С 1 сентября 2026 года бумага в грузоперевозках перестанет иметь какую-либо ценность. Транспортные накладные, заказы-заявки, экспедиторские и складские расписки — все это нужно будет оформлять только в электронном виде и отправлять в ГИС ЭПД. Закон № 140 уже в силе, и у бизнеса осталось меньше года, чтобы перестроить процессы без потерь.
Что по штрафам?
За отсутствие электронных документов или ошибки в них компании могут оштрафовать на суммы до 600 000 рублей. Для экспедиторов добавили отдельную ответственность: если не внести данные в реестр «ГосЛога» до 1 мая 2026, штраф для юрлиц составит от 100 до 300 тысяч рублей.
Кого касается новый закон
Под обязательный переход попадают все участники перевозок:
- грузоотправители;
- перевозчики;
- экспедиторы;
- получатели грузов.
С 1 сентября 2026 года в электронном виде нужно оформлять транспортные накладные, заказы-заявки, грузовые накладные в авиации, транспортные железнодорожные накладные, экспедиторские и складские расписки, поручения экспедитору.
Исключения утвердит Минтранс, но их доля будет минимальной.
Что успеть сделать до сентября 2026 года
Чтобы не бегать в панике за месяц до дедлайна, переход на ЭПД лучше начать заранее. Пошаговый план описали ниже.
Проанализировать текущие процессы
Понять, кто из сотрудников участвует в документообороте, какие документы оформляет компания и где возникают проблемы. Если справочники неверные, а реквизиты контрагентов не выверены — сначала нужно навести порядок здесь.
Подключиться к оператору ЭПД из списка ФНС
Без него обмениваться электронными документами не получится. Важный нюанс: работать с транспортными документами могут только 11 операторов, и выбирать нужно именно из них.
Выбрать способ работы с ЭПД
Самый безопасный вариант — встроить электронные документы в учетную систему, чтобы не дублировать данные вручную и не прыгать между окнами. Например, сервис «1С-ЭПД» интегрируется прямо с «1С» и позволяет оформлять перевозочные документы по утвержденным форматам Минтранса без выхода из привычной цепочки поставок. Водители подписывают документы, данные автоматически уходят в ГИС ЭПД, бухгалтерия получает готовые закрывающие документы.
Коротко о главном
С 1 сентября 2026 года бумажные транспортные накладные и заказы-заявки перестанут быть легитимными. Отказ от электронных документов грозит штрафами до 600 000 рублей и проблемами с контрагентами, которые просто откажутся работать по старинке.
Но покупка сервиса — только половина дела. Если справочники содержат ошибки, а сотрудники не понимают, как работать с новыми титулами, даже технически исправный сервис не защитит от отклоненных документов и сбоев в поставках. Нужно не просто подключить оператора, а настроить корректную работу с ЭПД в учетной системе, проверить реквизиты и обучить персонал. Только так можно гарантировать, что документы будут проходить без ошибок, а компания избежит штрафов.
Подробный разбор закона, сроки и особенности автоматизации процесса — в нашей специальной статье.