Представьте обычное утро в стоматологической клинике: поступают звонки, пациенты пишут в мессенджеры, уточняют стоимость лечения, спрашивают о расписании врачей, переносят и подтверждают записи. Обращений много, команда постоянно переключается между задачами, а информация распределяется по разным каналам.
С одной стороны, активный поток обращений говорит о востребованности клиники. С другой — руководителю важно понимать, как этот поток проходит по воронке, на каких этапах теряются пациенты и как выстроить понятную систему работы для сотрудников.
CrocoDent — клиника с выраженным детским направлением. Основной фокус — комфортное и бережное лечение детей: диагностика, профилактика, лечение кариеса, ортодонтия, хирургия, а также лечение во сне. В работе особое внимание уделяется адаптации ребёнка к приёму, снижению тревожности и созданию спокойной атмосферы для детей и родителей.
Какой был запрос?
Объединение всех коммуникаций в одном окне. Сотрудники вели переписки сразу в нескольких системах и мессенджерах, часть диалогов происходила с телефонов, из-за чего информация могла потеряться.
Мы хотели полностью перейти на amoCRM для автоматических напоминаний и отправок памяток после приёма. Это позволило бы сократить расходы на сторонние сервисы.
Дополнительно стояла задача разделить ответственность по этапам воронки — чтобы у колл-центра, администраторов и кураторов были понятные зоны ответственности и удобный дашборд с ключевыми показателями.
Ситуация похожа на вашу?
Запишитесь на индивидуальную демонстрацию системы управления продажами и бизнес-процессами в стоматологической клиники. Мы покажем, как наши решения могут работать именно у вас. Без шаблонов. С расчётом результата. На реальных примерах.
На встрече покажем:
— Как исключить потери пациентов и выстроить системную работу
— Как автоматизировать задачи администратора и увеличить записи
— Как система сама возвращает «пропавших» пациентов и делает повторные продажи
Оставьте заявку, мы подберем удобное время и отправим Гайд: 7 ключевых цифр в управлении стоматологией.
Другие кейсы стоматологий и мед. клиник 👉 https://clck.ru/3PFwnY
Начало работы
Поэтому мы начали с аудита. На нескольких встречах подробно разобрали текущий бизнес-процесс, отследили путь пациента от первого обращения до завершения лечения и определили, на каких этапах теряется конверсия и где возникает перегрузка у команды.
Совместно с руководителем сформировали новую логику работы:
как фиксируются обращения, кто отвечает за первый контакт, по каким правилам пациент переводится в запись, как контролируется доходимость до приёма, как ведётся план лечения и каким образом выстраивается системная работа с базой пациентов.
Отдельное внимание уделили структуре аналитики: определили, какие показатели важно видеть на каждом этапе.
После этого мы перестроили систему на базе amoCRM под процессы клиники и настроили отдельные воронки под ключевые этапы работы:
— колл-центр для первичной обработки заявок и фиксации источников обращений;
— приём для контроля записи и доходимости пациентов;
— план лечения для сопровождения пациента после первичного визита;
— базу пациентов для системной работы с текущей базой и повторными обращениями.
Сложности в процессе
На этапе настройки возникли сложности с данными. В базе оказались смешаны контакты из разных интеграций и предыдущих настроек, из-за чего появилось пересечение баз и дубли. Это напрямую влияло на корректность аналитики и искажало показатели конверсии. Базу пришлось дополнительно анализировать и частично очищать вручную, чтобы восстановить корректную логику воронки и получить достоверные цифры.
Отдельный блок работы был связан с коммуникациями. Мы донастроили телефонию UIS, настроили новую интеграцию с МИС.
На старте часть сообщений не отправлялась автоматически, из-за чего не получалось полностью реализовать сценарии напоминаний и отправки памяток. Логику пришлось несколько раз дорабатывать и тестировать, чтобы обеспечить стабильную работу автоматических коммуникаций.
Настроена аналитика для отображения сквозных показателей по воронке в нужных разрезах: по обращениям, записям, первичным и повторным приёмам, филиалам.
Отдельно заложили структуру работы с планами лечения, включая разделение на комплексные и некомплексные случаи. Это важно для корректной оценки эффективности лечения и дальнейшей работы с базой пациентов.
Что изменилось после внедрения?
После внедрения CRM, клиника получила воронки с понятными конверсиями на каждом этапе — от первого обращения до визита и оплаты.
Основная часть переписок перенесена в единое окно, благодаря чему диалоги фиксируются в CRM и не теряются между мессенджерами, телефонами и заметками. Это снизило путаницу и упростило контроль качества работы с обращениями.
Дополнительно стало проще управлять процессом за счёт разделения ответственности по этапам воронки: у колл-центра, администраторов и кураторов появились понятные зоны контроля и свои показатели. Команда видит свои задачи и работает более спокойно и предсказуемо.
Мы обучили сотрудников клиники работе с amoCRM, сопровождали на этапе внедрения и помогали адаптировать процессы под реальные задачи команды. Благодаря этому переход прошёл последовательно и без лишнего сопротивления.
Результат
Коммуникации с пациентами стали более системными: значительная часть переписок фиксируется в CRM, что помогает снизить потери обращений и навести порядок во взаимодействии с пациентами. Команда работает в более понятной логике, а у каждого этапа появились ответственные и измеримые показатели.
Именно такие системы мы выстраиваем для стоматологических клиник в медицинском digital-агентстве One Link. Часто уже на этапе аудита процессов становится видно, где именно теряются пациенты и какие изменения быстрее всего дают результат.
🚀 Хотите сделать работу клиники более системной и увеличить количество приёмов?
Мы покажем, как наши решения могут работать именно у вас. Без шаблонов. С расчётом результата. На реальных примерах.
Оставьте заявку на бесплатную экскурсию и демонстрацию системы для управления и роста клиники 👉 onelinkmed.ru
Другие кейсы стоматологий и мед. клиник 👉 https://clck.ru/3PFwnY
Наши контакты
Сайт: onelinkmed.ru
Почта: info@1-link.ru
+7 (958) 709-06-59
+7 (499) 649-14-29