В большинстве компаний процесс оформления отпусков до сих пор выглядит одинаково: сотрудник пишет заявление, отправляет его руководителю, HR ведет учет в Excel, а при подготовке приказа приходится вручную переносить данные.
Со временем это приводит к типичным проблемам:
- заявления теряются в почте и мессенджерах
- руководители забывают согласовать отпуск
- HR тратит время на ручную подготовку приказов
- сотрудники забывают вовремя подписывать документы
- невозможно быстро увидеть остаток отпускных дней.
В рамках одного из проектов внедрения Битрикс24 мы реализовали автоматизированную систему управления отпусками сотрудников, которая полностью перевела этот процесс в цифровой формат.
Что было реализовано
В рамках внедрения мы настроили комплексный процесс, который охватывает весь цикл отпуска сотрудника:
- Подача заявки на отпуск
- Согласование руководителем
- Автоматическое формирование приказа
- Напоминание сотруднику о подписании заявления
- Учет отпускных дней в отчетности
Процесс текущей работы теперь выглядит следующим образом.
Подача заявки на отпуск
Сотрудник оформляет отпуск через специальную форму в Битрикс24.
В заявке указываются:
- даты отпуска
- тип отпуска
- дополнительный комментарий (при необходимости)
- количества дней отпуска (сравнение запрашиваемого количества с общим числом дней в год)
После отправки автоматически создается карточка заявки и запускается бизнес-процесс согласования.
Это позволяет:
- исключить устные договоренности
- фиксировать все заявки в системе
- обеспечить прозрачность HR-процессов.
Согласование отпуска руководителем
Руководитель получает автоматическую задачу на согласование.
Если отпуск согласован — заявка автоматически переходит на следующий этап.
Если отклонен — сотрудник получает уведомление с комментарием руководителя.
Автоматическое формирование приказа
После согласования система автоматически формирует приказ на отпуск.
Мы настроили шаблон документа, в который автоматически подставляются:
- ФИО сотрудника
- должность
- подразделение
- даты отпуска.
Документ создается автоматически и сохраняется в карточке заявки.
Это позволяет HR-отделу полностью исключить ручное оформление приказов.
Возможно также направить документ на почту сотруднику как дополнительное уведомление для подписания документа.
Напоминание сотруднику о документах
Еще одна важная часть автоматизации — уведомления.
За 14 дней до начала отпуска сотрудник автоматически получает напоминание:
- необходимости сформировать заявление
- необходимости подписать приказ.
Это исключает ситуации, когда документы оформляются в последний момент.
Отчет по отпускным дням сотрудников
Для HR-отдела был создан отдельный отчет.
В нем отображается:
- количество использованных отпускных дней
- остаток отпуска
- заявки сотрудников за текущий год.
Данные обновляются автоматически на основании всех созданных заявок.
Теперь HR-специалист может получить полную картину отпусков компании за несколько секунд.
Результаты внедрения
После внедрения автоматизации компания получила:
- единый цифровой процесс оформления отпусков
- прозрачное согласование руководителями
- автоматическое формирование приказов
- систему уведомлений для сотрудников
- централизованную отчетность по отпускам.
В результате:
- HR-отдел сократил время обработки заявок на отпуск
- сотрудники получили удобный инструмент оформления отпусков
- руководство получило прозрачный контроль над кадровыми процессами.
ВАЖНО!
Ввиду общей автоматизации HR-процессов, возможно также подписание документов электронной цифровой подписью. Для этого сотруднику необходимо получить подпись в Госууслугах, далее мы настраиваем процесс подписания документов в ЭДО. Пример реализованного решения тут.
Как итог, полная автоматизация процессов и отказ от бумажного документооборота.
Итог
Даже такой привычный процесс, как оформление отпусков, можно полностью автоматизировать.
Битрикс24 позволяет перевести HR-процессы в цифровой формат, сократить количество ручных операций и повысить прозрачность работы внутри компании.
Хотите автоматизировать HR-процессы в вашей компании?
Мы внедряем Битрикс24 и настраиваем автоматизацию внутренних процессов:
CRM, согласования, документооборот, HR-процессы и аналитику.
Напишите нам — покажем на примере, как можно автоматизировать процессы именно в вашей компании.