Владельцы бизнеса топливные карты любят за экономию и контроль, бухгалтеры – за порядок в документах (если он есть). Ниже пять вопросов, которые чаще всего задают именно бухгалтеры, и короткие ответы.
НДС по топливным картам можно брать к вычету?
Если у поставщика есть НДС и он выставляет счёт-фактуру (или УПД с выделенным НДС), то вычет возможен на общих основаниях. Важно, чтобы топливо использовалось в облагаемой НДС деятельности, а документы были оформлены корректно и попали в книгу покупок.
Какие документы нужны, кроме чеков с АЗС?
Чеки с АЗС – это только часть истории. Для вычета НДС и учёта ГСМ обычно нужны: договор с оператором/АЗС, счёт-фактура или УПД, реестр (отчёт) операций по картам, платёжные документы и транспортные документы (путевые листы и т.п.) для обоснования расхода топлива.
Как учитывать топливо по картам в бухучёте?
Даже если заправка идёт по карте, топливо учитывают как материальные запасы, обычно на счёте 10 с отдельным субсчётом для ГСМ. Сначала принимаем ГСМ к учёту по отчёту оператора, затем списываем в расходы по мере фактического использования, а НДС принимаем к вычету по зарегистрированному счёту-фактуре.
Что, если часть заправок прошла по наличным или банковским картам?
Желательно, чтобы все заправки шли через топливные карты и один договор. Если часть расходов всё же оплачена наличными или корпоративной банковской картой, их можно учесть в расходах при наличии подтверждающих документов, но с НДС могут быть проблемы: без нормального счёта-фактуры и контрагента с НДС права на вычет нет.
Какие риски по НДС чаще всего возникают при топливных картах?
Основные: отсутствие или ошибки в счёте-фактуре, несвоевременное получение документов (вычет заявили, а пакет не собрали), слабый учёт ГСМ (нет путевых листов и норм расхода), а также сомнительные контрагенты. Решаются эти риски заранее: выбором нормального оператора, понятным регламентом документооборота и регулярной сверкой отчётов по картам с бухгалтерией.