В процессе автоматизации кадрового электронного документооборота (КЭДО) пользователи совершают ошибки, которые не только тормозят ежедневные рабочие процессы (прием на работу, оформление отпуска и прочее), но и могут привести к большим штрафам.
Чтобы их избежать, нужно учитывать законодательные нормы, технологические аспекты (доступ к интернету, количество устройств и объем данных) и устоявшуюся рабочую рутину, к которой привыкли сотрудники.
Разберем самые распространенные виды ошибок
Выбирать решения /версии, которые не учитывают актуальные правовые нормы и законы
Кадровые документы должны подписываться квалифицированной электронной подписью (КЭП) и соответствовать требованиям Минтруда, ФНС и Росархива. Без согласования с проверяющими органами и соответствия требованиям документы могут быть признаны недействительными, а вас будут ждать штрафы.
Не оформлять письменное согласие сотрудников на получение электронных документов
Согласно ч. 5 ст. 22.2 ТК РФ, согласие сотрудника на переход к ЭДО должно оформляться на бумаге. То же касается и удаленных сотрудников.
Игнорировать возможные технические трудности и перебои в работе системы
Вы можете заранее провести нагрузочное тестирование системы и подготовить резервные каналы связи и разработать четкий порядок действий при сбоях и довести его до всех пользователей.
Не учитывать проблемы интеграции с другими программами и сервисами
Когда ПО для КЭДО не связано с бухгалтерскими программами, учетными системами и электронным архивом, каждое действие приходится вручную вносить в сервисы.
Не заниматься организацией и планированием архива электронных документов
Часто компании забывают о сроках хранения кадровых ЭДО или забывают перепроверить формат сохраненных документов и процедуру удаления. Это может привести к потере важных документов.
Запустить все процессы в один день
Собственникам может казаться, что лучше и эффективнее подключить сразу все процессы - прием на работу, увольнение, отпуск, кадровые изменения, командировки, больничные, премирование и так далее. Такие резкие изменения могут вызвать непонимание сотрудников и трудности в выполнении простых рутинных задач.
Специалисты советуют начинать с автоматизации 1-2 процессов, например приема и увольнения. Важно собирать обратную связь от сотрудников, руководителей и кадровиков, чтобы процесс согласования документов был понятен, удобен и логичен для каждого.
Внедрить и забыть
После запуска и настройки КЭДО работа не заканчивается. Важно отслеживать поведение пользователей, отмечать ошибки системы и сложности, с которыми они сталкиваются. Тогда сервис постепенно станет лучшим другом вашей компании.
Что делать, чтобы избежать ошибок?
Надежная программа по автоматизации кадрового документооборота поможет перейти на КЭДО с минимальными трудностями.
Подходящим вариантом станет сервис 1С:Кабинет сотрудника. Это удобный инструмент для автоматизации документооборота с вашими сотрудниками. С его помощью можно снизить расходы на хранение и логистику документов до 40% и ускорить кадровые процессы в 8 раз.
«1С:Кабинет сотрудника» работает со всеми популярными решениями 1С:
«1С: Комплексная автоматизация 2»
«1С: Зарплата и управление персоналом»
«1С: Зарплата и кадры государственного учреждения»
«1С: Бухгалтерия предприятия»«1С: Документооборот»
«1С: ERP Управление предприятием 2»
«1С: Комплексная автоматизация 2»
Как подключить?
Для настройки программы 1С для кадрового электронного документооборота обращайтесь к команде «Тюмень-Софт». Это один из самых опытных партнеров фирмы 1С в Тюменской области с 30+ лет опыта успешного внедрения.
Телефон: +7 (3452) 680-96
Почта: its@tyumen-soft.ru