1. Вопрос пользователя
«Какие показатели по запасам вообще нужно смотреть в 1С ERP? Остаток я вижу. А что такое оборачиваемость, покрытие, дефицит и неликвид? И какие из этих показателей реально помогают управлять запасами, а не просто смотреть на цифры?»
2. Теоретическая опора
Управление запасами начинается не с обсуждения “много у нас запасов или мало”, а с нормального набора показателей. Стерлигова прямо выделяет в числе обязательных для описания состояния запаса такие показатели, как средний запас, запасоемкость, обеспеченность потребности запасом, скорость обращения и время оборота [1]. Это очень важная опора: один только остаток ничего не объясняет. Он показывает только фотографию состояния на дату. Но он не говорит:
- быстро или медленно запас движется;
- на сколько дней его хватит;
- не уходит ли капитал в излишки;
- не живет ли предприятие на грани дефицита.
С точки зрения практики предприятия показатели можно разложить так.
Остаток — это ответ на вопрос: сколько запаса есть сейчас.
Оборачиваемость — это ответ на вопрос: насколько быстро запас превращается в потребление, выпуск или продажу.
Покрытие — это ответ на вопрос: на сколько дней или периодов хватит текущего запаса при текущем темпе расхода.
Дефицит — это ответ на вопрос: где запас уже не покрывает потребность или работает ниже допустимого уровня обслуживания [1].
Неликвид — это ответ на вопрос: какие позиции висят в запасе слишком долго, плохо движутся и замораживают деньги [1][2].
Практический смысл здесь очень простой: остаток без оборачиваемости — слепой, оборачиваемость без покрытия — опасна, а отсутствие взгляда на дефицит и неликвид почти всегда приводит к двойной беде: предприятие одновременно страдает и от нехватки, и от излишков [1][2].
3. Что это означает для предприятия
Для предприятия это означает, что смотреть только на “остатки на складе” — недостаточно.
Например, две позиции могут иметь одинаковый остаток в 100 штук. Но по одной позиции это запас на 3 дня, а по другой — запас на 9 месяцев. Формально остаток есть и там и там. Управленчески ситуация противоположная.
Или другой пример. На складе может лежать дорогая номенклатура, которая движется медленно. Формально это не дефицит. Но для бизнеса это риск замороженного капитала и будущего неликвида. ТПУ прямо связывает максимальную загрузку складов с ростом затрат на хранение и риском появления неликвидных запасов [2].
Поэтому зрелое управление запасами в 1С ERP начинается тогда, когда предприятие перестает видеть только “остаток” и начинает видеть сразу несколько слоев:
- сколько есть;
- как быстро движется;
- на сколько хватит;
- где уже риск дефицита;
- где запас превратился в мертвый груз.
4. Как это делать в 1С ERP по шагам
Шаг 1. Сначала смотрите не только остаток, но и средний запас за период
Разовый остаток на дату полезен, но он слишком легко вводит в заблуждение. Стерлигова специально использует средний запас как базу для расчета скорости обращения и времени оборота [1]. Это правильно и для 1С ERP: если смотреть только “остаток на сегодня”, легко попасть в случайную дату — после закупки, перед отгрузкой, после инвентаризации и так далее.
Для управленческого анализа нужен период: неделя, месяц, квартал.
Шаг 2. Используйте в 1С ERP показатели оборачиваемости
В типовых отчетах по запасам 1С ERP есть показатель “Период оборачиваемости, дней” и связанный с ним “Коэффициент оборачиваемости”. Руководство прямо указывает: чем меньше период оборачиваемости в днях, тем лучше товар оборачивается и тем быстрее высвобождаются оборотные средства; для коэффициента логика обратная — чем он выше, тем лучше [3].
Это очень сильный показатель, потому что он сразу выводит разговор из режима “запас вроде есть” в режим “а насколько он живой”.
Шаг 3. Обязательно смотрите покрытие в днях
Стерлигова использует показатель обеспеченности потребности запасом — то есть на сколько дней хватит текущего остатка при заданном темпе потребления [1]. В 1С ERP ему близок показатель “Уровень запасов (дней)”, который считается как отношение остатка на конец периода к среднедневному потреблению [3].
Это один из самых понятных показателей для бизнеса. Его понимают и директор, и снабжение, и производство.
Не “у нас 1543 штуки”, а
“этого запаса нам хватит на 12 дней”.
Вот это уже управленческая фраза.
Шаг 4. Отдельно отслеживайте дефицитный риск
Дефицит не всегда выглядит как ноль на складе. Часто он начинается раньше — когда запас уже не покрывает норматив, когда уровень обслуживания падает, когда запас на несколько дней, а поставка или внутреннее пополнение идут существенно дольше [1].
В теории управления запасами дефицит тесно связан с уровнем обслуживания. Стерлигова прямо рассматривает допустимый уровень дефицита и его связь с заданным service level [1]. Для практики 1С ERP это означает: дефицит нужно видеть не только как факт “товар закончился”, но и как управленческое отклонение:
- низкое покрытие в днях;
- оборачиваемость хуже нормы;
- отклонение от нормативной оборачиваемости;
- риск непокрытия потребности.
В типовых отчетах ERP уже есть полезная основа: нормативная оборачиваемость и отклонение оборачиваемости. Нормативная оборачиваемость рассчитывается по параметрам обеспечения запасов как отношение половины суммы максимального и страхового запасов к среднедневному потреблению [4]. Это уже хороший способ увидеть, где фактическая ситуация начинает расходиться с нормативной.
Шаг 5. Не забывайте про неликвид
Неликвид — это не просто “то, что давно лежит”. Это запас, который перестал нормально участвовать в обороте предприятия и начинает работать против него: занимает место, держит деньги, искажает картину закупки и создает иллюзию обеспеченности [1][2].
В практическом смысле неликвид тесно связан с низкой оборачиваемостью и высоким временем оборота. Чем дольше позиция лежит без нормального движения, тем выше риск, что она уйдет в малоподвижный или фактически неликвидный запас [1].
В 1С ERP это значит, что неликвид надо искать не по “ощущению кладовщика”, а через комбинацию показателей:
- низкая оборачиваемость;
- высокий период оборачиваемости;
- высокий уровень запаса в днях;
- длительное отсутствие нормального расхода;
- отклонение от нормативной оборачиваемости.
Шаг 6. Вынесите эти показатели в управленческий монитор
Если предприятие хочет реально управлять запасами, а не читать отчеты раз в квартал, эти показатели надо поднимать на уровень KPI и дашбордов. В 1С ERP для этого есть Монитор целевых показателей, который позволяет отслеживать текущее значение показателя, видеть допустимые и недопустимые отклонения, анализировать их через варианты анализа и отчеты [5].
Для запаса это особенно полезно. На дашборде руководителя гораздо лучше работают:
- период оборачиваемости;
- уровень запаса в днях;
- отклонение от норматива;
- позиции с критически низким покрытием;
- позиции с аномально медленным движением.
5. Ограничения типовой 1С ERP / где нужен регламент, Excel, BI или доработка
Типовая 1С ERP уже умеет многое по этой теме. В отчетах по запасам есть:
- текущие остатки;
- среднедневное потребление;
- уровень запасов в днях;
- коэффициент и период оборачиваемости;
- нормативная оборачиваемость;
- отклонение оборачиваемости [3][4].
Этого уже достаточно, чтобы начать зрелый разговор.
Но есть важное ограничение. Показатели в системе сами по себе еще не означают, что на предприятии выстроено управление.
Обычно дополнительно нужны:
- внутренние пороги: что считать “хорошей” и “плохой” оборачиваемостью;
- правила, когда позиция считается рискованной по дефициту;
- критерии, когда позиция считается неликвидной;
- раздельные нормы по разным классам номенклатуры.
Иначе получится так: ERP честно показывает цифры, а предприятие не знает, что они значат и когда на них надо реагировать.
Проще говоря, типовая 1С ERP хорошо дает инструмент измерения, но предприятие должно само задать управленческий смысл границ и реакций.
6. Простыми словами
Если совсем просто, то показатели запаса отвечают на пять разных вопросов.
Остаток — сколько у нас есть прямо сейчас.
Оборачиваемость — быстро ли это вообще движется.
Покрытие — на сколько дней этого хватит.
Дефицит — где уже опасно мало.
Неликвид — где опасно много и слишком долго.
Обычно ошибка предприятий в том, что они смотрят только на первый вопрос и игнорируют остальные четыре.
7. Сценарий из практики
На предприятии есть две позиции.
По первой остаток 500 штук. По второй тоже 500 штук.
Снабженец смотрит в остатки и говорит: “Обе позиции обеспечены”.
Но если включить нормальные показатели, выясняется:
- первая позиция расходуется по 50 штук в день, и запаса хватит на 10 дней;
- вторая расходуется по 2 штуки в неделю, и запаса хватит почти на пять лет.
Что это значит?
- по первой позиции нужен контроль пополнения и риск дефицита;
- по второй — риск неликвида и замороженного капитала.
Если смотреть только остаток, обе позиции “равны”.
Если смотреть показатели — это две совершенно разные управленческие ситуации.
8. Частый вопрос / частая ошибка
Вопрос:
“Какой показатель главный?”
Ответ:
Главного одного нет. Для оперативного контроля почти всегда нужен минимум набор:
- остаток,
- уровень запаса в днях,
- период оборачиваемости,
- отклонение от норматива.
А для более зрелого управления — еще и сегментация по важности позиции, чтобы одни и те же пороги не применялись ко всей номенклатуре подряд.
Типичная ошибка:
Предприятие считает, что низкий остаток — всегда плохо, а высокий — всегда хорошо. На самом деле низкий остаток по медленной позиции может быть нормален, а высокий остаток по медленной позиции — уже тревожный неликвид. И наоборот: большой остаток по очень быстро расходуемому материалу может означать всего несколько дней покрытия.
9. Библиография
[1] Стерлигова А.Н. Управление запасами в цепях поставок. Глава 3 «Показатели состояния запаса в звеньях цепей поставок», с. 71–108; показатели обеспеченности потребности запасом, скорости обращения и времени оборота, с. 93, 101–103; глава 10, показатели дефицита и уровня обслуживания, с. 399–404; указатель и состав видов запасов, включая неликвидный запас, с. 19.
[2] Антошкина А.В., Вершкова Е.М. Практикум по логистике. Тема 5 «Логистика запасов»; риск появления неликвидных запасов при перегрузке складов и неудачной политике запасов, с. 111; общая логика ABC/XYZ и управленческих решений по группам запаса, с. 95–96, 111.
[3] 1С:ERP Управление предприятием 2. Руководство по эксплуатации. Раздел «Отчеты по запасам»: расчет показателей “Потребление за период”, “Период оборачиваемости, дней”, “Среднедневное потребление за период”, “Уровень запасов (дней)”, стр. 11/18 раздела 5.9.
[4] 1С:ERP Управление предприятием 2. Руководство по эксплуатации. Раздел «Отчеты по запасам»: показатели “Нормативная оборачиваемость, дней” и “Отклонение оборачиваемости, %”, а также логика сравнения с предыдущим периодом и периодом прошлого года, стр. 6/18, 11/18 и 16/18 раздела 5.9.
[5] 1С:ERP Управление предприятием 2. Руководство по эксплуатации. Раздел «Мониторинг целевых показателей»: визуализация управленческой информации, настройка целевых показателей, допустимых отклонений и вариантов анализа, стр. 1/24, 2/24, 17/24 раздела 12.2; мобильный монитор целевых показателей, стр. 9–11/11 раздела 12.3.