, часто выясняется интересная вещь - разница оказывается значительно меньше, чем ожидалось. Иногда экономика становится даже лучше. Почему?
Потому что при грамотном управленческом учёте расходы на заработную плату ложатся в затраты и уменьшают налогооблагаемую базу, а явные и не явные затраты на «сокрытие» становятся выше экономического эффекта от действия.
Я часто говорю партнерам простую мысль - незнание закона не даёт выбора, знание - даёт вариативность выбора.
Кадровое администрирование - невидимая часть работы, ещё один блок, который почти никогда не считают. В него входит:
· кадровое делопроизводство;
· расчёт заработной платы;
· отчётность;
· взаимодействие с проверяющими органами;
· ведение воинского учёта.
Сегодня воинский учёт - отдельная зона ответственности бизнеса, и штрафы за нарушения могут быть достаточно серьёзными и ощутимыми в затратах на персонала и на деятельность компании в целом.
И даже небольшие оптимизации дают большие результаты
Иногда предприниматели удивляются, насколько сильный эффект дают небольшие управленческие решения.
Например, внутри нашей компании оптимизация системы перечисления заработной платы по банкам дала экономический эффект около 6 миллионов рублей за год. А для одного нашего клиента по ведению для него управленческой отчетности, вернуло ему в моменте полугодовую стоимость нашего обслуживания - вот так, простые решения делают наш бизнес экономически эффективнее.
Это примеры того, как внимательная работа с операционными процессами снижает стоимость персонала.
Почему мы постоянно совершенствуем эту систему
Работа с персоналом - это не статичная система. В нашей компании мы постоянно развиваем так называемые технологии-усилители - инструменты, которые повышают эффективность работы с персоналом. Мы постоянно улучшаем:
· процессы подбора;
· систему логистики;
· работу с размещением сотрудников;
· финансовую аналитику проектов;
· управление производственными бригадами;
· законодательное соответствие.
За счёт этого нам удаётся держать стоимость услуг на уровне затрат заказчика и одновременно повышать управляемость проектов.
Когда аутстаффинг действительно полезен бизнесу
Иногда сотрудничество с компанией по предоставлению персонала становится для бизнеса не просто услугой, а точкой роста системы управления людьми. Потому что это позволяет:
· увидеть реальные затраты на персонал;
· понять эффективность сотрудников;
· выстроить прозрачную экономику этого блока.
Фактически это похоже на аудит системы работы с людьми, после которого компания может принять зрелое решение: продолжать работать с подрядчиком или выстраивать систему внутри, когда у бизнеса на это появились знания, силы и ресурсы.
Главный вывод
Вопрос «дорог ли аутстаффинг» почти всегда упирается в одно - насколько честно бизнес считает экономику своего персонала. Когда все статьи затрат становятся видимыми, очень часто оказывается, что грамотно организованный внешний персонал стоит сопоставимо с собственным, а иногда даже дешевле. Потому что сильный HR-оператор умеет:
· оптимизировать подбор;
· выстроить логистику;
· автоматизировать администрирование;
· и повысить эффективность работы команд.
А ведь в конечном итоге мы нанимаем людей не для того, чтобы они просто были.
Мы нанимаем людей не для того, чтобы они просто были.
Мы нанимаем людей для результата.
Ирина Лыкова, собственник «Кадрового центра «Бизнес Персонал Развитие Плюс», https://bpr-work.ru/