Исследование компании Microsoft показывает, что среднестатистический работник в США тратит 76 часов в год на поиск утерянных файлов, предметов и заметок. Однако согласно другому отчету International Data Corporation (американская исследовательская и консалтинговая компания), статистика гораздо печальней: 26 % рабочего дня типичного работника умственного труда уходит на поиск и систематизацию информации, разбросанной по различным каналам. Это получается, что из 247 рабочих дней в 2026 году 61 день мы что-то ищем.
КОНЦЕПЦИЯ ВТОРОГО МОЗГА.
Тьяго Форте в своей книге разрабатывает концепцию второго мозга, суть которой сводится к тому, чтобы делегировать часть функций своего мозга «коробке» (место хранения информации).
Каждый новый проект начинается со складной коробки, на которой пишется название проекта. Это начальное действие дает ей ощущение цели: «Коробка помогает почувствовать себя организованным и собранным, даже когда не знаешь, куда двигаться. В коробку складываем все, что связано с проектом, и она становится бурлящим котлом творческой энергии. Коробка дает возможность ставить проекты на паузу и возвращаться к ним позднее: Коробка дает возможность почувствовать связь с проектом.
Конечно же, «живую» коробку в 2026 году навряд ли кто-то будет использовать. Сейчас есть уникальные механизмы, которые упрощают работу. Лично я использую Obsidian, но вариантов очень много. Самое главное – не попасться в ловушку перфекционизма: перед вами не стоит задача найти «идеальное» приложение с точным набором функций до того, как вы сохраните первую заметку. Дело не в том, чтобы найти идеальные инструменты – достаточно будет надежных инструментов, на которые можно будет положиться, зная, что вы всегда сможете сменить их позже.
Источником информации для формирование коробки знаний может послужить все, что угодно:
- отрывки из электронных книг (я лично пользуюсь этим методом. В моей электронной книге PocketBooK можно просто провести пальцем по предложению или абзацу, который я хочу выделить, а затем экспортировать выделенные фрагменты в Word);
- выдержки из статей онлайн или веб-страниц;
- статья или запись в блоге;
- цитаты из подкастов (например на YouTube видеоконтент преобразуется в текст, нужно нажать кнопку «показать текст видео», и откроется окно, из которого можно копировать фрагменты и вставлять их в свои заметки);
- голосовые заметки (потом расшифровать сказанное в текст);
- контент из других приложений (можно вносить изменения в фотографии в разных приложениях, делать наброски в графическом редакторе, ставить лайки в социальных сетях. В любом из этих приложений есть кнопка «поделиться» и возможность копировать/вставлять информацию).
Однако информация, которую мы записали своими словами, гораздо легче запомнить. Запись – это тренировка, репетиция идей. Она повышает вероятность того, что идеи и навыки прочно войдут в вашу жизнь.
Все, как и в случае с конструктором LEGO: чем больше у вас деталей, тем легче построить что-то интересное. Представьте, что вместо того, чтобы начать работу над следующим проектом с чистого листа, вы начали с готовых структурных элементов – результатов исследований, скриншотов, PDF-файлов с уже выделенными фрагментами текста, заметок к книге, сделанных «на коленке» набросков. Они и станут основой ваших долгосрочных усилий по осмыслению поля вашей деятельности, индустрии в целом, да и всего мира.
Независимо от того, сколько различных видов ПО вы используете, не разбрасывайте важную информацию по десяткам различных мест – вам никогда не придет в голову потом там их искать. Убедитесь, что ваши лучшие находки обязательно окажутся в приложении для заметок, где вы объедините их и будете с ними работать.
Благодаря наличию «второго мозга» в качестве щита от «информационной бури» нам больше не нужно моментально реагировать на каждую идею, ведь мы не рискуем безвозвратно потерять их.
Каждый раз, когда вы делаете набросок рисунка, создаете презентацию, записываете короткий видеоролик на свой телефон, пишете сообщение в социальных сетях, вы делаете шаг к созданию конкретного промежуточного продукта.
Промежуточный пакет можно создать с нуля целенаправленно, но гораздо эффективнее будет заметить уже готовые пакеты и потратить пару мгновений, чтобы сохранить их в свой «второй мозг».
Однако из-за обилия контента вокруг нас может быть трудно понять, что именно стоит сохранить. Решение заключается в том, чтобы сохранить и удержать в надежном месте только те данные, которые находят в вас отклик. Прочие данные следует оставить в стороне.
Нобелевский лауреат Ричард Филлипс Фейнман ввел свой метод сохранения информации: «Двенадцать любимых вопросов». Нужно постоянно держать в уме дюжину своих любимых задач, хотя, по большому счету, они будут находиться в пассивном запасе. Каждый раз, когда вы услышите или прочтете о каком-то новом приеме или методе, испробуйте его на каждой из ваших двенадцати задач и посмотрите, поможет ли. Порой что-то будет получаться. Этот междисциплинарный подход позволял ему устанавливать связи между несвязанными, казалось бы, предметами.
Кроме того, при принятии решения сохранить ту или иную информацию можно руководствоваться следующими критериями:
- Критерий сохранения № 1: информация меня вдохновляет?
- Критерий сохранения № 2: полезна ли информация?
Известно, что плотники держат в углах своей мастерской всякую всячину – разные гвозди, шайбы, обрезки бруса. Иногда вы сталкиваетесь с информацией, которая может и не вдохновлять, но вы уверены, что в будущем она пригодится. Её тоже следует сохранить.
- Критерий сохранения № 3: личная ли информация. К ней относятся ваши собственные идеи, размышления, воспоминания, памятные сувениры. Мы можем использовать заметки, чтобы документировать свою жизнь и лучше понимать, как мы стали теми, кем являемся, продолжая многовековую практику ведения журналов и дневников.
- Критерий сохранения № 4: удивляет ли вас эта информация? Людям присуща естественная склонность искать доказательства, подтверждающие их убеждения. Это хорошо изученный феномен, который называется предвзятостью подтверждения. Если вас не удивляет какой-то факт, то вы уже о нем знаете на каком-то уровне, следовательно, зачем писать о нем в заметках?
Самые распространенные ошибки новичков в ведении заметок:
Ошибка № 1: слишком много текста;
Ошибка № 2: выделять текст бесцельно.
Помните о себе в будущем. Наш самый дефицитный ресурс – это время, а это значит, что приоритетом для нас должна быть способность быстро находить идеи, которые уже имеются в нашем «втором мозге». Возможно, вашим первым порывом будет желание сохранить статью целиком. Это ведь качественная информация, почему бы и нет? Проблема в том, что эта подробная статья с практическими рекомендациями состоит из тысячи слов. Даже если сейчас вы потратите 20–30 минут на ознакомление с ней, в будущем вам снова нужно будет потратить это же время на повторное прочтение, ведь детали забудутся. А добавлять ее в закладки, чтобы прочитать позже, вы тоже не хотите, ведь вы не будете знать, что конкретно в ней содержится!
Существует действенный способ облегчить и ускорить процесс быстрой ассоциации – извлечь суть из ваших заметок.
Начните с сохранения только лучших отрывков этого контента в новой заметке. Скопируйте и вставьте их, или используйте иные инструменты для сохранения. Это первый слой, начальные фрагменты, которые вы сохраняете в свой «второй мозг». Далее пробегитесь по ним, выделяя основные моменты и самые важные выводы полужирным шрифтом. Не подвергайте это действие анализу: если информация находит в вас отклик, то ее и надо будет выделить. Эти фрагменты формируют второй слой. Теперь прочитайте только выделенные полужирным шрифтом фрагменты и выделите лучшие отрывки из них. Данные выводы являются третьим слоем. Четвертый слой – это когда мы извлекаем мысли из статьи и своими словами оформляем их в эссе (это мой любимый слой. Я собственно сейчас пишу этот текст и занимаюсь четвертым слоем).
Каждый раз, когда вы создаете заметку, задавайте себе вопрос: «Как я могу сделать ее максимально полезной для себя в будущем?» Этот вопрос побудит вас оставить аннотацию, в которой будет написано, почему эта заметка была создана, о чем вы в тот момент думали, что именно привлекло ваше внимание. Эмпирическое правило – каждый раз, когда вы открываете заметку, следует немного упростить ее поиск для себя в будущем: можно выделить текст, заголовок, добавить маркированный список или комментарий. Это похоже на правило кемпинга, примененное к информации, – чтобы в заметке после закрытия стало лучше, чем было до открытия. Это обеспечит более легкий поиск в заметках, с которыми вы взаимодействуете чаще всего. Тем самым вы сделаете свою работу более эффективной.
PARA
Однако вскоре вы столкнетесь с новой проблемой: что делать со всей этой ценной собранной информацией? Чем старательнее вы ее собираете, тем сильнее эта проблема будет проявляться.
Как только вы начнете фиксировать заметки, которые вызвали у вас отклик, рано или поздно вам понадобится их организация.
Лучший способ организации заметок – сохранять их для дальнейшего применения на практике в соответствии с проектами, над которыми вы сейчас работаете. Рассмотрите новую информацию с точки зрения ее полезности, задав вопрос: «Как это поможет мне продвинуть один из моих текущих проектов? Вы неизбежно начнете замечать закономерности и связи между ними.
Момент, когда вы впервые сталкиваетесь с идеей, является худшим, чтобы решить, что она означает. Ее нужно отложить в сторону и добиться некоторой объективности.
Информация должна систематизироваться не по типу, а по уровню полезности. Представьте себе, насколько абсурдно было бы организовывать пространство на кухне по видам пищи: например, свежие фрукты, сухофрукты, фруктовые соки и замороженные фрукты хранились бы в одном месте, потому что это фрукты. Тем не менее, именно так большинство людей организует свои файлы и заметки – книжные заметки собраны вместе лишь потому, что эти данные взяты из книг, или все цитаты сохранены вместе лишь потому, что это цитаты.
Метод PARA. Разделить все входящие сообщения на группы:
(P - projects) Проекты. Краткосрочные обязательства в рабочей и личной жизни, над которыми вы работаете прямо сейчас.
(A - areas) Сферы жизни. Долгосрочные обязательства, которые вы планируете выполнить со временем.
(R - resources) Ресурсы. Интересные для вас темы, которые могут пригодиться в будущем.
(A - archives) Архивы. Неактивные заметки из трех других категорий.
Проекты.
Они конечны, продолжаются в течение определенного периода времени. Цель достичь конкретного результата.
Когда мы видим интересную мысль, необходимо ответить лишь на один простой вопрос: «Для какого проекта это будет наиболее полезно?» Предполагается, что вы в данный момент работаете только над определенными проектами, и связанная с ними информация должна быть систематизирована для упрощения работы.
Например, вы наткнулись на полезную статью о том, как стать более жизнеспособным. Многие сохранили бы эту заметку по теме в папку «Психология». Этот выбор кажется вполне логичным. Проблема в том, что тема слишком широка. Представьте себя несколько недель или месяцев спустя. Ваш рабочий день в разгаре, и вам потребовалась эта статья. Сколько времени вы потратите, чтобы найти ее в папке среди огромной кучи заметок на такую обширную тему?
Если у вас нет текущего проекта, для которого ваша заметка была бы полезна, у нас есть несколько других вариантов, куда ее поместить: например, в специальные места для каждой из сфер вашей жизни, за которые вы отвечаете, и среди ресурсов – своего рода персональной библиотеки ссылок, фактов и вдохновения.
Со временем, когда вы завершите работу над проектами, освоите новые навыки и приблизитесь к выполнению своих целей, вы обнаружите, что те или иные заметки и ресурсы стали бесполезными.
Обратите внимание, что количество заметок в каждом проекте (указано в скобках после названия).
Сферы жизни.
Долгосрочные интересы. У них нет определенной даты окончания. Это путь самурая: здоровье, личностный рост, дружеские отношения, финансы, профессиональный рост.
Ресурсы.
Заметки или файлы, которые в данный момент не имеют отношения к текущему проекту или сфере жизни, можно оставить в ресурсах для использования в будущем.
Архив.
Оконченные проекты. Их можно использовать как шаблон. Наши время и внимание ограниченны, поэтому пора относиться к вещам, в которые мы что-то инвестируем, как к интеллектуальным активам, которые можно использовать неоднократно, чтобы не создавать их с нуля.
Входящие.
Когда вы решаете, стоит ли выделять тот или иной фрагмент, не беспокойтесь о его анализе, интерпретации или подборе категории для него. Вы можете переутомиться и потерять концентрацию. Поэтому у меня есть еще одна папка Входящие, я туда кидаю первые попавшиеся мысли до момента их переноса в PARA.
ИСТИНА ТО, ЧТО СОТВОРЕНО
Чтобы познать эту истину, недостаточно прочитать о ней в книге. Идеи остаются мыслями до тех пор, пока они не воплощены в жизнь. Удивительно, но, когда мы делаем акцент на практическом применении, огромный объем информации радикально упрощается и упорядочивается. Какой смысл в знаниях, если они никому не помогают и ничего не производят.
Поэтому автор рекомендует направить как можно больше времени и усилий не на потребление информации, а на созидание. Во всех нас присутствует желание творить, привносить в жизнь что-то хорошее, настоящее и красивое. Это часть нашей природы. И создание нового ведь глубоко удовлетворяет не только нас, оно может позитивно повлиять и на других людей – вдохновить их, развлечь или научить чему-то.
Когда садишься, чтобы закончить работу, будь то электронное пояснительное письмо, новый дизайн продукта, исследовательский отчет или стратегия сбора средств, может возникнуть соблазн провести еще больше исследований. Ведь так легко открыть десятки вкладок в браузере, заказать больше книг или отправиться в совершенно новом направлении. Эти действия заманчивы, потому что они кажутся продуктивными. Они только кажутся движением вперед.
Суть заключительного этапа творческого процесса, демонстрации, сводится к отказу от ожидания до тех пор, пока у вас все будет в идеальном состоянии перед тем, как показать свои знания. Суть в том, чтобы самовыражаться раньше, чаще, порционно, чтобы проверить, что получается, а что – нет, собрать отзывы от других людей. В свою очередь, эта обратная связь будет передана в ваш «второй мозг», где она сможет запустить очередной цикл вашей работы.
Самовыражение – фундаментальная человеческая потребность. Для выживания оно так же важно, как пища или крыша над головой. У нас должна быть возможность делиться историями из нашей жизни – от незначительных моментов (например, сегодняшних событий в школе) до самых грандиозных теорий о смысле жизни.
ЛАЙФХАКИ
1. Любую цель, задачу или совместную работу, за которую мы беремся, можно определить как проект, поэтому у всего этого появляется форма, лейтмотив и ощущение направленности. Если считать, что именно в эти проекты мы вкладываем больше всего сил, стоит немного структурировать их запуск.
Люди запускают их как придется. Они могут просмотреть свои уже созданные заметки и файлы в поисках актуальных данных, а могут и не просмотреть. Они могут обсудить с коллегами усвоенные в прошлом уроки, а могут и не обсудить. Они могут разработать план по достижению прогресса, а могут и не разработать. Успешный запуск проекта во многом зависит от случая.
Автор предлагает делать чек-листы проектов:
- просмотреть потенциально актуальные заметки в папках или по тегам. Поискать связанные с проектом термины во всех папках;
- переместить актуальные заметки в папку проекта (или добавить им теги);
- создать структуру собранных заметок и спланировать проект;
- сохранить текущие мысли о проекте.
2. Архипелаг идей: стелим соломку. Чтобы создать архипелаг идей, вы в собираете идеи, источники или моменты, которые сформируют основу вашего эссе.
3. «Мост Хемингуэя»: используем вчерашний импульс сегодня. Он всегда заканчивал писательскую сессию лишь тогда, когда знал, что в истории произойдет дальше. То есть он не домучивал последнюю идею, тратя на это все силы, а останавливался, когда следующий сюжетный ход был для него очевиден. Иными словами, он строил для себя мост в завтрашний день, используя сегодняшние силы и импульс, и точно знал, с чего начнет работу завтра.
4. Уменьшение скоупа (четко определенные границы работ): создаем что-то маленькое, но результативное. Не нужно откладывать выход приложения, ведь это может привести к катастрофическим издержкам в условиях надвигающейся конкуренции и задержать необходимое обучение; вместо этого команде разработки следует по мере приближения даты выхода сократить функционал. Интегрировать социальную сеть в будущих версиях.
5. Чек-лист завершения проекта. Если проект становится неактивным, добавить заметку с его текущим статусом в папку проекта перед тем, как перемещать в архивы. Например, несколько пунктов для описания моих последних действий, немного деталей о том, почему проект был отменен или отложен, кто над ним работал и в какой роли, а также всё, что вы узнали и изучили.
6. Автор рекомендует всегда записывать ключевые данные об источнике заметки: адрес исходного сайта, название статьи, имя автора или издателя, дату публикации.
Я с этим не раз сталкивался лично. Когда готовишь какое-нибудь сложное (экзотическое) блюдо, всегда забываешь накидать рецепт. Затем, когда нужно повторить успех блюда, - тратишь очень много времени на поиск старого рецепта.
7. Визуальные закономерности обостряют интуицию. Поэтому я настоятельно рекомендую сохранять в заметки не только текст, но и изображения.
8. Когда мы делимся своими идеями с другими людьми, это во многом интуитивный процесс, ведь их реакция абсолютно непредсказуема.
9. Еженедельные и ежемесячные обзоры. Еженедельный обзор как регулярную проверку своей рабочей и личной жизни, в ходе которой вы собираете и обрабатываете информацию один раз в неделю. Актуализировать данные по активным проектам и определиться с приоритетами на будущую неделю.
Я предлагаю добавить еще один шаг: делать обзор заметок за прошедшую неделю, давать им короткие названия, выдающие их суть, и распределить их в соответствующую категорию PARA.
ИТОГИ
Автор дает нам совет: не превращайте организацию своего «второго мозга» в очередное серьезное обязательство. Задайте себе вопрос: «Какой самый маленький и простой шаг я могу сделать в правильном направлении?».
Один из самых опасных соблазнов при организации – это чрезмерный перфекционизм, превращение процесса в самоцель. В порядке есть что-то приятное по определению, и можно было бы на нем и остановиться, вместо того чтобы накапливать знания и делиться ими.
Организуй рабочее место. У шеф-поваров есть особая система для организации работы – мизанплас. Это кулинарная философия, которую используют в ресторанах по всему миру, которую в конце XIX века описали французские повара. Это пошаговый процесс эффективного приготовления пищи высокого качества. Шеф-повара никогда не могут позволить себе остановить работу на кухне, чтобы сделать там уборку. Они учатся содержать свое рабочее место в чистоте и порядке в процессе приготовления пищи. Например, вы всегда кладете ложку для перемешивания в одно и то же место, чтобы знать, где ее искать в следующий раз; сразу же протираете нож после использования, чтобы он был готов к дальнейшей работе, или выкладываете ингредиенты в том порядке, в котором они будут использоваться.
ИНТЕРЕСНЫЕ МЫСЛИ (возможно стоит написать отдельные статьи)
1. «Парадокс Поланьи». Кратко его можно сформулировать так: «Мы знаем больше, чем способны сказать».
2. В основе письма лежит фундаментальный парадокс: исследования нужно проводить до того, как писать что-то.
3. Мы привыкли воспринимать информацию с потребительской точки зрения: чем больше, тем лучше, ограничений нет. Считая по умолчанию, что она в дефиците, мы постоянно жаждем все больше и больше информации, и это наша ответная реакция на страх, что ее недостаточно. Нас учили, что информацию нужно тщательно оберегать, потому что люди могут использовать ее против нас или украсть наши идеи. А еще нас учили, что ценность и самоуважение приходят благодаря тому, что мы знаем и можем процитировать по команде.
Ведь очень легко собирать все больше и больше контента вне зависимости от того, будет ли он полезным или выгодным для нас или нет. Это настолько беспорядочное потребление информации, что мы считаем любой мем или случайное сообщение из социальных сетей таким же важным контентом, как и самую глубокую мудрость.
Нами движет страх – боязнь пропустить что-то важное: факт, идею или историю, о которых говорят все. Вот он, парадокс накопительства: сколько бы мы ни собирали данных, нам всегда будет мало. Еще раз посмотрим на мир с позиции дефицита: должно быть, информация, которой мы уже обладаем, не слишком ценная, поэтому мы всегда ищем что-то во внешних источниках, чтобы заполнить пробелы внутри себя.
Противоположностью позиции дефицита является позиция изобилия. С нее можно наблюдать, что мир полон ценных и полезных вещей – идей, размышлений, инструментов, коопераций, возможностей.
С позиции изобилия везде будет бесчисленное количество невероятно мощных знаний – в потребляемом контенте и социальных сетях, в наших телах, интуиции и разуме. При изобилии не нужно потреблять и понимать все эти знания и даже их большинство. Все, что нам необходимо, – это несколько семян мудрости. Переход к мышлению с позиции изобилия влечет за собой отказ от оказавшихся бесполезными для нас вещей, которые, по нашему мнению, были необходимы для нашего выживания. Это отказ от малоценной работы, которая дает нам ложное чувство безопасности, но не пробуждает наше высшее «я». Это отказ от малоценной информации, которая кажется важной, но не делает нас лучше. Это снятие защитного механизма страха, ограждающего нас от мнений других людей, поскольку он также не дает нам принимать дары, которые они хотят нам принести.