Вступил в силу новый порядок формирования универсальных передаточных документов (УПД). Участники электронного документооборота (ЭДО) обязаны использовать УПД 5.03 для подтверждения передачи товаров, оказания услуг и работ. Старые версии электронных документов не принимаются налоговыми органами. Как теперь работать с электронным документооборотом в «1С:Рознице» и «1С:УНФ»?
Почему важно переходить на ЭДО и новый формат УПД
Переход на электронную форму документооборота - необходимость для компаний, особенно тех, кто занимается оборотом товаров, подлежащих обязательному учету. Также ЭДО повышает удобство и скорость взаимодействия с партнерами, сокращает издержки, позволяет быстро согласовывать и контролировать движение документов.
УПД – сразу накладная, акт и счет-фактура. Так можно сформировать один документ вместо трех. С новым форматом меньше бумажной документации, что означает снижение затрат на хранение/обработку. Документы обладают полной юридической значимостью и позволяют упростить взаимодействие с клиентами и поставщиками.
Как работать с ЭДО в программах 1С:УНФ и 1С:Розница?
Чтобы организовать ЭДО в 1С, надо пройти ряд шагов. Подготовительный этап: настройте 1С на использование подписи, включите опцию в настройке, добавьте сертификат электронной подписи. Активация ЭДО: проверьте настройки и следуйте инструкциям по созданию учетной записи оператора. Начните работу:
- Создание и настройка рабочей среды. Убедитесь, что ПК соответствует минимальным техническим требованиям и загрузите обновления ПО.
- Привлечение контрагентов в ЭДО. Отправьте клиентам и партнерам письма-приглашения для начала обмена и организуйте регистрацию в системе ЭДО.
- Оформление поступлений и продаж. Используйте встроенные инструменты автоматизации приема/отправки документов и обрабатывайте документы в 1С.
Пример оформления поступивших товаров: Найдите электронный универсальный передаточный документ (УПД) среди входящих документов - Перейдите в соответствующий раздел и подтвердите прием товара - При обнаружении расхождений можно сформировать специальный акт.
Пример продажи товаров: Создайте исходящий документ на основании внутренних заказов или заявок - Отправьте его вашему покупателю - Отследите состояние вашего документа через журнал действий.