Аутсорс подвёл? Решили нанять штатного главного бухгалтера, но не знаете, какой функционал ему прописать? Реальный кейс: обязанности, архитектура 1С и как проверить кандидата перед наймом.
Представьте: вы работаете с аутсорсером, но документы за год не заведены, на складе отрицательные остатки, а бухгалтер отвечает: «всё по упрощённой схеме». Знакомо?
Это история Елены, собственника производственного бизнеса в Сочи. Оборот — 40 млн рублей, 15 сотрудников, три сайта, производственный цех и склад. Долгие годы она работала с проверенным бухгалтером, но после её ухода начались мытарства: приходящие специалисты, аутсорс… И вот итог: отчётность сдана, но в 1С — хаос. Документы поставщиков за 2025 год не заведены, отрицательные остатки на складе, производственный учёт отсутствует, сверки с контрагентами не делаются.
Елена приняла стратегическое решение — нанять штатного главного бухгалтера. И тут же столкнулась с главной проблемой: какой функционал ему прописать? Как описать обязанности, чтобы сотрудник не просто «сидел в 1С», а контролировал налоги, склад и производство? Как разделить зоны ответственности, чтобы бухгалтер не превратился в кладовщика? Как сформулировать это в договоре, чтобы потом не было споров?
Мы разобрали ситуацию за два часа и выстроили чёткую систему. Делюсь ей — она пригодится каждому, кто перерос аутсорсинг или столкнулся с некомпетентностью подрядчика.
Три вопроса, которые мучили Елену
1. Кто и как будет вести склад и производственный учёт?
«Как мне описать, что бухгалтер должен делать со складом? Он же не технолог, он не знает, из чего сделана кружка».
2. Как разделить налоговый учёт и управленческий?
Елена хочет видеть реальную картину: рентабельность заказов, оборачиваемость склада, дебиторку. Но налоговикам эти детали не нужны. Как объяснить бухгалтеру, что нужно для налоговой, а что — для собственника?
3. Какие обязанности прописать в договоре, чтобы бухгалтер не уходил от ответственности?
«Я не хочу, чтобы он говорил: "Это не входит в мои обязанности"».
Что мы предложили: пошаговый функционал для штатного бухгалтера
Вместо абстрактных советов мы вместе прописали конкретный список обязанностей — тот, который Елена сможет вшить в договор и обсуждать на собеседовании.
Блок 1. Банк и касса: ежедневный контроль
- Загружать выписки, связывать оплаты со счетами, готовить платёжки (подпись за руководителем).
Блок 2. Документы от поставщиков: сбор, регистрация, архив
- Регистрировать входящие УПД, отслеживать недостающие, запрашивать их, архивировать оригиналы.
Блок 3. Документы на продажу: контроль и сверки
- Проверять правильность УПД (НДС 5%, связка с оплатой), инициировать сверки с ключевыми контрагентами (80% оборота).
Блок 4. Зарплата и кадры: отдельный учёт
- Вести в 1С:ЗУП — расчёт зарплаты, налогов, кадровые документы, отчётность в СФР и ФНС.
Блок 5. Налоги и отчётность: проактивная позиция
- Ежемесячно сообщать сумму налогов к резервированию, сдавать декларации, отвечать на требования, контролировать налоговую нагрузку.
Блок 6. Производственный и складской учёт: координация, а не ручной ввод
- Бухгалтер не кладовщик! Он контролирует, что документы оформляют материально ответственные лица (кладовщик, начальник цеха) в операционной системе. Ежемесячно проверяет отрицательные остатки и инициирует разбирательства.
Блок 7. ЭДО, МЧД, сверки с госорганами
- Настроить электронный документооборот с персональными подписями, оформить машиночитаемые доверенности, ежемесячно сверять ЕНС.
Архитектура решения: как три программы работают в одной связке
Чтобы функционал работал без двойного ввода, мы предложили единую архитектуру. Она уже проверена на десятках компаний — и на производстве, и в торговле.
- 1С:УНФ – операционный учёт: заказы, склад, производство, ДДС, БДР, ЭДО.
- 1С:Бухгалтерия – налоговая база: принимает из УНФ итоговые данные, формирует книгу доходов и расходов, декларации.
- 1С:ЗУП – зарплата и кадры: отдельно, синхронизируется с бухгалтерией.
Железное правило: Ни одного документа руками в 1С:Бухгалтерию. Всё, что нужно для налогового учёта, приходит из УНФ и ЗУП. Это исключает двойной ввод и человеческие ошибки.
Как выглядит «координация» бухгалтера с производством на практике?
Елена боялась, что бухгалтер скажет: «Я не технолог, я не знаю, сколько сырья ушло на кружку». Мы показали простой сценарий:
- Раз в неделю бухгалтер формирует отчёт о движении материалов.
- Отчёт передаёт начальнику цеха (или старшему печатнику).
- Вместе они проверяют: всё ли сырьё списано на фактические заказы. Если чего-то нет — бухгалтер запрашивает документы у поставщиков, а начальник цеха уточняет у сотрудников.
- Ежемесячно бухгалтер проверяет отрицательные остатки — если они появились, значит, где-то сбой. Он инициирует разбор и исправление.
Главное: бухгалтер не лезет в технологию, он организует процесс сбора данных и контролирует, чтобы всё было отражено корректно для налоговой.
Почему важно проверить знание новых налоговых правил 2026 года
При найме бухгалтера обязательно убедитесь, что он разбирается в изменениях:
- НДС 5% – как правильно регистрировать авансы (не в конце квартала, а в течение 5 дней), как выставлять УПД, как работать с вычетами.
- Автоматизированная УСН – для кого подходит, кому нет.
- Дробление бизнеса – новые критерии, по которым налоговая может переквалифицировать схему с ИП и ООО.
- Налоговая нагрузка – как рассчитать и держать в «зелёной зоне».
На собеседовании задайте кандидату вопрос: «Что изменилось с 2026 года для плательщиков УСН с НДС 5%?» Правильный ответ должен включать про авансы, про вычеты, про новое администрирование.
Контроль нового бухгалтера: два этапа
1. При найме – экспресс-оценка финалистов
Мы проводим онлайн-собеседование с тестированием, даём заключение «годен / не годен».
2. Через 3 месяца работы – независимая проверка учёта
Анализируем документооборот, отрицательные остатки, налоговые риски, дебиторку. Вы получаете отчёт с «красными флагами» и рекомендациями.
Результат: чёткий функционал и понятная архитектура
После нашей встречи Елена получила:
- Готовый список обязанностей для договора.
- Понимание, как выстроить архитектуру (УНФ + Бухгалтерия + ЗУП).
- Сценарий взаимодействия бухгалтера с производством.
- План контроля: оценка при найме + проверка через 3 месяца.
— «Я накидаю договор по проекту, пришлю тебе на проверку. И в какой-то момент мы, конечно, с тобой зайдём в эту историю», – сказала Елена в конце встречи.
Ваша очередь: три способа навести порядок в бухгалтерии
Если вы узнали себя в этой истории, мы готовы помочь:
- Консультирование предпринимателей – разовая консультация для формулировки функционала и плана действий.
- Проверка учета – независимый аудит текущей ситуации, выявление рисков.
- Оценка компетенций бухгалтера (кандидата) – тестирование и заключение о профессиональной пригодности.
Или 👉Оставьте заявку на консультацию
Наш сайт: https://buh-piter.ru
ТГ-канал: https://t.me/buhpiter/
Телефон для звонков: +7 812-245-38-28
