Чек из банковского приложения вместо кассового: можно ли учесть расходы подотчётного лица?

Требуйте кассовый чек при покупке

В повседневной работе с подотчётными средствами нередко возникают неоднозначные ситуации. Одна из них — подтверждение расходов через «чек по операции» из мобильного банка. Давайте детально разберём кейс и найдём обоснованное решение, опираясь на действующее законодательство и практику.

Суть вопроса

Представьте ситуацию:

• Подотчётное лицо произвело безналичную оплату через банковское приложение — например, пополнило лицевой счёт за интернет-услуги, необходимые для работы.
• Затем сотрудник оформил авансовый отчёт и приложил к нему документ из банка — «чек по операции».
• Однако кассовый чек с QR‑кодом (как того требует учётная политика) предоставлен не был.

Вопрос: вправе ли организация принять к расходам эту сумму?

Что такое «чек по операции»?

Это документ, формируемый в мобильном приложении банка после совершения платежа. Он содержит:

• дату и время операции;
• сумму платежа;
• наименование получателя.

Важно: такой чек не является кассовым чеком, поскольку:

• банки при проведении операций не используют контрольно‑кассовую технику (ККТ);
• в нём отсутствуют обязательные реквизиты кассового чека, предусмотренные Законом № 54‑ФЗ.

Согласно письму Минфина России от 25.02.2025 № 03‑07‑14/17775, платёжный документ, выданный банком, не приравнивается к кассовому чеку.

Что говорит закон о подтверждающих документах?

Согласно Федеральному закону от 22.05.2003 № 54‑ФЗ (Закон № 54‑ФЗ) организации и ИП обязаны применять онлайн‑кассу при расчётах с физлицами (за исключением случаев, перечисленных в ст. 2 Закона № 54‑ФЗ).

Кассовый чек может быть выдан:

• в бумажном виде;
• в электронной форме (на телефон или e‑mail покупателя, если данные предоставлены до расчёта).

Электронный чек также можно получить через сервисы ФНС:

• «Мои чеки онлайн»;
• «Проверка чека».

Какие документы могут подтвердить расходы?

Приложение документов к авансовому отчету – это обязательное требование.

Это прямо предусмотрено:

• п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210‑У: отчёт подаётся «с прилагаемыми подтверждающими документами»;
• п. 23 нового Положения о командировках (постановление Правительства РФ от 16.04.2025 № 501, действует с 01.09.2025): работник обязан приложить документы, подтверждающие расходы на проезд, жильё и иные утверждённые затраты.

Сумма расходов подотчётного лица отражается в учёте на основании:

• утверждённого авансового отчёта (форма 0504520);
• прилагаемых подтверждающих документов.

Без подтверждающих документов:

• компания не сможет учесть расходы в налоговой базе (ст. 252 НК РФ требует документального подтверждения);
• возрастает риск претензий со стороны ИФНС при проверке;
• усложняется внутренний контроль расходования подотчётных средств.

Ключевые требования к документам:

1. Подтверждение получения имущества / оказания услуг (выполнения работ).
2. Подтверждение факта оплаты.

Перечень допустимых документов утверждается в учётной политике организации.

Если кассового чека нет: альтернативные варианты

Минфин в письме от 24.03.2021 № 03‑03‑07/21069 разъясняет: при отсутствии кассового чека можно использовать иные документы, подтверждающие оплату. К ним относятся:

• слип электронного терминала;
• квитанция о платёже;
• иные документы, свидетельствующие о совершении операции.

Пример из практики:

УФАС по Краснодарскому краю в решениях от 12.09.2015 (№ 262‑Т/2016, 261‑Т/2016, 260‑Т/2016, 259‑Т/2016) признало, что чек из «Сбербанк Онлайн» может служить подтверждением платежа.

Вывод и рекомендации

Да, организация вправе принять к учёту расходы по «чеку по операции», но с оговорками:

1.Закрепите положение в учётной политике. Пропишите, что в качестве подтверждающих документов допускаются:

• чеки из банковских приложений;
• заверенные копии платёжных поручений;
• иные документы, подтверждающие факт оплаты.

2.Получите заверенную копию платёжного поручения. Подотчётное лицо может обратиться в банк за документом, содержащим:

• дату операции;
• сумму платежа;
• наименование получателя;
• идентификационные признаки платежа.

3.Следите за обновлениями законодательства. Требования к подтверждающим документам могут меняться, поэтому регулярно проверяйте актуальные нормы и разъяснения Минфина и ФНС.

Авансовый отчёт без подтверждающих документов — это нарушение норм и угроза налоговым вычетам. Корректно оформленный документ по расходам подотчетного лица обязательно должен быть дополнен подтверждающими документами.

• «Чек по операции» из банка — не кассовый чек, но может быть принят к учёту.
• Альтернативные документы (слипы, квитанции, копии поручений) допустимы при отсутствии кассового чека.
• Учётная политика — ваш главный инструмент для регламентации таких ситуаций.
• Всегда подтверждайте факт оплаты документально, даже если это не кассовый чек.

Помните: грамотное оформление подтверждающих документов — залог прозрачности учёта и отсутствия претензий со стороны контролирующих органов.

«1С:Бухобслуживание.Ленбаланс»: 8 (800) 222-21-75

Сервис бухгалтерских услуг полного спектра. Можем полностью заменить бухгалтерский отдел или сопровождать существующий. Подходит как для организаций, так и для индивидуальных предпринимателей.