Первичные документы — это фундамент бухгалтерии. Если он выстроен неправильно, то даже самая дорогая программа не спасет от хвостов, ошибок и авралов в отчётный период.
Расскажу о девяти типовых ошибках, с которыми сталкиваюсь сама и которые регулярно «прилетают» от коллег. А в конце дам короткий чек-лист, чтобы первичка работала на вас, а не против вас.
Ошибка 1. Неправильный период
Документ «затерялся» в другом месяце — и всё. Выручка в одном периоде, оплата в другом, себестоимость в третьем, а бухгалтер в четвёртом пытается понять, почему ничего не сходится.
Поэтому рекомендую Вам ввести жёсткое правило: датируем по факту совершения операции, а не «как удобно». И держите контроль по закрытым периодам. Если документ датирован не тем периодом, его необходимо отправить на корректировку.
Ошибка 2. Контрагент верный, договор неверный
Типичная ситуация: с одним контрагентом заключено несколько договоров, и документ привязали не по тому основанию. В итоге на счетах 60 и 62 появляются хвосты.
Поле «договор/основание» должно быть обязательно. И выработайте привычку проверять его в каждом документе, прежде чем провести.
Ошибка 3. Документ есть, а «закрывающего» нет
Оплата прошла, услуги оказаны, а акта или УПД нет. Или он есть, но не подписан. В учёте это всегда выглядит одинаково: расчёты живут своей жизнью, а сальдо по контрагенту просто никак не обосновать.
Что делать с этим делать? Вести реестр закрывающих документов по периодам. Простой контроль того, «что не закрыто», снимает массу вопросов при сверках.
Ошибка 4. Предмет документа не совпадает с реальностью
В документе написано «услуги», а по факту — товар. Или наоборот. Последствия: не бьётся склад, страдает себестоимость, ломается логика по НДС, путаются статьи затрат.
Согласовывайте номенклатуру и тип операции на этапе оформления. Особенно если компания одновременно продаёт товары и оказывает услуги.
Ошибка 5. Сумма совпадает, а состав — нет
Вроде бы итоговая сумма правильная. Но внутри — не те позиции, не те ставки, разнесение по статьям — хаотичное. В итоге возникает сумма в целом верная, но себестоимость и валовая прибыль какие-то странные.
Так что проверяйте не только итог, но и состав документа: позиции, статьи, счета учёта.
Ошибка 6. Подписали, но не провели (или провели «черновиком»)
К концу месяца документы вроде бы есть, но в учёте их нет. Начинается бег по кругу: банк сверили, а ОСВ не сходится. Причина — забыли нажать кнопку «Провести».
Так что помните: документ существует для учёта, только если он отражён в программе. И делайте короткий отчёт контроля непроведённых документов. Увидите, сколько раз это спасёт от аврала.
Ошибка 7. Возвраты и корректировки живут отдельно друг от друга
Возврат оформили, но не связали его с исходной операцией. В итоге по расчётам, по складу, по доходам или расходам остаются хвосты. А в отчётности опять появляются лишние суммы. Корректировки всегда привязывайте к первоисточнику!
Ошибка 8. Первичка есть, но нет основания
Нет договора, заявки, счёта, переписки или акта согласования. А потом возникает закономерный вопрос: «А на каком основании мы это приняли и оплатили?»
Определите минимальный пакет оснований по типам операций. И пропишите для себя простой регламент: без основания документ не идёт в работу.
Ошибка 9. «Свалка» на 76 и ручные операции без объяснения
Когда первичка неполная или неудобная, возникает соблазн сделать проводку вручную, чтобы просто сошлось. Оно сходится. Временно. А через месяц-другой никто не может объяснить, что это было и почему остался непонятный остаток.
Любые ручные операции должны иметь смысл: что это и чем закроется. Если объяснения нет — проводку не делать.
Для вашего удобства я создала чек-лист — он прямо здесь. Скачивайте, печатайте и держите под рукой, чтобы первичка всегда была под контролем ✅
Качественные первичные документы экономят больше времени, чем любые хитрые настройки в программе. Они не оставляют долгов и незакрытых вопросов, благодаря чему отчётность делается быстро и без авралов.