Как застройщик «Новый Нижний» автоматизировал заселение в проектах комплексной застройки и превратил передачу ключей в управляемый бизнес-процесс.
Застройщик: «Новый Нижний»
Проект: Мои Цветы, Кузнечиха Город
Формат проекта: комплексная застройка, несколько очередей
Решение: платформа «Базис Недвижимость», модуль «Ключи»
Интеграция:
Контекст и предпосылки
Застройщик «Новый Нижний» рассматривал процесс заселения как ключевую точку клиентского опыта, напрямую влияющую на репутацию бренда и повторные рекомендации. Компания искала решение, которое позволило бы не просто автоматизировать отдельные этапы передачи ключей, а выстроить сквозной, управляемый и масштабируемый процесс.
Перед принятием решения команда застройщика провела полноценный анализ рынка: изучила существующие ИТ-решения, сравнила функциональность, запросила демонстрации, проверила реальные кейсы и задала поставщикам детальные вопросы по внедрению и поддержке. Критически важными были стабильность системы, глубина функционала и практический опыт работы именно с застройщиками.
По итогам выбора компания «Новый Нижний» остановилась на системе «Базис Недвижимость» как на наиболее комплексном и зрелом решении для автоматизации заселения.
Проблема, с которой застройщик столкнулся до внедрения
Несмотря на выстроенные внутренние процессы, застройщик «Новый Нижний» столкнулся с типичной для растущих девелоперских компаний проблемой — ручное управление заселением перестало масштабироваться. Увеличение объёмов ввода жилья приводило к росту нагрузки на отдел заселения, снижению скорости обработки обращений и росту числа операционных ошибок. Отсутствие единой цифровой среды усложняло контроль сроков, работу с подрядчиками и формирование управленческой аналитики. В результате даже при сильной команде процесс передачи ключей становился уязвимым с точки зрения клиентского сервиса и репутации бренда.
Реализованное решение
В рамках проекта был внедрен модуль «Ключи», который охватил весь цикл передачи квартир собственникам:
- онлайн-запись на получение ключей;
- личный кабинет покупателя с уведомлениями;
- цифровая фиксация дефектов с фото и комментариями;
- шаблонизатор актов и сопроводительных документов;
- автоматическое распределение замечаний по подрядчикам;
- контроль сроков устранения дефектов;
- аналитика по статусам квартир и загрузке команды.
Эффект от внедрения в цифрах
- –33% — сокращение времени на передачу объекта в целом.
- +19% подписанных Актов приема-передачи с первого осмотра.
- 100%-я прозрачность процесса заселения для руководства и смежных подразделений.
До внедрения системы «Базис Недвижимость»
1. Запись собственников и планирование заселения
До автоматизации запись на получение ключей велась вручную: через телефонные звонки, Excel-файлы и переписку в мессенджерах.
Единый календарь отсутствовал, изменения фиксировались несвоевременно, что регулярно приводило к пересечениям по времени и ручным переносам.
Сотрудники тратили в среднем 12–15 минут на обработку одного обращения, включая уточнение данных, подбор времени и повторные согласования.
В периоды активного заселения это означало:
- до 40–50 входящих обращений в день;
- перегрузку отдела клиентского сервиса и снижение качества сервиса.
2. Фиксация замечаний и дефектов
Замечания собственников фиксировались в бумажных актах или отдельных файлах. Фотографии дефектов хранились разрозненно, без единой структуры и привязки к квартире или подрядчику.
В результате:
- до 20–30% информации терялось;
- часть замечаний требовала повторного уточнения;
- сроки устранения дефектов растягивались;
- клиенты были вынуждены повторно возвращаться к уже зафиксированным вопросам.
3. Подготовка документов
Акты приёма-передачи и сопутствующие документы формировались вручную. Проверка реквизитов, параметров квартиры и данных собственника занимала значительное время.
Любая ошибка приводила к повторной печати и переносу процедуры, что увеличивало:
- общее время заселения;
- нагрузку на сотрудников;
- количество негативных обращений со стороны клиентов.
4. Взаимодействие с подрядчиками
Передача замечаний подрядным организациям осуществлялась через почту и мессенджеры, без единого стандарта и сквозного контроля сроков.
Руководство:
- не видело фактический статус устранения дефектов;
- не могло объективно сравнивать эффективность подрядчиков;
- было вынуждено управлять процессом в ручном режиме.
5. Контроль и аналитика
Для получения сводной картины по заселению данные собирались из нескольких источников: таблиц, переписок и CRM. Формирование отчетов занимало от одного до нескольких дней, а управленческие решения принимались с задержкой и на неполных данных.
После внедрения системы «Базис Недвижимость» (модуль «Ключи»)
1. Цифровая запись и личный кабинет покупателя
Собственники самостоятельно выбирают удобное время получения ключей через личный кабинет. Онлайн-запись доступна 24/7 без участия менеджеров.
Результат:
- сокращение входящих звонков почти на 40%;
- снижение нагрузки на отдел клиентского сервиса;
- прогнозируемый график приёмки без накладок и очередей.
2. Стандартизированная фиксация дефектов
Все замечания фиксируются в системе с:
- привязкой к конкретной квартире;
- фото- и видеофиксацией;
- ответственным подрядчиком и сроками исполнения.
Это позволило:
- сократить средний срок устранения дефектов на 45%;
- уменьшить количество повторных проверок более чем в 2 раза;
- повысить прозрачность процесса для клиента и застройщика.
3. Автоматизированный документооборот
Благодаря шаблонизатору документов акты формируются за 3–5 минут. Данные подтягиваются автоматически, человеческий фактор практически исключён.
Сотрудники отдела заселения:
- тратят меньше времени на бумажную работу;
- могут сосредоточиться на сопровождении клиента;
- проводят процедуру передачи ключей быстрее и спокойнее.
4. Прозрачная работа подрядчиков
Подрядчики получают замечания напрямую в системе с:
- фиксированными сроками;
- статусами выполнения;
- историей изменений.
Руководство в реальном времени видит:
- загрузку подрядных организаций;
- фактические сроки устранения дефектов;
- узкие места и отклонения от нормативов,
что позволяет оперативно управлять ресурсами и качеством работ.
5. Управляемость и аналитика
Вся информация по заселению доступна в одном интерфейсе:
- статусы квартир;
- этапы передачи;
- загрузка сотрудников;
- проблемные зоны.
Отчёты формируются автоматически и используются:
- для оперативного управления процессом;
- для анализа эффективности команды и подрядчиков;
- для принятия управленческих решений на основе актуальных данных, а не постфактум.
Отзывы:
Павел Трубин, начальник отдела клиентского сервиса:
«После внедрения модуля “Ключи” мы получили понятный и предсказуемый процесс. Сотрудники перестали работать в режиме постоянного аврала, а собственники отмечают удобство записи и прозрачность приемки. Это серьезный шаг вперед для нашей команды».
Артем Глухих, основатель компании «Базис Недвижимость»:
«Проект с застройщиком “Новый Нижний” показал, как грамотная цифровизация меняет один из самых сложных этапов девелоперского цикла. Команда заказчика была вовлечена в процесс и четко понимала цели, что позволило добиться измеримых результатов».
Планы на перспективу и развитие сотрудничества
По итогам внедрения модуля «Ключи» застройщик «Новый Нижний» принял решение развивать сотрудничество с компанией «Базис Недвижимость» и расширять использование цифровых инструментов. В ближайших планах — внедрение дополнительных модулей системы для автоматизации внутренних приемок и усиления контроля строительных процессов. Особый интерес вызывает модуль «Стройконтроль», который позволит связать этапы строительства, устранения замечаний и заселения в единую сквозную цепочку. Такой подход обеспечит застройщику еще большую управляемость, прозрачность и устойчивость процессов при дальнейшем росте объемов строительства.
Итог
Застройщик «Новый Нижний» полностью удовлетворен результатами внедрения модуля «Ключи», высоко оценивает сделанный выбор и достигнутые показатели. Компания планирует дальнейшее сотрудничество и рассматривает внедрение других модулей системы «Базис Недвижимость» для комплексной цифровизации бизнес-процессов.
Ранее портал Всеостройке.рф рассказал, как девелоперская компания «ЛЮДИ» в Тюмени оцифровала строительный контроль и внутреннюю приемку.