❓ЧАВО: Как превратить Excel-заявку в согласованную закупку без ручного ввода?
Продолжаем нашу рубрику «Часто задаваемые вопросы».
Сегодня разбираем ситуацию, с которой к нам обращаются чуть ли не чаще всего:
«Как быстро сформировать закупку, если потребность уже собрана в Excel, а вбивать всё руками — времени нет?»
Встречали такую боль? Тогда этот материал для вас.
🏥 Почему эта проблема возникает:
✔️ Сотрудники отделов привыкли работать в Excel, и перенос 50+ позиций вручную — это часы работы и гарантия опечаток.
✔️ Единицы измерения в файле не совпадают с системными, а нужных товаров нет в справочнике.
✔️ Заявка «зависает» на согласовании, потому что теряются служебные записки или обоснования.
✔️ Технические задания приходится загружать отдельно, и связь с позициями закупки разрывается.
📚 Как мы решили это в МЕДЕРП (и вы сможете повторить):
➠ Загружаем состав из Excel — прямо в заявке подразделения указываем диапазоны строк, наименований и единиц измерения. Система сама преобразует данные.
➠ Привязываем единицы измерения — если в файле написано «набор» или «упак», система предложит сопоставить их с классификатором. Один клик — и всё встаёт на свои места.
➠ Создаём позицию на лету — если нужной «точилки для карандашей» нет в справочнике, не нужно идти в другой раздел. Создаём её прямо из окна проверки, заполняем характеристики и сразу используем.
➠ Включаем заявку в закупку одной кнопкой — не нужно копировать строки. Из согласованной заявки нажимаем «Включить в закупку» — состав переносится автоматически.
➠ Загружаем технические задания массово — из того же Excel подтягиваем ОКПД 2, единицы измерения и тексты ТЗ. Система подсвечивает, где данных нет, и позволяет создать их пакетно.
➠ Согласовываем в пару кликов — документы идут по маршруту, а на финальном этапе остаётся только нажать «Согласовать» и «Подписать КС».
🧠 Если у вас возникают следующие вопросы, то рекомендуем изучить новый материал:
• «Почему не загружаются позиции из Excel?» — теперь загрузка идёт по настроенным диапазонам с подсказками.
• «Где создать новую позицию, если её нет в справочнике?» — кнопка «Создать позицию» встроена прямо в процесс проверки.
• «Как привязать единицы измерения, если они называются по-разному?» — механизм привязки неидентифицированных единиц делает это за секунды.
• «Почему потребность не включается в закупку?» — функционал «Включить в закупку» исключает ручной поиск документов.
😎 Готовы закрыть этот тип обращений в вашем учреждении?
Ознакомьтесь с полной видеоинструкцией, где на примере закупки канцтоваров для бухгалтерии показан весь путь — от Excel-файла до отправленной на согласование закупки:
🔔 Подписывайтесь на наши ресурсы — разбираем только то, что реально спрашивают:
→ МАКС-канал: https://max.ru/id5030105313_biz
→ Telegram-канал: https://t.me/MedERP_ru
▶️ Смотрите обзоры и инструкции на канале:
#КБФИТ #МЕДЕРП #ЧАВО #МетодологияУчета #Закупки #Excel #ERP #МедицинскиеОрганизации
