Задача руководителей – обеспечить выполнение задач, планов, гарантировать достижение требуемого результата.
Полагаться на то, что подчиненный все сделает точно так как вы договорились, как вы предполагаете – не стоит. Нужно обеспечить это. И для этого мы используем контроль.
Говоря о контроле, важно точно понимать, что такое контроль.
Как правило у слабых руководителей две крайности при осуществлении контроля.
В первом случае руководитель стремится контролировать каждые шаг подчинённых. Обычно это связано с внутренними страхами самого руководителя. Он не умеет развивать сотрудников, нанимает слабых (удобных) специалистов, его авторитет в команде держится на страхе, а не на уважении и харизме руководителя. Слабые специалисты, которых не развиваются, работают «из-под палки», в принципе не способны создавать значимые результаты, не говоря уже о самостоятельности. В итоге руководитель все контролирует, и многое делает самостоятельно. Считая, что он «спас» ситуацию, не замечая, что он же эти проблемы и создал. Это вторая сторона характера такого руководителя – тщеславие. Он боится создать себе конкурента, боится, что сам слаб и не заслуженно занимает свою должность. Хочет признания окружающих - «он самый лучший». Как проще всего стать лучшим? Верно – стать лучшим среди слабых!
Во-втором случае ситуация обратная – руководитель стремится максимально снизить контроль. Мотивы у него примерно такие же – страх. Тако руководитель считает, что он своим контролем только мешает профессионалам работать. И, поэтому, контролирует только итоговый результат. Промежуточного контроля нет, и соответственно некому подкорректировать работу, в случае если сотрудник делает ее с ошибками или срывает сроки. У такого руководителя тот же синдром самозванца, но в отличии от первого варианта, он, наоборот, стремится создать сильную команду полагаясь целиком и полностью на их профессионализм.
Обе этих крайности приводят только к большому количеству ошибок, срывов, авралов и т.д. И в обоих случаях вся проблема в руководителе. Они не верно понимают, что такое контроль.
Что такое контроль?
Обычно под контролем понимают некое действие, которое позволяет руководителю понять, что делает исполнитель и насколько он продвинулся в выполнении поставленной задачи. Верно, но нужно дополнить.
Прежде всего контроль – это, не разовое действие, а постоянный процесс.
Во-вторых, стоит понимать контроль глубже - как процесс управления чем-то. По аналогии с велосипедом – когда вы едите, вы контролируете – его скорость, направление движение, равновесие и т.д.
В-третьих, контроль происходит только в отрезке между началом выполнения задачи и завершением. Если вы решили «проконтролировать» завершение задачи, то это не контроль, а принятие результата выполнения задача.
Руководитель должен управлять процессом выполнения задачи, чтобы гарантировать нужный результат. Поэтому важнейшая задача руководителя – своевременно корректировать работу исполнителя, а в некоторых случаях и менять его на другого, не дожидаясь, когда задача будет провалена или выполнена неверно (не в полном объеме, с нарушением сроков, с грубыми ошибками, с худшими результатами и т.д.).
Напомню, чтобы управлять процессом выполнения нужно понимать:
- Сам процесс создания результата
- Способности исполнителя
- Мотивацию исполнителя
- Его навыки
- Реальную нагрузку исполнителя
Какие способы осуществлять контроль можно использовать:
Предварительный или досрочный контроль – позволяет проверить на каком этапе выполнения находится задача. Помогает ускорить работу исполнителя.
Поэтапный или по точкам контроля. Подходит для контроля сложных больших задач. Для этого задача разбивается на подзадачи, к каждой подзадачи устанавливается свой срок. Руководитель контролирует выполнение каждой такой подзадачи и принимает ее выполнение.
Интервальный или периодический контроль. Контроль осуществляется через определенные интервалы – каждый день в 11:00, еженедельно в понедельник, ежемесячно и т.д.
Выборочный контроль. Руководитель осуществляет неожиданную проверку. Т.е. в любой момент вы можете подойти и проконтролировать любую задачу своего подчиненного. Важное условие для такого контроля – подчиненный должны быть проинформированы, что вы можете проверить их в любой момент. Хороший пример такого контроля – Тайный покупатель.
Тотальный процессный контроль. Руководитель контролирует весь процесс выполнения задачи, каждое действие исполнителя, проверяет каждый этап. Если вы не уверены, что сотрудник справится с поставленной задачей, или если он новичок, а задача крайне важная, то нужно использовать именно такой способ.
Итоговый контроль или принятие задачи. Руководитель принимает результат работы над задачей. Таким способом, не используя другие, можно контролировать опытных сотрудников, в которых вы уверены. Иначе, высок риск получить не ожидаемый результат, а времени на исправление уже не будет.
Но нужный эффект от контроля достигается не только и не столько способом контроля
а принципами контроля, которые необходимо применять руководителю в работе.
Принципы контроля – это основополагающие правила работы с подчиненными в части контроля задач, чтобы повысить его эффективность, и результативность ваших сотрудников. Вот эти принципы:
- Неизбежность контроля.
- Контроль нужен не для того, чтобы ловить и наказывать «нарушителя».
- Цель контроля.
- Прозрачность.
Подробно я об этом рассказываю на онлайн-тренинге «Прагматичное управление: командой»
Друзья спасибо, что дочитали статью до конца. Пишите свои комментарии и подписываетесь на канал и Telegram.