Если возникают подозрения что используемое программное обеспечение не дает нужных результатов, необходимо первоначально своими силами провести аудит, который можно условно разбить на несколько шагов.
Шаг 1. Аудит работоспособности текущей WMS
На этом шаге осуществляется оценка текущих функций системы, ее производительность и способность интеграции с другими системами. Процесс оценки должен быть структурированным и включать в себя несколько ключевых аспектов, как правило, это:
1. Планирование аудита
В рамках подготовки к оценке действующего ПО первостепенно нужно определить четкие цели. То есть, ответить на вопрос «Что нужно проверить?». Например:
- текущая эффективность обработки заказов,
- текущий уровень обеспечения безопасности данных,
- соответствие отраслевым стандартам,
- текущий уровень оптимизации затрат,
- возможности системы сохранять данные в рамках соблюдения законодательства,
- возможность прогнозировать спрос,
- возможность управлять ассортиментом и т.п.
Далее необходимо сделать краткое описание текущей системы, включая версии ПО, используемые устройства, интеграции с другими системами (на данный момент, если используются), количество обновлений, доступность поставщика и возможность доработки. Следующий этап - определение критериев работоспособности WMS в данный момент, например: снижение времени обработки заказов на 15%, повышение точности отгрузки на 2%, снижение ошибок на 10%.
2. Проведение аудита и анализ работоспособности системы
Это самый важный этап, который собирает данные как из самой системы (генерация различных отчетов), так и осуществляет анализ ситуаций «на месте» ее использования. Что кроме прочего важно оценивать: эффективность обработки заказа, управление запасами, интеграцию, стандартизацию, контроль качества и управление ресурсами, включая персонал. Приведу несколько примеров.
Оценка эффективности обработки заказов, по следующим критериям:
- время выполнения заказа, то есть анализ процессов от получения заказа до отгрузки, фиксация количества затраченного времени у разного персонала;
- точность отгрузки или сравнение количества ошибок с нормативами за определенный период (например, за 12 последних месяцев оценивается динамика роста количества ошибок персонала);
- производительность сотрудников, проводится анализ работы операторов WMS, оцениваются КТУ, генерируются отчеты по KPI;
- проблемы в потоке заказов, путем анализа поиск «узких мест»;
- в соответствии со стандартами обработки заказов проводится проверка наличия новых стандартных операционных процедур. Также анализируется, какие ошибки персонала, ставшие следствием невыполнения этих процедур, были зафиксированы системой, а какие - нет.
Оценка управление запасами, по следующим критериям:
- точность данных о запасах, осуществляется проверка актуальности приведенных данных в системе, сверка с остатками и списаниями в виду нарушения сроков годности до отгрузки товаров;
- оптимизация складского пространства, анализ эффективности использования складских площадей и расчет пропускной способности на текущий момент, реальной загрузки площадей склада;
- управление прогнозированием спрос, оценивается анализ точности прогнозов, анализируются данные во время сезонных пиков (ассортимент, соответствие по ABC анализу);
- управление оборотным капиталом, просчитываются затраты на хранение и показатели рентабельности склада.
Оценка интеграции и API:
- тестирование интеграций с другими используемыми системами (ERP, транспортные компании, системы POS) и оценка наличия дублирования данных;
- проверка надежности связи и времени отклика системы;
- анализ ошибок при обмене данными, сбор количества ошибок и классификация по категориям.
Оценка обеспечения безопасности данных:
- анализ текущего контроля доступа к системе, проверка уровня безопасности на предмет рисков утечки или кражи данных;
- резервирование данных, проверка наличия и корректности резервных копий;
- защита от несанкционированного доступа, оценка эффективности мер безопасности в режиме «реальных условий».
Оценка соответствия стандартам:
- проверка соответствия нормативным требованиям по отраслям присутствующего ассортимента (например, FDA, FSSC, GMP);
- проверка соответствия внутренним стандартам компании.
Оценка управления ресурсами:
- анализ эффективности использования оборудования, сканеров, терминалов сбора данных, мобильных принтеров и т.д.
- эффективность использования программного обеспечения, анализ производительности ПО
Шаг 2. Сбор данных
После подготовки к оценочному аудиту (в части определения критериев), приступают к процедуре оценки. Она может включать в себя несколько этапов, таких как:
- интервью с сотрудниками, сбор информации от операторов, менеджеров, специалистов по WMS по чек-листам (ответы на вопросы «как планируется работа», «что происходит в случае ошибки»);
- анализ документов, генерация отчетов, наблюдение за работой системы, процессами в режиме реального времени, сличение данных с другими системами.
- тестирование функциональности, отдельных сценариев, обработка данных из системы, сбор данных о производительности склада, ошибках персонала, ABC-анализ ассортимента и т.д.
Шаг 3. Анализ результатов
Для анализа результатов эффективнее всего использовать инструменты для автоматизации сбора данных (например, скрипты, отчеты системы). После получения результатов осуществляется следующее:
- сопоставление с целевыми показателями, анализ полученных данных относительно установленных целей аудита.
- выявление проблем и узких мест, определение проблем, которые влияют на работоспособность системы.
- формулировка мероприятий по улучшению, разработка конкретных предложений по оптимизации процессов, устранению проблем и повышению эффективности.
По итогу формируется детализированное описание всех этапов и результатов подробное описание всех проблем, выявляются возможные мероприятия оптимизации системы. Например, если компания планирует масштабироваться и необходимо вводить в работу CRM систему или ERP, а текущая WMS не поддерживает интеграцию – очевидно, что программное обеспечение необходимо менять. То же самое касается перепрофилирования (для работы с продуктами питания и фарм. препаратами требуется непрерывный мониторинг данных среды, WMS должна поддерживать эти функции)
Устаревание WMS возможно в том случае, если компания изначально неверно определила потребности, не учла важные нюансы, связанные с развитием бизнеса и возможностями системы. Чтобы минимизировать эти риски при автоматизации важно найти поставщика с реальными кейсами и хорошей репутацией на рынке. Лучше сразу сделать хорошо, чем потом дополнительно вкладывать финансы и переделывать.
Сколько стоит автоматизация склада с AS WMS?
Кейсы / проекты автоматизации с AS WMS
Оставьте заявку на бесплатную консультацию
Услуги маркировки "Честный ЗНАК" под ключ