Добрый день, Елена.
Если у работника трудовая функция выполняется в пути или труд имеет разъездной характер, то работодатель обязан возмещать ему связанные со служебными поездками расходы, указанные в ст. 168.1 ТК РФ:
- по проезду;
- по найму жилого помещения;
- суточные;
- иные, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Размеры и порядок возмещения расходов, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.
Размеры и порядок возмещения расходов могут также устанавливаться трудовым договором.
При этом все возмещаемые расходы, кроме суточных, должны быть документально подтверждены и экономически обоснованы в соответствии со статьей 252 НК РФ, что гарантирует их признание в налоговом учете и невключение в доход работника.
Здесь, конечно, вопрос обоснованности расходов.
Согласно пункту 1 статьи 422 НК РФ, компенсационные выплаты, связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, не облагаются страховыми взносами.
Со стоимости возмещения расходов на проезд организация не исчисляет НДФЛ, поскольку выплата производится в связи с выполнением работником трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Дополнительная информация.
Работодатель вправе включить в трудовой договор такое условие, как территория, на которой будет осуществляться разъездной характер работы.
Если сотрудника с разъездным характером работы работодатель направляет на определенный срок в другой регион, не определенный в трудовом договоре как территория, на которой осуществляется разъездной характер работы, то такая поездка будет являться служебной командировкой.
Такие разъяснения даны в Письме Роструда от 16.02.2024 № ПГ/01856-6-1.