Наши социальные сети, где мы делимся гайдами и функционалом:
Вконтакте
Один из фундаментальных методов управления делами и повышения продуктивности — помогает не забывать о делах и задачах, избавиться от многозадачности, управлять сложными задачами, снизить тревогу из-за перегруженности и реализовывать мечты.
📌 GTD (Getting Things Done), или доведение дел до завершения — метод и система управления задачами. Базируется на простом факте: чем больше в твоей голове варится информации, задач и мыслей, тем больше времени тратится на размышление о них, а не на делание дел.
Метод выработал в начале нулевых и описал бизнес-тренер Дэвид Аллен в книге «Как привести дела в порядок». GTD был разработан в ответ на желание добиться предельной продуктивности, не нарушая баланс между работой и личной жизнью. С тех пор метод завоевал миллионы сторонников по миру, а книга пережила кучу переизданий.
💡 Ключевая идея GTD — хранить максимум информации вне головы, записывать их, регулярно пересматривать и обновлять список незаконченных дел. Для этого нужно придерживаться нескольких принципов метода.
Ещё больше интересных статей по теме:
Главные принципы GTD
Всё записывай
Чтобы разгрузить мозг, нужно записывать все мысли и задачи на каком-нибудь носителе. Это может быть что угодно: от блокнота и заметок в телефоне до навороченного таск-менеджера. И здесь нет ничего «слишком мелкого», «чрезвычайно огромного», «и так не забуду», «ой, это не важно». Норма, если в рядом окажутся пункты «Купить молока» и «Выучить японский и переехать в Японию». Значит, эти мысли посетили твою голову — и были благополучно зафиксированы.
Первый принцип — самый важный. Ничего не держать в голове!
Веди списки задач и просматривай их
В предыдущем пункте сказано, что надо всё записывать. Задачи, идеи, мысли, планы на покупки и радикальные изменения в жизни. Сначала всё это для начала надо просто записать, никак не структурируя.
Дальше подключается вторая составляющая GTD — это списки задач. Здесь уже речь о списках того, что надо сделать. Это большие списки нужно делить на более мелкие и так далее, постоянно пересматривать и актуализировать — от ненужных задач избавляться, а нужным повышать приоритет.
Это второй принцип метода — вести списки и просматривать их.
Соблюдай дисциплину
Как только появляется задача или идея, сразу фиксируй её. Потом задачи нужно приоритизировать, распределив по спискам, дням и неделям.
Третий принцип жёсткий, на нём всё держится.
Не разрывайся между задачами
Когда приступаешь к выполнению задач из списка, делай её одну. Держи разум чистым и не расшатывай нервную систему, разрываясь между несколькими делами одновременно.
Четвёртый принцип метода — фокусировка — гарантирует, что всё сработает.
Храни всё в одном месте
Записанные задачи, планы на шоппинг и захвата мира — всё разное по величине и масштабах, значимости и сложности, должно находиться рядом, в одном месте.
Для выполнения задач может понадобиться важная сопутствующая информация: документы, ссылки, скриншоты и прочее — это тоже нужно хранить в одном месте.
Пятый принцип — порядок в записях.
Теперь о том, как работать по методу — здесь шагов, как и принципов, пять. Все завязаны на обработке информации.
Как работать по методике GTD — 5 шагов
Сбор информации
Все задачи, идеи, хотелки, мысли, мечты собираются и записываются.
Вспоминаешь, что надо купить домой хлеб? Записано! Посетила мечта стать фридайвером? Записано! Решаешь обновить гардероб? Записано! Нет неважных и слишком крупных задач. Всё, что приходит в голову в формате «А надо бы сделать!» записывается. В процессе применения метода GTD эти идеи отсеются или пойдут в реализацию.
Выписывай задачи в таск-месенджере Clarity — главное в одном месте и не потерялось. В методе этот список называется входящие (Inbox).
Жизнь по методу по GTD начинается с просмотра этого списка — отсюда ты забираешь задачи на выполнение. Прямо берёшь и думаешь — действительно ли хлеб надо купить хлеб, надо ли становиться фридайвером и есть ли деньги на новые шмотки. И потом уже думаешь, как сделать это.
Обработка или сортировка
Всё, что было записано в виде разрозненных мыслей, идей и заметок, со временем превращается в понятную структуру — или спокойно отбрасывается. Пересмотри записи и прогоняй их через простые вопросы:
Мысль можно реализовать за пару минут? Да — сделай сразу. Нет — идём дальше
Это требует нескольких шагов и не делается быстро? Да — Clarity распознает это как более сложную задачу
Это вообще про действие? Да — можно вернуться к этому позже или поставить напоминание. Нет — просто сохранить как идею или знание
Это тебе точно пригодится? Да — Clarity сохранит и свяжет с другими мыслями. Нет — можно удалить
Есть момент, когда к этому стоит вернуться? Да — можно зафиксировать во времени. Нет — пусть хранится без давления
Мысль потеряла актуальность? Удаляем
💡 Clarity сам определяет, что это: задача, идея или информация, связывает между собой и помогает вернуться к нужному в нужный момент.
Преимущества и недостатки метода GTD
✅ Снижает умственное напряжение — особенно когда нужно держать в голове миллион задач, касающихся работы и личной жизни
✅ Помогает бороться с многозадачностью — когда все задачи суперсрочные и непонятно, за что хвататься в первую очередь
✅ Сохраняет рабочий темп — можно последовательно выполнять задачи, когда они чётко распределены по степени важности
✅ Помогает не забывать, даже если выполнение задачи откладывается или зависит от других — но и не думать постоянно о делах, которые пока невозможно сделать
❌ Требует времени на адаптацию — нужно настроить рабочее пространство таск-менеджера или другого пространства, интегрировать сервисы и приучить себя к дисципилине
❌ Помогает лишь в организации задач — для планирования работы на день или неделю понадобятся дополнительные методы. Например, тайм-боксинг
❌ Невозможность переключения на другие задачи — Дэвид Аллен считал многозадачность недопустимой. Хотя иногда это скорее плюс, а не минус.
Ошибки при работе с Getting Things Done методом
Почти все они про нарушение пяти принципов работы.
- Поверхностно изучить метод. Метод GTD непростой. Так что важно изучить его принципы, порядок работы — а потом следует выписывать собственные проблемы, которые надо решить. Возможно, ты регулярно забываешь задачи, срываешь дедлайны или забиваешь на свои цели и мечты. Ещё GTD может вообще тебе не подойти — так что изучи разные методики управления временем.
- Редко просматривать задачи. Не забывать про задачи, вовремя их менять, пересматривать и выкидывать не нужные — вот так правильно. Порой у дел меняется приоритет, вводные данные и актуальность.
- Хранить данные и документы в разных местах. Списки задач и всё необходимое для их выполнения нужно хранить в одном месте. Это удобно и для тебя, и для команды, если метод внедряется для многих сразу. Собирайте все заметки, ссылки, референсы, чек-листы и прочие документы так, чтобы у всех был к ним общий доступ в любое время.
- Работать в режиме многозадачности. Метод GTD — спасение от многозадачности. Составляешь много списков дел, но работаешь в один момент времени с одной задачей из одного списка.