В современной образовательной среде России работа центра дополнительного образования детей регулируется сложной и многоуровневой системой нормативных актов. И грамотно выстроенное делопроизводство перестает быть исключительно административным регулятором и трансформируется в функцию, обеспечивающую юридическую легитимность и управленческую успешность организации. Каждый шаг взаимодействия с обучающимися, их родителями, от подачи заявления на зачисление до выдачи документа об обучении, должен быть зафиксирован и подтвержден соответствующим документом. Зачастую руководители частных центров дополнительного образования не видят функционально потребности вести документацию, мотивируя, что это необязательно, документы об обучении не подаются в Федеральный реестр сведений о документах об образовании и (или) о квалификации, документах об обучении.
Отсутствие системного подхода к ведению документации или несоблюдение установленных процедур создают существенные риски. Это не только административные штрафы по результатам проверок со стороны контрольно-надзорных органов, но и более серьезные последствия: приостановка действия лицензии, репутационные потери и возникновение трудовых и гражданско-правовых споров.
Делопроизводство - совокупность процессов работы с документами, включая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов в деятельности организации. Все документационное обеспечение управления в детском центре дополнительного образования подчиняется иерархической структуре нормативно-правовых актов, которые проанализируем далее.
Федеральный закон от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон №273-ФЗ): является базовым, комплексным документом, регулирующим все аспекты образовательной деятельности и устанавливает виды образовательных программ, права и обязанности участников образовательных отношений, а также закладывает основы для ведения документации, включая обязательную разработку локальных нормативных актов и обеспечение информационной открытости.
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации": описывает правовые нормы хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Его положения напрямую касаются всех организаций, включая центры дополнительного образования, в части организации долгосрочного хранения приказов, личных дел, финансовых и других значимых документов.
Иные федеральные законы: федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных", федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи", указанные правовые нормы фиксируют требования к обработке, защите и использованию информации, содержащейся в документах.
Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (далее - Приказ Росархива № 236) утверждает перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.
Государственные стандарты устанавливают единые требования к оформлению документов, обеспечивая их унификацию. ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов": Определяет состав реквизитов документов, правила их расположения на бланке, требования к шрифтам, полям, интервалам и нумерации страниц.
Локальные нормативные акты (далее - ЛНА) организации. Это внутренние документы, которые разрабатываются и утверждаются самим центром на основе вышестоящих нормативных актов. Учебно-программная документация составляет ядро образовательного процесса и является основным объектом проверки при контроле качества образования. Организационно-распорядительная документация фиксирует управленческие решения и является инструментом оперативного руководства. Приказы являются основным видом распорядительных документов и классифицируются на приказы по основной деятельности, по личному составу и по движению контингента обучающихся.
Документы по организации образовательных отношений фиксирует правоотношения между центром, учениками и их родителями или законными представителями. Договоры об оказании платных образовательных услуг обязательны к заключению при реализации программ за счет средств физических и (или) юридических лиц. Журналы учета работы - это первичный документ учета, в котором педагог фиксирует даты и темы занятий, сведения об обучающихся, отмечает их посещаемость и результаты освоения программы. Допускается ведение журналов в электронной форме при условии соблюдения требований законодательства об электронной подписи и защите персональных данных. Кадровая документация осуществляется в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
Жизненный цикл документа представляет собой последовательность взаимосвязанных этапов. Создание и оформление: документы (приказы, письма, акты, протоколы) должны создаваться и оформляться в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016. Все входящие, исходящие и внутренние документы подлежат обязательному учету. Регистрация — запись учетных данных (метаданных) о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения, и присвоение ему регистрационного номера и даты. Для распорядительных документов должен быть организован контроль их исполнения.
Завершающим этапом жизненного цикла документов является их архивное хранение. Номенклатура дел разрабатывается ежегодно на основе Приказа Росархива № 236, согласовывается экспертной комиссией организации и утверждается руководителем.
Проанализированный нормативно-правовой аспект дает возможность подвести итог, что документооборот в центре дополнительного образования детей является комплексной, взаимосвязанной системой, а не набором разрозненных бумаг. Юридически грамотный документооборот является важнейшим инструментом управления, который обеспечивает защиту прав всех участников образовательных отношений и минимизирует риски при взаимодействии с контролирующими органами.
Дальнейшее развитие систем управления документами неразрывно связано с процессами цифровизации. Переход на электронный документооборот (далее - ЭДО) может значительно повысить оперативность и эффективность работы. Однако следует помнить, что ЭДО не отменяет, а видоизменяет требования законодательства. Внедрение электронных журналов, договоров и приказов требует строгого соблюдения норм федеральных законов от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных", от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи", что станет следующим логическим шагом в модернизации системы документооборота современного образовательного центра.