Последнее время мы больше пишем, чем говорим. С появлением мессенджеров сформировалась и особая культура переписки, когда не только личные, но и деловые, корпоративные задачи легко решаются с помощью письменной речи. А чтобы мы каждый раз не садились за длинное письмо и не тонули в ворохе бумаг, изменились и сами технологии письменного общения: в приоритете краткость, шаблон, скрипты, сокращения, использование визуальных знаков, сленга. На второй план отходит глубина текста, работа со смыслом, эмоцией.
Но как бы ни стремился наш текст спрятаться в потоке универсальных клише, все же он остается отражением индивидуальности. Важно с одной стороны эту индивидуальность не потерять, а с другой стороны - не выдать безграмотность и отсутствие речевой культуры. То, как мы формулируем мысли, как мы ведем переписку, говорит о нас больше, чем дорогой костюм или уверенное рукопожатие при личной встрече.
Русский речевой этикет всегда учитывал ситуацию, стремился создать позитивное впечатление у собеседника, был пронизан уважением и почитанием старших, заботился о культуре и воспитании.
Этикет никуда не делся! Просто трансформировался: появились особые фразы-приветствия, голосовые сообщения, отложенные сообщения, чаты с запретом копирования, пересылки сообщений и прочее. Нарушить этикет или допустить речевую ошибку стало гораздо проще, поэтому так важно вовремя заметить за собой привычки, которые могут нарушать этикет и нервировать окружающих. Сегодня я предлагаю поговорить о пяти неочевидных, но крайне досадных моментах в деловой переписке, от которых лучше избавиться раз и навсегда.
Выражение «Как вы уже знаете / как я уже говорил»
Эти фразы - классический пример пассивной агрессии. И начинать с них переписку с потенциальным заказчиком или с руководителем - не самая лучшая идея даже если вы используете этот оборот без злого умысла.
Используя эти фразы,, вы рискуете задать диалогу претензионный тон и настроить человека против вас. Гораздо уместнее и более нейтрально использовать другие фразы:
- Хотел бы напомнить основные моменты нашей прошлой встречи.
- Предлагаю вернуться к вопросу о....
Подгонялки
Мало кому понравится, когда настойчиво начинают требовать что-либо срочно сделать. В том числе и в переписке. Многие назвали фразы и пометы: «срочно», «!!!», «приоритетная задача» или ASAP, одним из самых раздражающих факторов в деловой переписке. И расценивают такое указание как неуважение ко времени и усилиям другого человека.
Никто не любит, когда его подгоняют. Поэтому, отправляя сообщение, не ждите мгновенной реакции. Такие «подгонялки» давят на собеседника, создавая ощущение цейтнота, а не все обладают достаточной стрессоустойчивостью.
Неуместный caps lock
Текст, написанный ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ, служит для привлечения внимания, а многие используют этот прием как повышенный голос. В переписке же никак не обозначишь громкость высказывания. Для многих тревожных читателей этот прием воспринимаются как крик. В деловой переписке такие манипуляции скорее раздражают, нежели работают на ускорение задачи. Конечно, речь идёт о неуместном использовании caps lock, если только вы не выделяете название документа или аббревиатуру, где это предусмотрено правилами.
Когда человек читает сообщение, написанное капсом, у него подсознательно повышается тревожность и возникает ощущение, что на него нападают или давят.
Ваш собеседник вместо того, чтобы вникнуть в суть, будет испытывать раздражение от формы подачи. Даже если вы хотите эмоционально подчеркнуть важность фразы («Это ОЧЕНЬ важно сделать сегодня»), лучше просто поставить восклицательный знак в конце предложения, оформленного строчными буквами.
Caps Lock в сообщении — это признак либо крайнего волнения, либо низкой культуры общения.
Фраза «Заранее спасибо»
Казалось бы, перед нами вежливая фраза, выражающая благодарность. Но на деле часто воспринимается как манипуляция. Она ставит собеседника перед фактом: вы уже всё за него решили и уверены, что он выполнит просьбу.
У собеседника создается ощущение, что его согласия никто не спрашивает, а благодарность как бы «авансом» обязывает его сделать то, что вы просите. Это работает как психологический прием, лишающий человека права выбора.
Гораздо корректнее и уважительнее поблагодарить, когда задача уже выполнена.
Особенно «заранее спасибо» раздражает, когда просьба объемная или выходит за рамки обязанностей человека.
Завершает перечень раздражающих фраз приветствие «Доброго времени суток», о котором я не раз писала, объясняя наличие грамматической и логической неточности фразы. Не бойтесь заменить приветствие словами «добрый день», ведь даже если у вашего адресата другой часовой пояс, он откроет ваше письмо в рабочий день, и слова «здравствуйте», «приветствую вас», «добрый день» будут полностью соответствовать ситуации, открывающей общение.
Статьи по теме