Авторы: Оксана Кулакова, Юлия Айзатулина
В этой статье хотим поделиться историей успешного использования функционала решения 1С:Кабинет сотрудника по фиксации отсутствий и опозданий в нашей компании.
Безусловной пользой от внедрения решения 1С:Кабинет сотрудника является возможность перейти на электронный документооборот внутри компании. Для АКАМ это стало особенно актуальным в 2020 году, когда из-за ограничений, связанных с covid, мы все были вынуждены переключиться на удаленную работу из дома.
Именно в этот период стало понятно, что очень тяжело вести бумажный документооборот между работодателем и сотрудниками: дома мы писали заявления и фотографировали их, а в офис приносили оригиналы, подписывали другие документы. Всё это отнимало рабочее время.
Сейчас в компании АКАМ три успешно функционирующих офиса в разных городах: в Москве, в Саратове и в Череповце, а также ряд сотрудников в команде, которые работают из городов, где офисов нет. После запуска 1С:Кабинет сотрудника в эксплуатацию обмен документами стал простым и быстрым.
Несмотря на то, что covid-ограничения давно уже сняты, возможность удаленной работы в компании у нас сохраняется и сегодня. Строгие правила посещения офиса применяются только для новых сотрудников с целью ускорения процесса их адаптации в компании. Большинство же "старичков" выбирают для себя гибридный режим, предполагающий совмещение удаленной работы и работы в офисе. Так как при личном общении некоторые проблемы всё же можно решить быстрее и эффективнее.
В связи с этим встали новые организационные вопросы:
- Как контролировать посещение офиса сотрудниками?
- Как оповещать коллег о том, где ты сегодня и где планируешь быть завтра?
Одновременно никуда не исчезли и старые извечные вопросы:
- Как предупредить коллег об отсутствии в течение дня (когда нужно, к примеру сходить к врачу)?
- Как предупредить об опоздании?
Здесь важно отметить, что помимо 1С:Кабинет сотрудника у нас в компании используются и другие решения 1С, в частности:
- CRM 3 - решение, доработанное под наши процессы,
Так в базе CRM для учета рабочего времени мы реализовали График рабочего времени сотрудников. Зеленые ячейки - это присутствие сотрудника в офисе.
График рабочего времени
С давних времен сотрудники информировали коллег об отсутствиях на общий почтовый адрес для рассылки писем на всех. В таком информировании есть минус - часто сотрудники совершали ошибки в дате или времени, высылали второе письмо с исправлениями. Потом наша компания стала больше - это превратилось в информационный шум.
Мы обратили внимание, что в Кабинете сотрудника есть возможность ввести отсутствие, опоздание или болезнь. И решили использовать этот функционал для решения наших задач:
- повысить удобство ввода отсутствий через предназначенный для этого интерфейс,
- уменьшить информационный шум в почте.
Ввод отсутствия, болезни и опоздания
Интерфейс есть, что дальше?
Кабинет сотрудника мы дорабатывать не хотели, так как пришлось бы снимать его с поддержки 1С. Поэтому подробно изучили техническую часть в ЗУП-е - какие объекты создаются при вводе отсутствий со стороны Кабинета сотрудника, какие именно нам нужны, как это можно сделать без доработок самого ЗУП (ведь он во фреше и дорабатывать его нельзя).
В итоге мы сделали дополнительные обработки по передаче данных в базу CRM и стали обрабатывать их уже там. При этом автоматически:
- актуализируется график работы на день, включая опоздания, отсутствия в течение дня и больничные. (появилась еще одна причина пользоваться графиком учета, теперь отбираем нужных сотрудников, с кем чаще коммуницируем, и их график всегда под рукой).
План на день
- отправляется письмо на общую почту. (от писем отказываться пока не стали, так как это привычный для нас функционал, но мы уменьшили их количество).
Такая схема потоков у нас получилась:
Схема потоков
Внедрение систем внутренней автоматизации, таких как 1С:Кабинет сотрудника и CRM, позволяет компаниям значительно повысить эффективность своей работы и улучшить взаимодействие между сотрудниками, а также повысить общую производительность. Если перед вами стоит задача автоматизации внутренних процессов, напишите нам, давайте решим ее вместе.