Многие налогоплательщики уверены: если с момента совершения операции прошло больше трех лет, налоговый орган не вправе требовать подтверждающие документы. Это распространенное, но опасное заблуждение. Игнорирование такого требования часто оборачивается штрафами, которые могли бы быть легко предотвращены.
Разберемся, когда трехлетний срок действительно работает, в каких случаях налоговая может запрашивать документы за любые периоды и как правильно на такие запросы реагировать.
Трехлетний срок: где он зафиксирован и на что распространяется
Ограничение в три года установлено пунктом 4 статьи 89 Налогового кодекса РФ. Оно касается глубины выездных и камеральных налоговых проверок. Это означает, что в рамках проверки налоговая не вправе исследовать период, превышающий три календарных года, предшествующих году проведения проверки.
Однако далеко не все запросы документов связаны с проверками. Существует статья 93.1 НК РФ, которая регулирует запросы документов у контрагентов и вне рамок формальных проверок. И здесь никаких временных ограничений законодательство не содержит.
Когда документы можно не предоставлять
Несмотря на то, что налоговая имеет право запрашивать документы за старые периоды, существуют законные основания не исполнять такое требование.
Документы уже предоставлялись ранее
Если вы уже направляли запрошенные бумаги в инспекцию, достаточно письменно уведомить об этом налоговиков, приложив подтверждение отправки (опись, реестр, квитанцию ТКС).
Документы не предусмотрены законодательством или учетной политикой
Компания вправе не представлять бумаги, которые не являются обязательными по закону и не закреплены в учетной политике.
Документы отсутствуют по объективным причинам
Если они утрачены, не составлялись или переданы в другие органы (аудиторам, полиции), необходимо направить уведомление о невозможности предоставления с указанием причин.
Важно: во всех перечисленных случаях уведомление в налоговую необходимо направить в установленный срок. Молчание или игнорирование требования приравниваются к непредставлению документов со всеми вытекающими последствиями.
Ответственность за непредставление
Размеры штрафов зависят от характера нарушения и типа запрошенных материалов:
- 200 рублей — за каждый непредставленный документ по расчету налогов (п. 1 ст. 126 НК РФ)
- 10 000 рублей — за непредставление документов по встречной проверке (п. 2 ст. 126 НК РФ)
- 500 000 рублей — за неподтверждение прибыли или убытка контролируемой иностранной компании (для контролирующих лиц)
- 5 000 рублей — за непредставление сведений (первичное нарушение по ст. 129.1 НК РФ)
- 20 000 рублей — при повторном нарушении в течение года
- 20% от неуплаченного налога — если не сообщили о недвижимости или транспорте, облагаемых по кадастровой стоимости
Если в одном требовании налоговая запросила и документы, и информацию, штрафы могут применяться по каждому основанию отдельно. Частичное исполнение требования (например, представлены документы, но не предоставлена информация) также влечет ответственность.
Как минимизировать риски
Главная сложность при ответах на запросы ФНС — не отсутствие желания их исполнить, а нехватка информации о движении документов. Часто бухгалтер просто не знает:
- Вернул ли контрагент подписанный экземпляр договора;
- У кого из сотрудников в данный момент находится оригинал накладной;
- Есть ли скан документа в электронном архиве;
- Составлялся ли вообще запрошенный документ.
Когда поток документов составляет несколько тысяч в месяц, а в штате работает несколько бухгалтеров, контролировать все вручную становится практически невозможно.
Именно для таких задач предназначен «Скан-Архив» — программа, интегрированная с 1С.
Она позволяет:
- видеть, какие документы до сих пор не возвращены сотрудниками или контрагентами;
- выявлять отсутствующие приходные документы на ранней стадии;
- мгновенно находить сканы любых документов, не покидая рабочего места.
Наличие такой системы учета первичной документации превращает любой запрос из ФНС из авральной задачи в рядовую операцию, занимающую несколько минут. А главное — позволяет исключить риски, связанные с потерей документов и последующими штрафами.
Посмотреть как она работает вы можете по ССЫЛКЕ.