Когда организация работает с подрядчиком, она может договориться о возмещении его командировочных расходов. В статье от команды проекта 42Clouds мы объясним, как правильно оформлять командировки для подрядчиков, как правильно заключать договор и учитывать налоги и взносы при возмещении этих расходов.
Что включает командировочные расходы?
Согласно статье 166 Трудового Кодекса РФ, командировкой называют поездку работника за пределы его постоянного места работы для выполнения служебного поручения. Работник не может ежедневно возвращаться домой. В командировке организация оплачивает:
- Проезд;
- Проживание;
- Суточные.
Если в договоре с подрядчиком указано возмещение командировочных расходов, заказчик должен оформить соответствующие документы. Если документы отсутствуют, возмещение не осуществляется (Постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 05.02.2025 по делу Ф03-5800/2014).
Как возмещаются расходы подрядчику на поездку?
Если подрядчик отправляется в командировку, заказчик возмещает расходы на проезд и проживание. В договоре стороны должны четко указать, какие расходы компенсируются. Если такие условия в договоре не прописаны, возмещение расходов не будет производиться.
Особенности заключения договора с подрядчиком
При заключении договора, включающего компенсацию командировочных расходов, важно четко прописать, что входит в сумму договора. В договоре должны быть указаны:
- Виды расходов, которые подлежат компенсации;
- Порядок компенсации: по фактическим расходам или в фиксированной сумме;
- Документы, по которым происходит компенсация.
Также в договоре могут быть указаны ограничения по числу сотрудников, чьи расходы возмещает заказчик, а также максимальная сумма компенсации.
Как выбрать порядок возмещения командировочных расходов?
Если подрядчик использует поезд или самолет, он предоставляет билеты, которые служат подтверждением расхода. В этом случае все легко подтверждается, так как сумма по билету уже указана.
Проблемы возникают, когда подрядчик едет на машине. В этом случае нельзя просто рассчитать расход топлива на поездку. Чтобы правильно компенсировать расход, нужно учитывать норму расхода топлива, расстояние и цену бензина. Это усложняет расчет, и для этого часто используется фиксированная сумма возмещения.
Командировочные расходы по госконтрактам
В случае с госконтрактами компенсация командировочных расходов подрядчику может быть предусмотрена в фактической сумме, однако цена контракта не может быть увеличена. Компенсация будет включена в цену договора.
Возмещение расходов при заключении договора ГПХ с физическим лицом
Если организация заключает договор ГПХ с физическим лицом, она обязана уплатить с его вознаграждения НДФЛ и страховые взносы. Компенсация командировочных расходов не облагается страховыми взносами, так как она не является оплатой за труд (п. 16 ст. 422 НК РФ).
НДФЛ с компенсации удерживается в обычном порядке, но подрядчик имеет право подать заявление заказчику о предоставлении профессионального налогового вычета (п. 2 ст. 221 НК РФ). Вычет предоставляется только при наличии документов, подтверждающих расходы.
Если компенсация расходов не прописана отдельно, то заказчик обязан платить страховые взносы с полной суммы договора. Если заказчик покупает билеты и оплачивает гостиницу, то возмещение расходов не происходит, и вся сумма договора облагается налогами.
Как оформлять командировочные расходы подрядчику в «1С:Бухгалтерия»
Пример:
Договор между ООО «Ромашка» и исполнителем Ивановым И. И. предусматривает оплату услуг на сумму 40 000 руб. и компенсацию расходов на проезд в размере 10 000 руб.
Шаг 1: В разделе «Зарплата и кадры» вводим данные Иванова и на вкладке «Договоры ГПХ» указываем сведения о договоре.
Шаг 2: Процесс начисления и возмещения можно выполнить двумя способами.
Способ 1:
- В разделе «Зарплата и кадры» переходим в «Настройки зарплаты» и создаем новый вид начислений, например, «Компенсация».
- Указываем, что этот доход не облагается НДФЛ и страховыми взносами.
- Создаем документ «Начисление зарплаты» с суммой 40 000 руб. для расчета налогов. Компенсация в размере 10 000 руб. будет отражена в отчете по страховым взносам.
Способ 2:
- Оформляем начисление с суммы 40 000 руб.
- Компенсацию в размере 10 000 руб. оформляем актом, который проводим как оплату поставщику. Иванова регистрируем в справочнике контрагентов и учитываем компенсацию в прочих расходах.
Командировочные расходы для ИП
Если подрядчиком является ИП, он платит налоги самостоятельно, и для налогообложения важно, как происходят компенсации расходов.
Вариант 1:
Если заказчик покупает билеты и оплачивает проживание, то возмещение расходов не происходит. В этом случае заказчик принимает эти расходы к учету и вычитает НДС. ИП учитывает стоимость билетов и проживания как доход в натуральной форме и платит налог с этой суммы в зависимости от системы налогообложения.
Пример:
ИП Петров А. И. заключил договор с ООО «Альфа» на сумму 70 000 руб. ООО «Альфа» оплачивает Петрову проезд в размере 20 000 руб. ООО «Альфа» включает 90 000 руб. в расходы, а ИП Петров включает в доходы 70 000 руб. за работу и 20 000 руб. как доход в натуральной форме.
Вариант 2:
Если ИП оплачивает все расходы самостоятельно и перевыставляет их заказчику, заказчик не может принять расходы к учету и вычесть НДС. Расходы считаются понесенными подрядчиком для осуществления его деятельности.
Пример:
ИП Петров А. И. оплачивает все расходы по поездке и перевыставляет их заказчику. ООО «Альфа» компенсирует расходы ИП, но эти расходы не принимаются к вычету для налогообложения.
НДС на командировочные расходы
Когда подрядчик включает в договор командировочные расходы, возникает вопрос, нужно ли платить НДС с этой суммы и может ли заказчик принять НДС к вычету.
- Если компенсация расходов не включена в цену договора, она не является выручкой, и НДС не начисляется.
- Если компенсация включена в сумму договора, она является выручкой и облагается НДС. Заказчик может принять НДС к вычету.
- В случае, если компенсация расходов не входит в цену договора, заказчик не может принять НДС к вычету, если использует упрощенную систему налогообложения.
Подтверждение командировочных расходов
Для подтверждения расходов подрядчик должен предоставить акт и копии авансовых отчетов с приложением расходных документов. Важно правильно оформлять и проверять все документы. Для обмена документами можно использовать «1С:Документооборот», но стоит помнить, что проверка документов все равно остается за бухгалтерией.
Итоги
Возмещение командировочных расходов подрядчику — процесс, который требует внимательности. Прописание компенсации расходов отдельно от основной суммы договора позволяет минимизировать риски налоговых споров. В случае с госконтрактами и большим числом командировок выгодно указывать компенсацию отдельно, чтобы избежать лишних налоговых последствий.
