В стандартах 1С:БухОбслуживание особой главой приписана тема хранения документов. Это очень важное направление в работе с документами, которому, к сожалению, бизнес уделяет недостаточное внимание. И мы как один из крупнейших партнеров 1С:БухОбслуживание хотим дать некоторые пояснения по теме хранения документов. Допустим, к вам пришла проверка, а вы не можете быстро найти нужные документы. Это может привести к неприятным последствиям и штрафам. Чтобы этого избежать, давайте обсудим основные правила и сроки хранения документов.
Сначала разберемся, как долго нужно хранить разные документы:
1. Кадровые документы – их нужно хранить в течение 75 лет. Это может удивить, но такие требования установлены законом. К ним относятся трудовые книжки, приказы о приеме на работу, увольнении и прочие документы.
2. Первичные документы – сюда входят счета, накладные, акты выполненных работ и другие бумаги, которые подтверждают совершение операций. Эти документы хранятся от 4 до 5 лет в зависимости от типа документа. После этого срока можно смело их утилизировать.
Важно правильно организовать хранение документов.
- Физическое хранение: используйте файлы, папки и коробки для архивирования. Подписывайте каждую папку с указанием даты и содержания, чтобы не потеряться в бумагах.
- Электронное хранение: максимально упростите процесс, сканируя важные документы и сохраняйте их на облачных сервисах. Главное, чтобы доступ к ним был защищен паролем.
Не забывайте, что несоблюдение правил хранения может обернуться штрафами. Если проверяющие найдут у вас недостаток в документации или ее отсутствие, вам может грозить штраф от 5 до 20 тысяч рублей. Поэтому, не пренебрегайте правилами, а лучше заранее позаботьтесь о порядке.
Хранение кадровых и первичных документов – это не только вопрос порядка, но и необходимость избежать проблем. Помните о сроках хранения, организуйте документы, и вам не придется переживать из-за проверок и штрафов.
Наши контакты:
+7 (499) 993-39-77