Ранее я уже писала, как мы прошли целый путь: от вдохновляющей и одновременно пугающей масштабами идеи феста до квеста с айдентикой и ее редизайном, от 200 приглашений в личку и войны за уличные столбы до самого дня Х с его фишками и провалами.
А теперь — финальная часть, которую многие любят больше всего:
Спойлер: несмотря на то, что это было наше первое мероприятие такого формата, Design.mne.fest вышел в плюс. И да, для первого раза это ощущалось как приятный бонус, потому что мы морально были готовы и к минусу.
Коротко по цифрам:
Расходы: 1030 €
Доход: 1575 €
Чистая прибыль: 555 €
Расходы: как мы считали бюджет без предыдущих кейсов
Самое сложное в начале — прикинуть бюджет без идентичного опыта. Пришлось делать мини-исследование по основным статьям расходов: аренда зала, типография, реклама, фото/видео, техника и прочее — и закладывать лимиты по каждой категории, чтобы не улететь.
Самые большие траты у нас ушли на:
- носители фирменного стиля (типография и мерч)
- подрядчиков (фото, видео, технический специалист и координатор волонтеров)
- и разные “мелкие допы”, которые на деле никогда не бывают мелкими (хостинг сайта, вода, тортик, кофе лекторам, еда волонтерам и т.д.)
Где-то мы даже вышли за лимиты, но это компенсировалось экономией в других местах. Например, зал, за который мы были готовы отдать 300 €, по итогу стоил 150 € за целый день — и это нас очень спасло.
От некоторых хотелок пришлось отказаться. Я, например, мечтала, чтобы утром гостей встречал DJ и разливали кофе в духе coffee rave. Плюс мы планировали более разнообразный мерч. Но эти идеи мы оставили на будущие события.
Доход: из чего сложился плюс
У нас было 4 источника дохода:
По сути, билетами мы отбили основные расходы, а партнеры/маркет/мерч уже дали плюс.
Билеты
С ценообразованием мы думали долго, потому что важно было удержать баланс:
- чтобы людям была доступна цена билета,
- и чтобы мероприятие вообще окупилось.
В итоге сделали так:
- базовая цена 25 € (наличные и крипта),
- чуть дороже при переводе на российскую карту — 3200 ₽,
- в день мероприятия — 30 €.
Чтобы выйти в ноль, нам нужно было, чтобы билеты приобрело минимум 40 участников. И этой цифры мы достиги!
Партнеры
У нас было 3 вида партнерства:
- главный партнер,
- бартер-партнер,
- инфо-партнер.
Главный партнер
Пакет главного партнера был платным и включал самый широкий набор интеграций бренда в событие.
Мы отправляли предложения в основном брендам в сфере дизайн-образования. К сожалению, никто из них в этот раз не откликнулся, зато нас поддержал местный бренд по аренде машин. Да, не дизайн-сфера, но по аудитории мы друг другу очень подходили: в Черногории машина — это практически “предмет первой необходимости”.
Бартер-партнеры
Бартер-партнерство — это когда бренд дает подарки участникам, а мы со своей стороны рассказываем про него в соцсетях и интегрируем в розыгрыши.
Инфо-партнеры
Инфо-партнеры — это взаимный обмен анонсами и информационной поддержкой.
Маркет
Маркет оказался очень стоящей идеей сразу по двум причинам.
Во-первых, столы с товарами мастеров реально обогащают досуг гостей в перерывах и усиливают ощущение “масштабности”: мероприятие становится живее, динамичнее и интереснее.
Во-вторых, это дополнительный доход. Мы продавали места:
- 40 € за стол,
- 20 € за полстола (чаще брали именно так)
И еще: так как количество столов было ограничено, тем, кто хотел, но не успел, мы предлагали за 10 € рассказать о бренде в наших соцсетях.
Мерч
Из-за ограничений в бюджете мы сделали только брелки с фирменным логотипом — 20 штук.
Большую часть мы подарили лекторам и победителям розыгрышей. Остальные продавали на регистрации.
Из-за высокой себестоимости мы поставили цену 15 € — и, честно, это было не лучшим решением: в итоге получилось продать всего 3 штуки. Но небольшой плюс мерч все равно принес.
Что бы я изменила: как билетами мы сами себе усложнили жизнь
Напомню, у нас было четыре способа оплаты: рубли, крипта, наличные евро заранее и наличные евро на месте. Уже это разнообразие создавало сложности в переводах и подсчетах, поэтому мы решили не усложнять еще сильнее и сделали фиксированную цену под каждый способ оплаты.
И вот здесь случилась ошибка: из-за того, что цена по сути была стабильной, большинство людей отложили покупку до последней недели. Мы, конечно, изрядно понервничали: пока ты не видишь продажи заранее, ты не понимаешь, сколько людей реально придет, и начинаешь сомневаться — а стоит ли проводить ивент.
Что бы я сделала в следующий раз:
- сократила бы варианты оплаты (чтобы меньше путаницы и ручной работы),
- и ввела бы поэтапное повышение цены:
ранние билеты — самые выгодные, затем средняя цена и финальное повышение ближе к дате.
Так участникам проще решиться купить заранее, а организатору — спокойнее планировать и понимать прогноз по количеству людей.
В завершение: не бойтесь начинать
Процесс создания фестиваля и сам день события стали для меня большим приключением. Оно принесло не только новый опыт и знания, но и помогло мне вырасти как личность. Так всегда бывает, когда идешь в неизвестность: страшно, хаотично, тяжело — но в итоге ты выходишь из этого более прокачанной версией себя.
Дорогие читатели, если вы давно носите в голове идею, но никак не решаетесь ее воплотить, потому что кажется, что “еще не готовы”, — расслабьтесь. Вы никогда не будете готовы на 100%. Но, честно, 50% уже достаточно, чтобы начать, а остальные неизвестные прояснятся по ходу дела.
Большие проекты всегда состоят из мелких и простых реальных шагов. Они вам точно по зубам. И мы, люди, способны гораздо на большее, чем думаем: находить время даже в плотном расписании, разруливать конфликты, собираться, когда кажется, что сил уже нет, и в итоге создавать то, что раньше было всего лишь мечтой.
Все это реально. Нужно только решиться на первый шаг. И у вас получится!
Статьи из серии, которые вы могли пропустить:
1. Идея фестиваля: рассказываю про то, почему я вообще взялась за создание дизайн-фестиваля в чужой стране.
2. Айдентика: рассказываю про нелегкий путь создания визуала для этого фестиваля, который чуть не привел меня к выгоранию.
3. Продвижение: 200 сообщений в личку, Telegram-каналы и война за афиши.
4. День фестиваля: какие фишки сработали, как мы сделали нетворкинг живым и почему у нас был торт на сцене.
Подписывайтесь на соцсети сообщества:
Instagram*: @designers.mne
Telegram: @designersmne
Вопрос вам в комментарии:
Есть ли у вас идея, которая давно “лежит в голове”, но вы все никак не начнете? Что вас останавливает: страх ошибки, страх критики или страх не справиться и разочароваться в себе? А что вам больше помогло бы решиться: поддержка людей, четкий план или сильная вера в себя?