Дата обязательного перехода: 1 сентября 2026 года — для всех участников грузоперевозок, независимо от отрасли. Основание: ФЗ от 07.06.2025 № 140-ФЗ.
1) Перечень документов, которые переводятся в электронный вид (ЭПД)
Группа
Документ
Как обычно называют в работе
Обязательность с 01.09.2026
Автоперевозки
Транспортная накладная
ТН / ЭТрН (электронная ТН)
Да
Автоперевозки
Заказ / заявка на перевозку
заказ-заявка
Да
Экспедиция
Экспедиторские документы
поручение экспедитору, экспедиторская/складская расписка
Да
Ж/д перевозки
Железнодорожная накладная
ЖД-накладная
Да
Авиа
Грузовая накладная при авиаперевозках
авианакладная
Да
Важно: отдельные случаи, когда допустима бумага, будет определять Минтранс (перечень — отдельным актом).
2) Кто участвует и чем подписывает (матрица ролей)
Роль в процессе
Что подписывает/оформляет
Что нужно для легитимной подписи
Руководитель (или ИП)
утверждения/подписания от имени компании
КЭП (квалифицированная ЭП)
Бухгалтерия / юристы / ответственные за ЭДО
титулы, согласование, отправка/получение
как правило, КЭП сотрудника + МЧД (если действует от имени организации)
Логист / диспетчер
оформление/корректировки данных перевозки
обычно МЧД + ЭП по выбранному сценарию оператора
Экспедитор
экспедиторские документы, обмен с участниками
КЭП + МЧД (если действует за компанию)
Кладовщик (погрузка/выгрузка)
отметки факта передачи/приемки
может подойти ПЭП (простая ЭП) для операционных действий
Водитель
подтверждения по рейсу, предъявление при проверке
часто ПЭП + QR-код ЭПД для контроля
3) Обязательный технологический контур (что должно быть «включено»)
- Подключение к аккредитованному оператору ИС ЭПД (без оператора обмен не работает).
- Доступы и роли в сервисе: администратор, пользователи, маршруты согласования.
- У водителей/на складах: смартфон/планшет + интернет на точках; возможность сформировать QR-коддля проверок.