Когда речь заходит о госзакупках, большинство заказчиков и поставщиков сразу думают об электронных аукционах, заявках и протоколах. Но есть один важнейший документ, который стоит в самом начале всей этой цепочки, и без него проведение законной закупки практически невозможно. Речь идёт о нормативных затратах на обеспечение функций заказчика.
Это документ, который определяет, сколько, чего и по какой цене может закупать организация для обеспечения собственных нужд. Он затрагивает всё: от канцелярских товаров до оргтехники, от услуг связи до транспортного обслуживания. Если нормативные затраты утверждены неправильно или не утверждены вовсе, каждая закупка становится потенциальным нарушением с риском штрафов, предписаний и даже дисквалификации должностных лиц.
В этой статье мы подробно разберём, что такое нормативные затраты, из чего они складываются, как их правильно рассчитать и утвердить, какие ошибки чаще всего выявляют контролёры и какую ответственность несёт заказчик за нарушения в этой сфере.
Что такое нормативные затраты и зачем они нужны
Давайте начнём с самого главного. Нормативные затраты — это установленные в денежном выражении предельные объёмы расходов заказчика на приобретение товаров, работ и услуг, необходимых для обеспечения его функций.
Простыми словами, это бюджетный «потолок» по каждой категории закупаемых товаров или услуг, выше которого заказчик не имеет права выходить. Например, если нормативными затратами установлено, что на покупку одного офисного кресла можно потратить не более 10 000 рублей, то даже если на рынке есть кресло за 15 000 рублей с кожаной обивкой и массажем, заказчик не имеет права его приобрести.
Нормативные затраты являются составной частью системы нормирования в сфере закупок, которая закреплена в статье 19 Федерального закона № 44-ФЗ. Цель нормирования — предотвратить нерациональное расходование бюджетных средств, исключить закупки товаров с избыточными потребительскими свойствами и обеспечить единый подход к определению потребностей государственных и муниципальных заказчиков.
Общие правила определения нормативных затрат для федеральных органов, государственных внебюджетных фондов и муниципальных органов утверждены постановлением Правительства РФ от 13 октября 2014 года № 1047. Именно на это постановление ориентируются все заказчики при разработке своих документов по нормированию.
Кто обязан утверждать нормативные затраты
Обязанность утверждать нормативные затраты распространяется далеко не на всех заказчиков. Давайте разберёмся, кого это касается в первую очередь.
Федеральные государственные органы обязаны утверждать нормативные затраты на обеспечение своих функций в обязательном порядке. К ним относятся министерства, федеральные службы и агентства, а также их территориальные органы и подведомственные казённые учреждения.
Органы государственной власти субъектов РФ также разрабатывают и утверждают нормативные затраты, но уже на основании региональных правовых актов, принятых в соответствии с общими правилами, установленными Правительством РФ.
Органы местного самоуправления и муниципальные казённые учреждения действуют аналогично — они руководствуются муниципальными правовыми актами, которые должны соответствовать общим принципам нормирования, но могут учитывать местную специфику.
Важно понимать, что если заказчик относится к категории обязанных утверждать нормативные затраты, но не сделал этого, любая закупка, проводимая в отсутствие утверждённого документа, может быть признана нарушением. Контролирующие органы квалифицируют это как несоблюдение требований части 3 статьи 18 Закона № 44-ФЗ.
Из чего складываются нормативные затраты: полная структура
Нормативные затраты — это не единая сумма «на всё про всё», а детализированная структура, разбитая по конкретным направлениям расходов. В соответствии с Общими правилами определения нормативных затрат, утверждёнными постановлением Правительства РФ № 1047, в состав нормативных затрат включаются следующие основные группы.
Затраты на информационно-коммуникационные технологии (ИКТ)
Это одна из самых объёмных и технически сложных групп. Сюда входят:
· Приобретение средств вычислительной техники, оргтехники и офисного оборудования.
· Приобретение оборудования для хранения данных и серверного оборудования.
· Приобретение телекоммуникационного оборудования.
· Приобретение расходных материалов для оргтехники.
· Оплата услуг связи (телефония, интернет, передача данных).
· Оплата услуг доступа к информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».
· Приобретение прав на использование программного обеспечения.
Затраты на прочие работы и услуги
Сюда относятся расходы на обеспечение текущей деятельности заказчика, не связанные с ИКТ:
· Услуги связи, не включённые в ИКТ-составляющую.
· Транспортные услуги (включая аренду транспортных средств).
· Услуги по содержанию имущества (ремонт зданий, обслуживание инженерных систем, уборка помещений).
· Коммунальные услуги.
· Услуги по организации питания (для учреждений, где это предусмотрено).
· Услуги по организации медицинского обслуживания.
· Приобретение канцелярских товаров, хозяйственных товаров и расходных материалов.
Затраты на приобретение основных средств, не отнесённых к ИКТ
Сюда входит приобретение мебели, офисного оборудования, не связанного с ИКТ (например, шкафы, стулья, столы), транспортных средств для служебных целей, производственного и хозяйственного инвентаря.
Затраты на приобретение материальных запасов
Это приобретение расходных материалов, не отнесённых к ИКТ: бумага, канцелярские принадлежности, хозяйственные товары, горюче-смазочные материалы, запасные части для техники.
Затраты на обеспечение функций заказчика, связанные с социальным обеспечением
К этой группе относятся расходы на приобретение путёвок для санаторно-курортного лечения, приобретение лекарственных препаратов и медицинских изделий (если это предусмотрено функциями заказчика), а также расходы на обеспечение иных социальных гарантий.
Пошаговый алгоритм расчёта нормативных затрат
Теперь перейдём к самому главному — как же правильно рассчитать нормативные затраты, чтобы они прошли любую проверку. Расчёт ведётся на основании утверждённой методики, которая обычно содержится в ведомственном или муниципальном правовом акте о нормировании. Эта методика содержит формулы расчёта по различным видам затрат: на услуги связи, содержание имущества, транспортные услуги и т.д..
Шаг 1. Определите перечень закупаемых товаров, работ и услуг
Прежде чем считать деньги, нужно понять, что именно закупает ваша организация для обеспечения своих функций. Перечень может быть очень широким — от бумаги для принтера до капитального ремонта здания. Составьте полный список по всем направлениям деятельности.
Шаг 2. Определите нормативы количества
Для каждой позиции закупки нужно установить, в каком количестве она необходима. Например, сколько канцелярских ручек нужно на одного сотрудника в год, сколько компьютеров приходится на одно рабочее место, как часто нужно проводить техническое обслуживание оргтехники.
Нормативы количества могут определяться:
· Исходя из фактической потребности заказчика.
· На основании нормативных актов вышестоящих органов.
· По отраслевым стандартам и рекомендациям.
Шаг 3. Определите нормативы цены
Для каждой позиции нужно установить предельную цену за единицу товара (работы, услуги), выше которой заказчик не имеет права выходить при проведении закупки.
Норматив цены обычно определяется на основании:
· Данных о рыночных ценах, полученных методом сопоставимых рыночных цен.
· Информации о ценах по ранее заключённым и исполненным контрактам.
· Установленных предельных цен, определённых в соответствии со статьёй 19 Закона № 44-ФЗ.
При этом важно помнить, что метод сопоставимых рыночных цен (анализа рынка) является приоритетным для определения и обоснования цены.
Шаг 4. Рассчитайте нормативные затраты по формуле
В общем виде расчёт нормативных затрат по каждой позиции выглядит так:
Нормативные затраты = Норматив количества × Норматив цены
Например, если норматив количества канцелярских ручек составляет 5 штук на одного сотрудника в год, норматив цены — 20 рублей за штуку, а в организации работает 100 человек, то нормативные затраты на ручки составят: 5 × 20 × 100 = 10 000 рублей в год.
По тем видам затрат, где сложно применить формулу из-за отсутствия чётких нормативов, допускается расчёт без формул — например, определение нормативных затрат по фактическим затратам в отчётном финансовом году.
Шаг 5. Сверьте с лимитами бюджетных обязательств
Важнейший шаг — проверить, что рассчитанные нормативные затраты не превышают доведённые до заказчика лимиты бюджетных обязательств на соответствующий финансовый год и плановый период. Расходы на закупки, рассчитанные на основе нормативных затрат, не должны выходить за пределы утверждённого бюджета.
Шаг 6. Утвердите и разместите в ЕИС
После того как расчёты выполнены, документ утверждается руководителем заказчика или уполномоченным им лицом. Затем информация о нормативных затратах размещается в Единой информационной системе (ЕИС) на портале zakupki.gov.ru в разделе «Правила нормирования в сфере закупок (44-ФЗ)».
Типичные ошибки при расчёте и утверждении нормативных затрат
Практика проверок контролирующими органами показывает, что заказчики допускают одни и те же ошибки с завидным постоянством. Вот самые распространённые из них.
Ошибка 1. Отсутствие утверждённых нормативных затрат
Это, пожалуй, самое грубое нарушение. Заказчик попросту не утверждает нормативные затраты, проводя закупки «на глазок». Такое нарушение прямо противоречит требованиям пункта 2 Правил определения нормативных затрат и части 3 статьи 18 Закона № 44-ФЗ.
Ошибка 2. Использование неверной ценовой информации
При установлении нормативов цены заказчики часто используют устаревшие данные, цены без учёта НДС или ценовую информацию, которая не соответствует условиям поставки. Например, берут цену за единицу товара, когда в реальной закупке требуется поставка комплекта, или используют цену с учётом доставки, когда в нормативе заложена цена без доставки.
Ошибка 3. Некорректное применение методов определения цены
Многие заказчики путают метод сопоставимых рыночных цен (анализ рынка) с нормативным методом и применяют их не в той последовательности, которая установлена законом. Помните: приоритетным является метод анализа рынка, и только если он неприменим, можно переходить к другим методам.
Ошибка 4. Отсутствие синхронизации с планом-графиком
Нормативные затраты должны быть увязаны с планом-графиком закупок. Если в плане-графике запланирована закупка, которая не укладывается в утверждённые нормативные затраты, это нарушение.
Ошибка 5. Несвоевременное внесение изменений
Нормативные затраты — не статичный документ. Если изменились рыночные цены, появились новые потребности или скорректированы лимиты бюджетных обязательств, нормативные затраты нужно оперативно корректировать. Промедление с внесением изменений также может быть квалифицировано как нарушение.
Ошибка 6. Неверный расчёт по формулам
Методика расчёта нормативных затрат содержит множество формул. Ошибки в подстановке значений, неправильное применение коэффициентов или пропуск отдельных составляющих формулы — всё это может привести к неверному результату и последующим претензиям контролёров.
Как проверяют нормативные затраты: кто и зачем
Контроль за соблюдением правил определения нормативных затрат осуществляют органы Федерального казначейства. В рамках своих полномочий они проверяют:
· Соответствие утверждённых нормативных затрат общим правилам, установленным Правительством РФ.
· Соблюдение порядка разработки и утверждения нормативных затрат.
· Обоснованность установленных нормативов количества и цены.
· Соблюдение требований к закупаемым отдельным видам товаров, работ и услуг (включая предельные цены).
Проверки могут быть как плановыми (включёнными в график контрольных мероприятий), так и внеплановыми — например, по жалобе участника закупки или по результатам мониторинга ЕИС.
Особое внимание контролёры уделяют случаям, когда заказчик закупает товары, работы или услуги у единственного поставщика. Если при этом отсутствуют утверждённые нормативные затраты, это может быть расценено как нарушение, влекущее административную ответственность.
Ответственность за нарушения
За нарушения в сфере нормирования и определения нормативных затрат предусмотрена административная ответственность. И она достаточно серьёзная.
Неразмещение нормативных затрат в ЕИС
Если заказчик утвердил нормативные затраты, но не разместил их в ЕИС, это нарушение части 3 статьи 7.30 КоАП РФ. Штраф за такое нарушение может быть наложен на должностное лицо.
Включение в план-график закупки с нарушением нормативных затрат
Часть 1 статьи 7.29.3 КоАП РФ устанавливает ответственность за включение в план-график объекта закупки, не соответствующего установленным требованиям к закупаемым товарам, работам, услугам, либо за включение начальной (максимальной) цены контракта без обоснования или с несоответствующим обоснованием. Штраф для должностных лиц составляет от 20 000 до 50 000 рублей.
Несоблюдение порядка обоснования
Часть 2 статьи 7.29.3 КоАП РФ предусматривает ответственность за нарушение порядка составления обоснования объекта закупки. Штраф для должностных лиц — 10 000 рублей.
Дополнительное расходование бюджетных средств
Если из-за нарушения правил определения нормативных затрат произошло дополнительное расходование бюджетных средств, увеличилась цена контракта или уменьшился объём закупки, штраф для должностных лиц может составить до 200 000 рублей, а для юридических лиц — до 300 000 рублей.
Практические советы, как избежать проблем
На основании анализа типичных ошибок и судебной практики можно дать несколько практических рекомендаций.
Совет 1. Начните с нормативной базы. Прежде чем рассчитывать нормативные затраты, изучите все действующие документы: общие правила, утверждённые Правительством РФ, ведомственные и региональные акты. Без понимания «правил игры» вы рискуете сделать всё с нуля, но неправильно.
Совет 2. Используйте актуальные ценовые данные. При установлении нормативов цены берите информацию не старше двух лет, а лучше — за последние 12 месяцев. Используйте несколько источников: коммерческие предложения, данные о контрактах в ЕИС, информацию от производителей.
Совет 3. Документируйте каждое решение. Всё, что не задокументировано, для проверяющего органа не существует. Сохраняйте все расчёты, коммерческие предложения, обоснования нормативов количества. При проверке у вас должна быть возможность показать, почему вы установили именно такие нормативы.
Совет 4. Регулярно актуализируйте нормативные затраты. Не реже одного раза в год пересматривайте нормативы с учётом изменения рыночных цен, появления новых потребностей и корректировки лимитов бюджетных обязательств.
Совет 5. Обучайте персонал. Человеческий фактор — одна из главных причин ошибок. Сотрудники, ответственные за планирование закупок, должны регулярно повышать квалификацию и быть в курсе всех изменений законодательства.
Совет 6. Проводите внутренний аудит. Периодически проверяйте свои нормативные затраты «свежим взглядом». Лучше найти ошибку самому и исправить её до проверки контролирующих органов.
Заключение
Нормативные затраты — это не просто очередная бюрократическая формальность. Это важнейший инструмент финансовой дисциплины, который не позволяет бюджетным средствам уходить на закупки сомнительной необходимости или по завышенным ценам.
Для заказчика грамотно рассчитанные и утверждённые нормативные затраты — это, во-первых, защита от претензий контролирующих органов. Во-вторых, основа для законного и эффективного планирования закупок. А в-третьих, прозрачность и понятность для поставщиков, которые видят, в каких рамках им предстоит работать.
Относитесь к разработке нормативных затрат с должным вниманием, не пропускайте сроки утверждения и размещения в ЕИС, регулярно актуализируйте документ. И тогда ни одна проверка не застанет вас врасплох.
#44ФЗ #нормативныезатраты #нормированиезакупок #планированиезакупок #заказчикам #госзакупки #тендеры #казначейство #контрользакупок #штрафы44ФЗ #ЕИС