Наш клиент - одна из крупнейших розничных сетей, управляющая магазинами известных брендов, с численностью свыше 4000 сотрудников. В кадровом блоке работает 7 специалистов, системой расчета заработной платы пользуются 16 человек. Компания обратилась к нам за помощью - автоматизировать расчет заработной платы.
Зачем понадобилась автоматизация
При масштабах сети даже типовые кадровые процессы превращаются в трудозатратные задачи. Стандартный функционал 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (ЗУП 3.1) оказался не готов к специфике и объему работы. Некоторые операции требовали ручного вмешательства, занимали слишком много времени и нередко сопровождались ошибками.
Компания поставила задачу: максимально автоматизировать расчёт заработной платы, снизить нагрузку на специалистов и повысить точность. Это требовало не просто настройки системы, а глубокой адаптации под реальную операционную практику.
Что именно было доработано
1. Отчет по переработкам
Для сотрудников с суммированным учетом рабочего времени реализован автоматический отчет, который подсчитывает переработки в днях и часах за весь год — это позволяет точно учитывать дополнительную нагрузку.
2. Удержания по недостачам
Реализована обработка, которая загружает суммы удержаний по недостачам, создает и заполняет документы «Удержания по прочим операциям». Также разработан отдельный отчет для бухгалтерии, где отображаются остатки удержаний по каждому сотруднику. Это особенно важно, когда недостача распределяется на коллектив магазина.
3. Уведомления о задолженности
Теперь система формирует персонализированные уведомления о задолженности и рассылает их на корпоративную или личную почту сотрудника. Для уволенных — формируются квитанции по форме ПД-4 для отправки через Почту России.
5. Расчет доплат до оклада
Автоматизирован учёт доплат до оклада при оплате отпусков, больничных и командировок — с учетом всех нюансов.
6. Компенсация за задержку выплат
Разработан дополнительный документ, который рассчитывает компенсацию за задержку выплаты зарплаты, отпускных, расчётов при увольнении и других выплат. Он автоматически определяет, какие суммы и за сколько дней необходимо компенсировать, согласно ст. 236 ТК РФ.
7. Пакетный расчёт неявок
Ускорен расчет по отпускам, командировкам, простоям и дням ухода за детьми-инвалидами. Можно задать дату выплаты и выбрать, будет ли она с авансом, в межрасчётный период или с основной зарплатой.
8. Перерасчет среднего заработка с учётом годовой премии
В крупных компаниях это один из самых трудозатратных процессов: нужно пересчитать все документы «Отпуск», «Командировка», «Увольнение» и другие. Обработка, которая раньше занимала 2–3 дня, теперь выполняется за несколько часов.
9. Отчет по выплатам на дату
Создан удобный отчет для банковской группы. Он показывает сумму выплат на заданную дату и позволяет автоматически прибавлять заданный процент резерва (например, +10%).
10. Заявка на открытие счетов
В компании ежемесячно принимается до 300 новых сотрудников. Новый документ по формату банка автоматизирует создание заявок на открытие лицевых счетов — и избавляет HR или сотрудника от ручного заполнения.
11. Автоматическая установка подписантов
Вместо ручной установки подписанта в каждом документе, теперь он подставляется автоматически — в зависимости от даты документа. Информация берется из регистра «ответственные лица».
Что изменилось для компании после введения автоматизации расчета зарплаты
После всех доработок трудозатраты на расчёт зарплаты снизились до 5 человеко-дней. Система стала учитывать отраслевую специфику, работать быстрее и с меньшим количеством ошибок.
Автоматизация позволила высвободить ресурсы кадровых специалистов и расчётчиков, а компания получила чётко выстроенный, устойчивый процесс расчёта заработной платы — с высокой точностью и минимальным риском.
Если у вас есть похожие задачи и проблемы, обратитесь за помощью к нашей команде по ссылке https://ubpo.ru/services/autsorsing-protsessov/payroll/
