Как избежать ситуации, когда в день переезда компания остаётся без рабочего пространства? Эксперты PLAN BURO делятся рекомендациями по грамотной организации офисного переезда с минимальными рисками.
Чаще всего клиенты архитектурного бюро PLAN BURO формулируют задачи так: «нужно переехать к определённой дате», «у нас ограниченные арендные каникулы» или «с начала следующего месяца команда должна работать в новом офисе». Такие требования обусловлены жёсткими сроками и финансовыми ограничениями, характерными для офисного рынка.
Разберёмся, как избежать периода «между офисами», какие существуют подходы к переезду и какие ресурсы для этого понадобятся.
Стратегия «Плановый переезд» (3,5–9,5 месяцев)
Если сроки позволяют (от 2 до 12 месяцев), важно подключать архитекторов уже на этапе подбора помещения. Создаются предварительные планировки, которые помогают оценить, насколько пространство соответствует задачам бизнеса. После выбора начинается полноценное проектирование: разработка планировочных решений, дизайна и инженерной документации (1,5–4,5 месяца). Такой подход снижает вероятность ошибок и дополнительных расходов. Далее следуют строительные работы и оснащение офиса (2–5 месяцев). В результате получается продуманный переезд без спешки и лишних затрат.
Стратегия Design & Build (4–7 месяцев)
Если помещение уже арендовано и сроки ограничены, процессы проектирования и строительства запускаются параллельно. Сначала разрабатывается планировка (10–15 рабочих дней), затем выполняется демонтаж (5–10 рабочих дней), после чего создаётся и утверждается дизайн-концепция (15–25 рабочих дней). Строительство начинается на основе частично готовой документации, что увеличивает риск доработок и исправлений. Весь процесс занимает от 4 до 7 месяцев.
Если компания вынуждена освободить текущий офис до завершения ремонта, временным решением может стать аренда сервисного офиса и переход части сотрудников на гибридный формат работы. Это позволяет сохранить рабочие процессы и выиграть время для завершения проекта. По стоимости такой вариант сопоставим с плановым переездом, поскольку арендные расходы просто перераспределяются.
Вывод
Полный переезд с обновлением офиса требует достаточного запаса времени и тщательной подготовки, чтобы уложиться в бюджет и избежать сбоев в работе.
