Когда говорят, что «истекает срок действия электронной подписи», обычно имеют в виду срок действия её сертификата – сама подпись не «заканчивается». Переживать не стоит: в такой ситуации сертификат просто перевыпускают, чтобы можно было и дальше спокойно подписывать документы. В этом материале разберёмся, какие пункты необходимо выполнить, когда перевыпуск возможен онлайн, а в каких случаях потребуется личный визит.
Электронная подпись (ЭП) – цифровой аналог подписи «от руки», который позволяет подписывать электронные документы и подтверждает их подлинность. Однако сама по себе подпись не содержит сведений о владельце. Эти данные закрепляются в сертификате ключа проверки электронной подписи (или проще – сертификате электронной подписи) – специальном электронном документе, который выпускает удостоверяющий центр. Сертификат действует ограниченное время – обычно 12–15 месяцев.
Важно разделять два понятия: подпись и сертификат. Подпись не может «просрочиться»: её юридическая сила на подписанном документе не истекает с окончанием срока действия сертификата. Но если срок действия сертификата подошел к концу, использовать электронную подпись для новых документов уже не получится, сертификат нужно будет перевыпустить.
При этом не для всех видов ЭП сертификат вообще нужен – а значит, и вопрос перевыпуска актуален не всегда.
- У ПЭП (Простая электронная подпись) нет сертификата вообще, так как эта подпись представляет собой простую комбинацию символов, существующую только в момент конкретного подписания документа.
- УНЭП (Усиленная неквалифицированная электронная подпись) по закону может выпускаться и без сертификата, и с ним. Во втором случае может потребоваться перевыпуск.
- УКЭП (Усиленная квалифицированная электронная подпись) оформляется только с сертификатом, поэтому его перевыпуск обязателен.
Продлить или перевыпустить сертификат?
В сфере перевыпуска сертификатов можно встретить разные формулировки – важно понимать, что за ними стоит.
Продление
Раньше УЦ действительно могли технически продлевать действие сертификата: новый сертификат не выпускался, у старого обновлялась дата окончания действия. Сейчас такой механизм не реализуется, так как появились более строгие требования к безопасности. Поэтому если где-то написано «продлить», обычно имеется в виду перевыпуск сертификата на основе прошлых данных. Сам термин «продление» в профессиональной среде больше не используется.
Перевыпуск
Это оформление нового сертификата вместо действующего или истекающего. В результате появляется новый электронный документ с собственным сроком действия. Это стандартная современная процедура.
Перевыпуск может быть плановым, когда срок сертификата подходит к концу, или внеплановым.
Внеплановая замена нужна, если:
- вы потеряли токен (флешку) с ключом или смартфон с мобильной электронной подписью;
- вы изменили фамилию или другие паспортные данные;
- ваш ПИН-код от приложения стал известен третьим лицам;
- третье лицо получило доступ к устройству, в котором находится подпись.
В таких ситуациях старый сертификат аннулируют по заявлению в УЦ, а затем выпускают новый – уже с повторной идентификацией.
Все остальные формулировки, например «обновление подписи», считаются разговорными и могут вводить в заблуждение: юридически и технически речь почти всегда идёт именно о перевыпуске сертификата.
Срок сертификата истекает – на что это влияет?
Документы, которые вы подписали до окончания срока действия сертификата, всегда сохраняют юридическую силу. А вот подписать новые после окончания срока уже не получится – сервис отклонит вашу попытку или выдаст ошибку.
Для продолжения работы в первую очередь надо уточнить статус сертификата.
1. Ещё действующий сертификат
В этом случае вам доступен дистанционный перевыпуск, визит в УЦ не требуется.
- Для генеральных директоров и ИП – перевыпуск возможен через личный кабинет налогоплательщика или через доверенные УЦ ФНС.
- Для сотрудников и физических лиц – перевыпуск возможен через личный кабинет или мобильное приложение вашего сервиса документооборота или удостоверяющего центра.
2. Уже истёкший сертификат
Как правило, дистанционный перевыпуск недоступен, так как система не сможет идентифицировать вас по истёкшему сертификату. Вам будет нужно повторно пройти идентификацию личности и получить новый сертификат. В этом случае:
- Выпуск нового сертификата УКЭП доступен только очно. Представитель аккредитованного УЦ при встрече проверит документы, сравнит фото из паспорта с внешностью заявителя, уточнит данные и проверит их через государственную систему. После этого УЦ выпустит новый сертификат.
- Выпуск нового сертификата УНЭП доступен очно и онлайн, например через подтверждённую учётку на Госуслугах. Доступность онлайн-сценария и требования к идентификации лучше уточнить в сервисе, которым вы пользуетесь.
Чтобы не пропустить момент перевыпуска, поставьте напоминание до окончания срока действия сертификата. В некоторых сервисах, например у Sign.Me, такую функцию предоставляет сам разработчик: приложение предупредит о приближающемся завершении сертификата и предложит перевыпустить его заранее.
Процесс перевыпуска для разных ЭП
Процедура перевыпуска зависит от типа ЭП и статуса сертификата на момент обращения.
Перевыпуск сертификата УКЭП для руководителя и ИП
С 2022 года генеральные директора юрлиц и индивидуальные предприниматели получают УКЭП только в ФНС или у её доверенных лиц.
Существует два способа:
1. Перевыпустить сертификат дистанционно через Личный кабинет налогоплательщика
Подходит, если сертификат ещё действует. Что необходимо сделать:
- Подключите токен и проверьте срок действия сертификата (желательно, чтобы оставалось не менее 24 часов).
- Перейдите на сайт ФНС nalog.gov.ru → откройте ЛК ЮЛ/ИП → выберите вход «Ключ электронной подписи».
- В меню выберите «Услуги/Сервисы» → «Перевыпуск сертификата ЭП».
- Проверьте данные в заявлении (ИНН / ОГРН / ФИО).
Важно: если вы меняли данные, а в ЕГРЮЛ/ЕГРИП они не обновлены, онлайн-перевыпуск, как правило, не пройдёт. - Подпишите заявление действующим сертификатом и отправьте.
- Дождитесь статуса «Выпущено» → если система предложит, запишите сертификат на носитель или установите его предложенным способом → введите PIN.
- Не вынимайте токен до завершения записи.
2. Посетить отделение ФНС лично
Вам потребуется личный визит в отделение ФНС, если сертификат уже истёк, токен утерян/сломался или изменились паспортные данные. Что необходимо сделать:
- Запишитесь заранее через сервис «Онлайн-запись на приём в инспекцию» на сайте ФНС – так вы избежите очереди.
- Возьмите с собой:
- паспорт РФ
- СНИЛС
- ИНН (достаточно номера)
- токен (важно: ФНС не продает токены)
- печать организации (если есть)
3. В инспекции пройдёт идентификация (в том числе сделают фото) и процесс записи сертификата на токен – обычно это занимает 10–15 минут.
Перевыпуск сертификата сотрудника в КЭДО и для доверенных лиц
Сотрудникам организации не нужно ходить за перевыпуском в удостоверяющие центры ФНС, в этом случае оформлением сертификатов занимаются коммерческие УЦ. Базовое правило перевыпуска остается прежним: если сертификат еще действует, новый можно выпустить онлайн.
1. Для сотрудника в КЭДО
В корпоративных системах перевыпуск часто уже настроен автоматически. Опишем процесс на примере Сайн.Смарта – мобильного сервиса электронных подписей на базе УНЭП, который часто используют в системах КЭДО.
Что необходимо сделать сотруднику:
- Пользователю приходит уведомление о скором окончании срока действия сертификата.
- В приложении он запускает процедуру перевыпуска.
- Сотрудник подписывает заявление на выпуск нового сертификата своей текущей подписью прямо в смартфоне.
- Выпускается новый сертификат, который можно сразу использовать.
В деталях процесс может отличаться в зависимости от используемых сервисов, вы можете уточнить подробности у своего провайдера ЭП или сервиса КЭДО.
2. Процесс для сотрудника с доверенностью (МЧД)
Если вы подписываете документы от имени компании, одного только сертификата недостаточно. В этом случае необходима связка «сертификат УКЭП физического лица + электронная доверенность».
Сам перевыпуск сертификата физлица проходит по той же схеме, что и в предыдущем пункте (через сервис/УЦ). Но появляется другой важный момент – продление доверенности.
Даже если сертификат перевыпущен, сотрудник по-прежнему не вправе подписывать документы от лица компании без действующей МЧД.
МЧД (машиночитаемая доверенность) – электронный аналог обычной доверенности в виде XML-файла. Она подтверждает право сотрудника действовать от имени организации или ИП при электронном документообороте.
Важный момент: срок действия МЧД не привязан к сроку сертификата. Например, доверенность может быть выдана на 3 года, а сертификат – на 1 год. Поэтому при перевыпуске сертификата не нужно перевыпускать и МЧД, если срок доверенности ещё не истёк.
Перевыпуск подписи для физических лиц
Физлица редко выпускают электронную подпись самостоятельно. Чаще инициатором выступает бизнес: банк, страховая компания, клиника, агентство недвижимости или другой сервис, с которым человек взаимодействует.
Поэтому в B2C-сценариях компании нередко выбирают варианты, где сертификат не нужен:
- УНЭП без сертификата
- ПЭП
В обоих случаях вопрос о перевыпуске обычно не возникает, потому что сертификат в таких сценариях не используется.
Главное
Если сертификат электронной подписи ещё действует, перевыпустить его обычно можно быстро и дистанционно. Когда срок уже истёк, процедура становится сложнее: как правило, требуется очная идентификация и выпуск нового сертификата «с нуля». Поэтому важно следить за сроком его действия и не откладывать перевыпуск.
При этом стоит помнить: истекает не сама электронная подпись, а её сертификат. Подписи, которые вы уже поставили на документах. сохранят юридическую силу. Для дальнейшей работы просто потребуется новый сертификат. Своевременный перевыпуск помогает избежать перерывов в подписании документов и лишних организационных сложностей.