Банки работают в условиях строгого регулирования, где любая ошибка в процессе может привести к серьезным последствиям: штрафам со стороны ЦБ, риску потери лицензии и репутационным потерям. Снизить эти риски помогают прозрачные и управляемые процессы. Когда каждый этап зафиксирован, а зоны ответственности понятны, вероятность упустить важную деталь или допустить ошибку заметно снижается.
Создавать процессы с нуля долго и трудозатратно, поэтому мы подготовили шаблоны в Кайтене. В них уже заложена структура для работы разных команд. Вам остается только адаптировать ее под особенности своей работы, а не разрабатывать все заново.
Как добавить шаблон в свой аккаунт
Все шаблоны доступны в Кайтене как публичные пространства. Чтобы добавить подходящий вариант в свой аккаунт, перейдите по ссылке на шаблон и нажмите «Импортировать себе».
Что важно учесть
- В подборке есть шаблоны с пользовательскими полями. При копировании пространства они не переносятся, поэтому при необходимости их нужно будет создать отдельно по инструкции.
- В некоторых шаблонах доски разделены на горизонтальные дорожки. Эта функция недоступна на бесплатных тарифах, поэтому скопировать такую доску можно только при подписке на тариф «Старт» или выше. Подробнее — на странице тарифов.
Теперь можно перейти к обзору самих шаблонов и выбрать подходящий вариант для своей команды.
Шаблон для обработки финансовых запросов
Этот шаблон помогает выстроить удобную систему работы с входящими запросами на подготовку финансовых данных и отчетов. Он подойдет финансовым командам, которые обрабатывают обращения от других подразделений: готовят выгрузки, проводят сверки и формируют отчеты.
Как устроена работа в шаблоне
Доска позволяет контролировать весь процесс — от поступления нового запроса до передачи готового результата. Все этапы работы находятся в одном месте, что упрощает управление задачами и снижает вероятность ошибок.
Тип карточки «Финансовый запрос»
В шаблоне уже настроен специальный тип карточки — «Финансовый запрос». При его выборе автоматически появляются дополнительные поля:
- Клиент
- Тип работы
- Источник данных
Такой подход помогает стандартизировать задачи и сразу фиксировать важную информацию. При необходимости вы можете использовать этот пример как основу и настроить собственные типы карточек по аналогии.
Метки для задач
Для удобства навигации по задачам в шаблоне используются метки. Они позволяют быстро понять тип работы прямо на доске, не открывая карточку.
Доступные варианты меток:
- аудит и регуляторные запросы
- инциденты
- срочные запросы бизнеса
- обычный поток задач
- работа по расписанию
При необходимости вы можете адаптировать набор меток под свои процессы и специфику работы команды.
Шаблон для закупок и работы с подрядчиками
Этот шаблон помогает организовать процесс закупок — от появления потребности в подразделении до завершения договора и приемки результатов. Он упрощает контроль всех этапов и делает работу с подрядчиками более прозрачной.
Как устроен процесс
Работа разбита на последовательные этапы, оформленные в виде колонок на доске:
- Инициатива
- Сбор требований
- Поиск поставщиков
- Тендер
- Выбор поставщика
- Согласования
- Подписание договора
- Поставка
- Приемка
- Закрытие
Разделение по категориям закупок
Доска дополнительно поделена на дорожки по типам закупок: программное обеспечение, оборудование, услуги, маркетинг и аутсорсинг. Это позволяет отдельно отслеживать загрузку по каждой категории и быстрее выявлять узкие места.
Карточки закупок
Каждая закупка оформляется в виде карточки с ключевой информацией:
- подразделение-заказчик
- инициатор
- ответственный закупщик
- бюджет
- критичность
Это помогает быстро ориентироваться в задачах и понимать приоритеты.
Просмотр в формате таблицы
Если переключиться на табличное представление, все задачи отображаются в компактном виде. Система автоматически подсчитывает общий бюджет по всем карточкам и выводит сумму отдельно, что упрощает финансовый контроль.
Кому подойдет шаблон
Шаблон будет полезен руководителям закупок и специалистам тендерного отдела — они смогут видеть этапы всех закупок, ответственных и бюджеты в одном пространстве. Подразделения-заказчики также получают возможность отслеживать статус своих заявок без дополнительных запросов.
Шаблон для запуска продуктов
Этот шаблон помогает управлять запуском продуктов на всех этапах и отслеживать прогресс в разрезе продуктовых категорий. Он подходит для команд, которым важно видеть общую картину и при этом сохранять детализацию по задачам.
Структура шаблона
Шаблон включает несколько связанных досок: одну главную и четыре доски для смежных команд. Центральная доска — «Фазы запуска» — отражает полный жизненный цикл продукта:
- идея
- проработка концепции
- утверждение
- разработка
- согласование
- пилот
- полноценный запуск
Разделение по продуктовым категориям
Все доски имеют одинаковую структуру дорожек по категориям продуктов: вклады и накопления, кредитование, карты и платежи, страхование и инвестиции. Это позволяет в любой момент оценить загрузку по каждой категории сразу во всех командах.
Работа со смежными командами
Если в запуске продукта участвуют другие отделы, в основной карточке можно создавать дочерние задачи и размещать их на досках соответствующих команд. Например, добавить задачу для маркетинга по подготовке рекламных материалов.
Организация задач на досках
Карточки на досках отражают не отдельные задачи, а крупные блоки работ. Внутри каждого блока команда может разбивать работу на более детализированные задачи уже в своем рабочем пространстве.
Отслеживание прогресса
Контролировать запуск продукта можно с помощью диаграммы Ганта, где проекты отображаются как горизонтальные линии на временной шкале.
Также прогресс удобно отслеживать через дочерние задачи — их статусы видны прямо в родительской карточке. При необходимости можно открыть все связанные задачи в один клик.
Кому подойдет шаблон
Шаблон будет полезен продуктовым менеджерам и руководителям направлений, которые запускают продукты. Он помогает видеть общий прогресс и одновременно сохранять детализацию по всем участникам процесса.
Шаблон для управления рисками банка
Этот шаблон построен на основе требований Положения Банка России № 716-П и отражает полный цикл работы с операционными рисками: от их выявления до контроля и закрытия. Он помогает системно управлять рисками и соблюдать регуляторные требования.
Как устроен процесс
Доска разделена на этапы, соответствующие логике риск-менеджмента по требованиям ЦБ РФ:
- идентификация
- оценка
- реагирование
- мониторинг
- закрыто / урегулирование
Тип карточки «Риск»
В шаблоне предусмотрен специальный тип карточки — «Риск». При его использовании в задаче появляются дополнительные поля:
- тип риска: кредитный, операционный, рыночный, ликвидности, комплаенс
- приоритет: высокий, средний или низкий
- владелец риска — подразделение, ответственное за процесс
Это позволяет структурировать информацию и быстрее принимать решения по каждому риску.
Особенности этапа мониторинга
Риски могут находиться в колонке «Мониторинг» длительное время — это нормальная практика, так как контроль требует регулярного наблюдения. Если для работы с риском требуется участие других подразделений, в карточке можно создать дочерние задачи и распределить их по соответствующим доскам.
Гибкость настройки
Шаблон легко адаптируется под особенности конкретного банка. Вы можете добавить дополнительные типы рисков, настроить поля карточек или установить WIP-лимиты для контроля загрузки на этапах.
Кому подойдет шаблон
Решение будет полезно риск-менеджерам, комплаенс-специалистам и руководителям подразделений. Оно позволяет видеть актуальную картину по рискам в одном месте и эффективно управлять процессом их обработки.
Шаблон базы знаний
Это готовая структура базы знаний, которую можно использовать как основу для создания единого хранилища информации. Шаблон позволяет быстро организовать документы и постепенно наполнить систему актуальными материалами.
Как устроен шаблон
Структура уже разделена на 7 ключевых разделов — остается только адаптировать их под свои задачи и добавить содержимое:
- «О компании» — для миссии, стратегии, организационной структуры и материалов о корпоративной культуре
- «Процессы и инструкции» — для регламентов отделов и онбординга новых сотрудников
- «Продукты и услуги» — для маркетинговых материалов, технической документации и описаний продуктов
- «Ресурсы и инструменты» — для доступов, презентаций и описания внутренних систем
- «Развитие и обучение» — для обучающих материалов, карьерных треков и записей внутренних встреч
- «Операционка» — для документооборота, кадровых процессов и закупок
- «Архив» — для завершенных проектов и устаревших процессов, которые могут пригодиться в будущем
Кому подойдет шаблон
Шаблон будет полезен командам, которые хотят создать единое пространство для хранения знаний: от внутренних регламентов и продуктовой документации до материалов для обучения сотрудников.
Шаблоны для IT-направления
IT-команды в банке отвечают за стабильную работу всей инфраструктуры — от клиентских приложений до внутренних систем. Чтобы эффективно управлять этой областью, важно выстроить процессы как для быстрого реагирования на сбои, так и для устранения их причин.
Шаблон для управления IT-инцидентами и проблемами
Шаблон включает две связанные доски, каждая из которых решает свою задачу: оперативную обработку инцидентов и системную работу с их первопричинами.
Доска «Инциденты»
Первая доска предназначена для быстрого реагирования на сбои и контроля их статуса. Процесс организован по этапам жизненного цикла инцидента:
- регистрация
- классификация
- диагностика
- устранение
- проверка решения
- закрытие
Дорожки на доске разделены по приоритетам с учетом SLA — от критических инцидентов P1 с временем реакции 1 час до низкоприоритетных P4 с допустимым временем реакции до 72 часов.
Карточки типа «Инцидент» содержат дополнительные поля, например для указания затронутых систем и источника обращения. Это помогает быстрее определить ответственную команду и ускорить решение проблемы.
Доска «Проблемы (RCA)»
Вторая доска используется для анализа причин инцидентов. Она подключается в случаях, когда сбой устранен, но его источник не ликвидирован или ситуация повторяется.
Работа выстроена по следующим этапам:
- выявление проблемы
- анализ причин
- разработка решения
- внедрение изменений
- закрытие
Дорожки на этой доске разделены по системам, что позволяет видеть, где чаще всего возникают повторяющиеся проблемы.
Карточки типа «Проблема» включают поля для фиксации коренной причины и обходного решения — временной меры, которая снижает влияние на пользователей до внедрения постоянного решения.
Кому подойдет шаблон
Шаблон будет полезен командам технической поддержки и эксплуатации. Он помогает не только оперативно устранять сбои, но и системно снижать их количество за счет работы с первопричинами.
Шаблоны для разработки по Scrum
Этот шаблон помогает организовать работу команды по Scrum и обеспечивает все необходимое для ведения спринтов. Он формирует прозрачную систему управления задачами и упрощает контроль прогресса.
Структура работы
В шаблоне предусмотрены ключевые элементы Scrum-процесса:
- общий бэклог (супербэклог) с полной очередью задач
- текущий спринт с отдельным списком задач
- этапы ревью
- тестирование
- завершение задач
Такая структура помогает команде держать фокус на приоритетах и не терять задачи в процессе работы.
Планерки и фиксация встреч
Отдельная колонка «Планерки» используется для хранения карточек по встречам. В них можно фиксировать повестку, принятые решения и итоги обсуждений.
При использовании ИИ-ассистента Кайтена встречи можно автоматически расшифровывать и сохранять краткое содержание прямо в карточке.
Типы задач и метки
Карточки различаются по типам задач с помощью меток:
- разработка
- исправление ошибок (багфиксы)
- технический долг
Анализ распределения задач помогает команде понимать, на что уходит основное время. Например, если преобладают багфиксы или технический долг, это повод обсудить ситуацию на ретроспективе.
Кому подойдет шаблон
Шаблон подойдет IT-командам, работающим по Scrum. Он дает руководителю прозрачность по загрузке и прогрессу спринта, а разработчикам — четкое понимание текущих приоритетов.
Шаблоны для отдела маркетинга
Маркетинг в банке охватывает сразу несколько направлений: продвижение продуктов, работу с партнерами, контент и рекламу. Когда эти процессы не связаны между собой, становится сложно видеть общую картину. Для решения этой задачи подойдут специализированные шаблоны.
Шаблон для квартального планирования
Этот шаблон объединяет работу всего маркетингового отдела в одном пространстве. Оно разделено на несколько досок по направлениям, что позволяет учитывать специфику каждой команды и при этом сохранять единое управление.
Главная доска «Цели квартала»
Основная доска отражает стратегические задачи на квартал. Она помогает держать фокус на приоритетах и понимать, какие инициативы являются ключевыми для периода.
Доски по направлениям
Каждое направление имеет собственную доску с этапами, адаптированными под его процесс. Например:
- в SMM — от формирования контент-плана до публикации
- в performance-маркетинге — от подготовки кампаний до тестирования гипотез и запуска
Это позволяет командам работать в удобной логике, не теряя связи с общими целями.
Доска «Текучка»
Отдельная доска предназначена для входящих задач, которые не связаны с квартальными целями. Их можно разделять по приоритету, например на срочные и плановые, чтобы быстрее реагировать на запросы.
Связи между задачами
Между досками можно выстраивать связи через дочерние задачи. Например, задача по запуску продукта может иметь связанные карточки в командах контента, таргета и SMM. Это помогает синхронизировать работу разных направлений без необходимости погружаться в каждую доску отдельно.
Кому подойдет шаблон
Шаблон подойдет маркетинговым командам банка, которые ведут несколько направлений одновременно и хотят видеть полную картину по всем активностям в одном пространстве.
Шаблон маркетингового плана
Этот шаблон представляет собой структурированный документ, который помогает команде пройти все этапы разработки маркетинговой стратегии — от анализа рынка до постановки ключевых показателей эффективности.
Аналитический блок
Первая часть шаблона посвящена подготовке базы для принятия решений. В нее входят:
- анализ конкурентов
- описание целевой аудитории
- формирование уникального торгового предложения
Этот блок помогает глубже понять рынок и определить позиционирование продукта.
Планирование и реализация
Вторая часть шаблона сосредоточена на практической стороне маркетинга:
- выбор каналов продвижения
- планирование SEO-активностей
- определение метрик и KPI
Здесь команда фиксирует конкретные действия и показатели, по которым будет оцениваться результат.
Практическое применение
Шаблон помогает системно подойти к продвижению банковских продуктов. Например, при запуске кредитной карты или вклада команда может в одном документе описать портреты клиентов, определить каналы коммуникации и зафиксировать целевые показатели.
Кому подойдет шаблон
Решение будет полезно маркетинговым командам, которые разрабатывают стратегии продвижения и хотят структурировать работу в едином формате.
Шаблоны для HR
Для HR-команд банка подобраны шаблоны, которые помогают выстроить и систематизировать ключевые кадровые процессы. Они делают работу прозрачной и упрощают управление задачами на всех этапах.
Шаблон воронки найма
Этот шаблон объединяет весь процесс подбора персонала в одном пространстве — от получения резюме до формирования оффера. Он позволяет видеть статус каждого кандидата и эффективно управлять воронкой найма.
Как устроен процесс
Доска собеседований отражает путь кандидата через все этапы подбора:
- первичный контакт
- согласование времени интервью
- проведение собеседования
- тестовое задание
- финальное решение
- оффер
Разделение по специализациям
Кандидаты распределяются по дорожкам в зависимости от специализации. Это позволяет одновременно вести несколько вакансий и видеть отдельную воронку по каждой из них.
Например, в банке можно параллельно отслеживать подбор кредитного аналитика и разработчика, не смешивая процессы.
Кому подойдет шаблон
Шаблон будет полезен HR-специалистам и рекрутерам, которые ведут несколько вакансий одновременно и хотят держать под контролем все этапы подбора персонала.
Шаблон для приема новых сотрудников
Этот шаблон помогает организовать все процессы, связанные с изменением статуса сотрудника: прием на работу, перевод, увольнение, а также управление доступами к системам. Он позволяет не упустить важные шаги и стандартизировать кадровые операции.
Как устроен шаблон
Каждое кадровое событие ведется на отдельной доске со своим процессом. Это помогает четко разграничить этапы и упростить контроль выполнения задач.
Карточка сотрудника
Карточка приема содержит всю ключевую информацию:
- должность
- дата выхода
- отдел
- руководитель
- корпоративная почта
- телефон
Это позволяет централизованно хранить данные и быстро ориентироваться по каждому сотруднику.
Управление доступами
Метки на карточке показывают, к каким системам необходимо выдать доступ. Например:
- Billing
- CRM
- корпоративная почта
Такой подход помогает не пропустить ни одну систему при подключении сотрудника.
Практическое значение
Для банка это особенно важно, так как новый сотрудник часто требует доступа сразу к нескольким системам — например, АБС, процессингу и внутренним регламентам. Шаблон помогает контролировать этот процесс и исключает ошибки.
Кому подойдет шаблон
Шаблон будет полезен HR-командам и административным подразделениям, которые отвечают за оформление сотрудников и управление доступами.
Что еще полезного есть в Кайтен для банков
Помимо шаблонов, в Кайтене есть инструменты, которые помогают сделать работу с процессами быстрее, прозрачнее и управляемее. Рассмотрим ключевые возможности.
Автоматизации
Чтобы сократить ручную работу, в системе доступно более 300 сценариев автоматизации. Они позволяют ускорить процессы и снизить вероятность ошибок.
Примеры использования в банковской практике:
- автоматическое назначение — при поступлении инцидента с определенной меткой задача сразу назначается нужной команде
- напоминания и эскалации — система уведомляет ответственного о приближении дедлайна и автоматически сообщает руководителю при просрочке
- запланированные задачи — регулярные отчеты и проверки создаются автоматически по расписанию с заполненными полями
- переходы по условиям — карточка сама перемещается между этапами при выполнении заданных условий
Настройка автоматизаций происходит в удобном интерфейсе и не требует знаний программирования.
Диаграмма Ганта и ресурсное планирование
Для управления несколькими проектами одновременно используется модуль «Гант и ресурсное планирование». Он помогает видеть полную картину загрузки и сроков.
Примеры применения:
- планирование аудиторских проверок — видно пересечения и загрузку специалистов
- запуск продуктов — все задачи разных команд объединены на одной временной шкале с зависимостями
- контроль ресурсов — отображается занятость сотрудников по проектам в часах
- управление вехами — ключевые даты фиксируются и остаются в фокусе
Инструмент помогает избегать перегрузок и своевременно реагировать на изменения в проектах.
Service Desk
Модуль Service Desk собирает все внутренние обращения сотрудников в одном месте и превращает их в управляемые задачи.
Как это работает:
- сбор обращений — запросы из почты, мессенджеров или порталов автоматически создают карточки
- контроль SLA — для каждой задачи задается срок выполнения, система отслеживает его соблюдение
- шаблонные ответы — типовые ответы можно отправлять прямо из карточки без переключения между системами
Это упрощает обработку запросов и повышает качество внутреннего сервиса в банке.
Шаблоны для других отраслей
Если вы работаете не в банковской сфере, в Кайтене есть готовые решения и для других направлений. Они помогут быстро выстроить процессы с учетом специфики вашей отрасли.
Доступные шаблоны
Как использовать
Вы можете взять любой шаблон за основу и адаптировать его под свои задачи. Это значительно быстрее и удобнее, чем выстраивать процессы с нуля.
Где найти помощь
Если в процессе настройки возникают вопросы, можно обратиться к базе знаний Кайтена. В ней подробно описаны функции системы и даны рекомендации по их использованию.
Смотрите также: