#ПрямойКонтакт — рубрика, в которой эксперты делятся профессиональным опытом и разбирают рабочие вопросы так, как они выглядят на практике.
Здесь мы говорим не только о том, что написано в норме, но и о том, как это реально работает в документах, процессах и спорных ситуациях. В прошлом месяце при выборе темы победил вариант:
Согласие работника на обработку ПДн: можно ли подписывать электронной подписью?
На практике работодатели все чаще уходят в электронный документооборот. И это понятно: когда согласия на обработку персональных данных нужно оформлять отдельно под каждую цель, бумажный процесс быстро становится перегруженным.
💭 Здесь возникает вопрос: можно ли подписывать такие согласия электронной подписью?
Да, можно. Но есть важные условия.
В случаях, предусмотренных федеральным законом, обработка ПДн допускается только при наличии согласия субъекта в письменной форме. Один из таких случаев — обработка ПДн работников.
При этом само согласие должно соответствовать требованиям ч. 4 ст. 9 Закона № 152-ФЗ.
Отдельно обращает на себя внимание формулировка про цель обработки: в п. 4 ч. 4 ст. 9 она указана в единственном числе.
Именно поэтому надзорный орган исходит из подхода «одна цель — одно согласие». Эта позиция подтверждается и судебной практикой, и официальной позицией представителей РКН.
Поэтому на практике работодатели нередко используют так называемое модульное согласие — по сути, один комплект документов, внутри которого зафиксированы несколько самостоятельных согласий с отдельными целями обработки.
Подписывать большое количество таких согласий на бумаге неудобно. Именно поэтому многие работодатели переходят на ЭДО и КЭДО, где физически проще организовать подписание нужного количества документов.
И здесь важный момент: согласие работника на обработку персональных данных может быть подписано электронной подписью.
Это прямо предусмотрено ч. 4 ст. 9 Закона № 152-ФЗ: согласие в форме электронного документа, подписанного в соответствии с федеральным законом электронной подписью, признается равнозначным согласию на бумажном носителе с собственноручной подписью.
Дальше нужно смотреть на вид электронной подписи.
Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным бумажному документу с собственноручной подписью, и может использоваться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ.
Информация, подписанная ПЭП или НЭП, тоже может признаваться равнозначной бумажному документу, но уже при наличии дополнительных оснований (например, если это предусмотрено законом или соглашением между участниками электронного взаимодействия).
Иными словами, для согласий работника могут использоваться все три вида электронной подписи:
👉 простая
👉 неквалифицированная
👉 квалифицированная
Но действительность подписи зависит не только от ее вида, а от того, соблюдены ли необходимые юридические условия.
Для использования квалифицированной электронной подписи работнику необходимо обратиться в удостоверяющий центр для ее оформления.
Для подписания согласия может использоваться УНЭП, но при соблюдении условий, предусмотренных п. 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ:
✅ должно быть соглашение о применении УНЭП;
✅ в соглашении должен быть предусмотрен порядок проверки электронной подписи.
Если подписание организовано в системе КЭДО, этого недостаточно само по себе: на момент подписания с сотрудником должно быть подписано и действовать соглашение о КЭДО.
Что касается простой электронной подписи, сотрудники могут подписывать документы ею, если такая возможность закреплена в трудовом договоре или локальном нормативном акте.
💬 Обычно ПЭП формируется в информационной системе организации и представляет собой логин и пароль для входа в личный кабинет работника.
Но здесь есть практический риск: такая подпись подходит не для всех документов, а сам работник впоследствии может попытаться оспорить подписание, ссылаясь на недостаточную надежность механизма.
ВЫВОД
Согласие на обработку персональных данных работника действительно может подписываться любой электронной подписью. Но юридическая устойчивость такого согласия зависит от того, соблюдены ли требования закона к конкретному виду подписи и к порядку ее использования внутри компании.
