Три миллиона рублей зависли на маркетплейсе. Клиент не знал почему

Три миллиона рублей зависли на маркетплейсе. Клиент не знал почему

Эта история — про деньги, которые бизнес честно заработал, но не мог получить целый год. Не из-за мошенников, не из-за налоговой и не из-за блокировки счёта. Из-за одного документа, о котором никто не подсказал.

Что случилось

Индивидуальный предприниматель торгует на маркетплейсах и работает с НДС. Весь 2025 год бизнес шёл нормально: товар продавался, покупатели выкупали заказы, обороты росли. Но деньги за выкупленный товар на расчётный счёт не поступали. К концу года задолженность маркетплейса перед предпринимателем составила почти три миллиона рублей. Деньги просто висели — и клиент не понимал, в чём причина. Маркетплейс не платит, и всё. Ни объяснений, ни уведомлений.

В чём оказалась проблема

Когда начали разбираться, причина оказалась до обидного простой. Для получения денег от маркетплейса за выкупленный товар необходимо формировать УПД — универсальный передаточный документ. Это закрывающий документ, который подтверждает факт передачи товара покупателю. Без него маркетплейс не закрывает задолженность и не перечисляет деньги продавцу. Клиент об этом не знал. Весь год УПД не формировались. Ни одного документа за двенадцать месяцев. Три миллиона просто ждали правильно оформленной бумаги.

Почему так происходит

Работа с НДС на маркетплейсах устроена сложнее, чем кажется на первый взгляд. Когда селлер работает без НДС — маркетплейс сам закрывает большинство документов. Но как только появляется НДС, ответственность за документооборот ложится на продавца.

УПД — это не просто формальность. Это документ, на основании которого:

— маркетплейс подтверждает, что товар передан и сделка закрыта

— продавец отражает реализацию в налоговом учёте

— рассчитывается НДС к уплате

Без УПД маркетплейс видит продажу, но не может её «закрыть» в своей системе. Деньги остаются на внутреннем балансе площадки — формально задолженность существует, но выплата не происходит.

Как проблему решили

Бухгалтер сформировал все УПД за год — по каждой выкупленной поставке. Выгрузил документы и передал клиенту с подробной инструкцией: как формировать УПД в дальнейшем, с какой периодичностью, на что обращать внимание. После передачи документов маркетплейс закрыл задолженность и перечислил деньги на расчётный счёт. Все три миллиона. Никаких судов, никаких претензий, никаких потерь. Просто правильно оформленный документ.

Помимо очевидного — денег, зависших на год — ситуация создавала налоговые риски. Искажение отчётности. Если реализация не отражена через УПД, налоговая база по НДС может быть посчитана неправильно. Это прямой путь к расхождениям с данными маркетплейса, которые ФНС получает автоматически.

Риск доначислений. Маркетплейсы передают данные о продажах в налоговую. Если у ФНС есть информация о реализации, а в декларации продавца её нет — возникают вопросы. И ответ «я не знал про УПД» налоговую не устроит.

Кассовые разрывы. Три миллиона, зависшие на год — это деньги, которые не работали на бизнес. Не пошли на закупку товара, на рекламу, на развитие. Для малого бизнеса такой кассовый разрыв может быть критичным.

Что проверить, если вы торгуете на маркетплейсах с НДС

Если вы селлер и работаете с НДС — убедитесь, что:

УПД формируются регулярно. Не раз в год, а по каждой поставке или с периодичностью, которую требует площадка. У каждого маркетплейса свои правила — Wildberries, Ozon и Яндекс Маркет работают по-разному.

Документы выгружаются и подписываются вовремя. Сформировать УПД мало — его нужно подписать электронной подписью и передать маркетплейсу через ЭДО. Неподписанный документ = отсутствующий документ.

Нет накопленной задолженности. Проверьте личный кабинет на маркетплейсе: если видите растущую задолженность за выкупленный товар — скорее всего, проблема именно в УПД.
Бухгалтер понимает специфику маркетплейсов. Это отдельная область учёта со своими правилами. Не каждый бухгалтер работал с маркетплейсами — и не каждый знает, что без УПД деньги просто не придут.

Вывод

Три миллиона рублей висели целый год не из-за обмана, не из-за ошибки площадки и не из-за налоговой проверки. Из-за одного документа, о котором никто не рассказал предпринимателю.

Таких историй десятки. Маркетплейсы не будут звонить и объяснять, почему деньги не приходят. Это задача вашего бухгалтера.