Марина управляет пятью кофейнями в Москве, у неё 37 сотрудников. Каждый месяц она теряет 5-7 человек, а открытие новой точки превращается в хоррор-квест "где же взять персонал".
Мы попросили Анну честно рассказать, как она искала сотрудников раньше и что поменялось теперь, после перехода на Отклик.
До: три канала и потерянные кандидаты
Каждую вакансию Марина публиковала в Instagram Stories, Telegram-каналах района и тематических чатах WhatsApp. Дальше начинался режим ожидания.
Сообщения приходили в три места: Direct, WhatsApp, Telegram. Ответить оперативно не всегда получалось - Марина развивала свои кофейни, а не сидела в телефоне целый день. Кандидаты писали "актуально?" и, через час, не дождавшись ответа, уходили к тем, кто отвечал оперативнее.
Информацию приходилось собирать вручную. Имя, возраст, опыт, желаемый график - Марина переписывала это из сообщений в заметки, вечером в таблицу, потом вносила правки. Договоренности о собеседованиях фиксировались где придется: в голове, в переписке, на стикерах. Если кандидат не выходил на связь, найти его контакты повторно было большой проблемой.
Напоминания о собеседованиях и сменах Марина отправляла сама. Каждому. Вручную.
"Я чувствовала себя оператором колл-центра, HR-ом, погонщиком мулов... Кем угодно, только не владелицей бизнеса".
На подбор одного бариста или повара уходило от трех до пяти дней. При высокой текучке это означало, что одна из точек постоянно работала с недобором.
Что пробовали до Отклика
До перехода Марина пробовала нанимать через обычные сайты объявлений. Там было много откликов, но качество низкое: люди не читали описание, приходили не на те смены, часто отказывались в последний момент. Плюс на обработку уходило еще больше времени: на каждые 15-20 сообщений, реальных кандидатов было только двое.
"Я поняла, что проблема не в каналах, а в том, что нет единого окна. Я как секретарь, только и делаю, что переношу информацию из одного места в другое".
Что изменили
Решили попробовать искать персонал через Отклик на одной точке. Пилот длился месяц. Результат понравился - и подключили все пять.
Вакансия теперь создается один раз с четким описанием: график, адрес конкретной кофейни, требования. И никаких копипастов в три канала. Все отклики приходят в единую ленту уведомлений, Марина видит их в порядке поступления, оперативно отвечая в течение 15 минут.
"Теперь не надо заходить в мессенджер и проверять: подруга написала, поставщик или соискатель. Сразу понятно, что если высветилось уведомление от Отклика - это связано с персоналом."
А еще история переписки с кандидатом не теряется, и ее нельзя удалить.
Марина в любой момент видит, о чем договаривались на прошлой неделе или месяце. Собеседования стали назначаться через встроенный календарь и соискателям приходят напоминания в Push-сообщениях.
А когда соискатель подтвердил выход на смену, его статус меняется и сразу приходит уведомление Марине.
С какими сложностями столкнулись
Первая неделя была самой тяжелой. Три бариста из старой команды не захотели устанавливать приложение, они привыкли общаться через Telegram. Марина потратила два дня на личные разговоры, объясняя, что это упростит жизнь всем. В итоге двое согласились, а один уволился.
"Я не жалею. Тот, кто не готов к прозрачным договоренностям, в нашей сфере нигде долго не задерживается".
Вторая сложность - привычка отвечать в мессенджерах. Первые две недели Марина ловила себя на том, что открывает WhatsApp и пишет кандидатам по старой памяти. Пришлось поставить утреннее напоминание на телефоне: "Не пиши в личку, зайди в Отклик."
"Сейчас это уже рефлекс. Если кто-то пишет в личные сообщения, я отправляю шаблон: „Откликнитесь, пожалуйста в приложении Отклик, там вся информация по смене и чат“.
Результаты через три месяца
Через три месяца работы на всех пяти точках Марина собрала статистику.
До внедрения:
- Время закрытия одной вакансии: 4-5 дней
- Потерянных откликов (когда кандидат не дождался ответа): около 25%
- Владелица тратила на подбор: 12-14 часов в неделю
- Невыходов на смену без предупреждения: 3-4 в месяц
После внедрения:
- Время закрытия вакансии: 2 дня
- Потерянных откликов: менее 5%
- Время на подбор: 3-4 часа в неделю
- Невыходов без предупреждения: 0-1 в месяц
73% экономии времени на подбор - это не абстрактная цифра. Это высвобождение около 10 часов в неделю, которые Марина теперь тратит на контроль качества, обучение новых бариста и запуск шестой точки.
"Раньше я приходила домой и падала. Потому что весь день была на нервах и в смартфоне. Сейчас я успеваю нормально работать и не чувствую себя такой выжатой".
Три совета тем, кто до сих пор нанимает через мессенджеры
Мы попросили Анну сформулировать главное, что она вынесла из этого опыта.
Вот что она сказала:
"Одно приложение удобнее трех. И еще важно что оно только про работу. Вообще, надо четко разделять рабочее и личное, иначе вы просто потонете.
Пуш напоминалки это надежность и контроль. Когда я перестала писать сообщения вручную, количество невыходов упало почти до нуля.
Инструмент отсеивает проблемных. Тот бариста, который уволился из-за приложения, и раньше создавал мне сложности, даже переходил границы между рабочим и личным. Просто я закрывала на это глаза."
Считаем потери
Если вы все еще нанимаете линейный персонал через мессенджеры, вот примерные цифры.
- Каждый потерянный в переписках отклик - это минимум 1 час времени на поиск другого кандидата.
- Каждый ручной обзвон или напоминание занимает около 5-7 минут. Когда у вас 10 смен в день, это час, который можно было не тратить.
- Каждый невыход без предупреждения = стоимость смены + доплата замене + ваши нервы (бесценно).
Марина уже посчитала свои потери за прошлый год и ужаснулась. Но это уже другая история.
А сколько времени на подбор тратите вы?
Посчитали? Делитесь в комментариях - сравним, у кого эффективнее.