Рано или поздно каждый руководитель задается вопросом: «А всё ли в порядке в моей бухгалтерии?». К сожалению, интуиция редко подводит: почти в 100% случаев подозрения в махинациях подтверждаются после детальной проверки базы.
Как понять, что деньги уходят «налево», и как построить систему, в которой воровство станет невозможным? Разбираемся по порядку.
Когда пора бить в набат?
Обычно руководители начинают что-то подозревать, когда:
· С расчетного счета уходят странные платежи.
· Банки начали часто блокировать счета организации.
· Появилось ощущение, что бухгалтер выводит деньги предприятия.
Золотое правило: проверять бухгалтера нужно всегда, начиная с первого дня его работы.
Как вывести «счетовода» на чистую воду?
Если у вас появились сомнения, не гадайте на кофейной гуще. Используйте один из трех проверенных способов:
1. Аудиторская проверка. Можно проверить любой период (год, два или три). Это надежно, но дорого.
2. Специализированная компания. Аутсорсинговые фирмы часто проводят аудит базы. Например, наша компания делает экспресс-аудит бесплатно.
3. «Свой» человек. Обратитесь к знакомому бухгалтеру, которому доверяете на 100%.
Что делать, если воровство подтвердилось?
Главное — не рубить с плеча сразу. Обиженный бухгалтер — это мина замедленного действия. Он может удалить базу или сдать «кривую» отчетность, что приведет к блокировкам и штрафам.
Ваш план безопасности:
· Ограничьте права в базе. У бухгалтера не должно быть прав администратора.
· Резервное копирование. Делайте копии базы минимум раз в неделю.
· Контроль налогов. Лично проверяйте декларации по прибыли и НДС.
· Временный присмотр. Пока ищете замену, наймите фирму или доверенного специалиста для контроля текущих дел.
Нанимаем профи: на что смотреть в резюме?
Чтобы не наступить на те же грабли, при поиске нового сотрудника будьте внимательны:
· Образование. Просто курсов недостаточно для полного ведения организации.
· Релевантный опыт. Если человек всю жизнь работал в услугах, ему будет сложно сразу разобраться в производстве.
· Рекомендации. Не звоните по номерам из резюме (там могут быть «подставные» люди). Найдите контакты предыдущего работодателя сами.
· Тестирование. Обязательно дайте тест на профпригодность, адаптированный под ваш вид деятельности.
Как спать спокойно: система контроля за 20 минут в день
Контроль — это не тотальная слежка, а правильные настройки процессов:
1. Платежный календарь. Составляйте его сами, включая налоги и зарплаты.
2. Мобильный банк. Установите приложение на телефон и просматривайте все движения по счету в реальном времени.
3. Доступ в 1С. Даже если вы не эксперт, заходите в программу. В 1С есть специальный «монитор руководителя» с остатками и задолженностями. Бухгалтер должен видеть, что вы активный пользователь.
4. Контроль отчетности. Установите программы типа СБИС или Контур и настройте уведомления на свой телефон. Вы увидите все требования налоговой раньше бухгалтера.
Итог: на настройку системы уйдет полдня, а на ежедневный контроль — всего 10–20 минут. Это мизерная цена за безопасность вашего бизнеса.
Нужна помощь в проверке бухгалтерии? Мы проводим первичные консультации бесплатно и помогаем навести порядок на любом этапе.
Было полезно? Подписывайтесь на канал, чтобы знать всё о безопасности своего бизнеса!