До 1 сентября 2026 года осталось меньше полугода. С этой даты транспортные накладные и другие перевозочные документы станут обязательными только в электронном виде. Разбираемся, что это значит для бизнеса и как успеть подготовиться без стресса и потерь.
Многие предприниматели пока откладывают переход на электронные перевозочные документы. Кажется, что время еще есть. Но опыт подсказывает: те, кто начнет подготовку в последний момент, столкнутся с очередями на получение электронных подписей, загрузкой операторов и неизбежными ошибками в процессах.
Что случится 1 сентября 2026 года?
С этой даты вступает в силу Федеральный закон от 07.06.2025 № 140‑ФЗ . Все участники перевозок обязаны оформлять в электронном виде :
· транспортные накладные;
· заказы и заявки на перевозку;
· экспедиторские документы (поручения экспедитору, экспедиторские и складские расписки);
· железнодорожные накладные;
· грузовые накладные при авиаперевозках.
Исключения будут, но их список определит Минтранс, и вряд ли он коснется массового бизнеса . Рассчитывать на то, что можно будет остаться на бумаге, не стоит.
Все документы будут передаваться в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) . Водителям станет проще: при проверке на дороге достаточно показать QR-код в приложении. Никаких бумаг в кабине.
Почему это выгодно бизнесу?
Государство вводит обязательный электронный документооборот не просто так. За этим стоят реальные преимущества для всех участников перевозок :
✅ Контроль. Государство будет контролировать всю цепочку грузоперевозки. От пункта А до пункта Б. В связи с последними событиями, это очень актуально сейчас.
💰 Ускорение оплаты. Деньги за перевозку приходят в среднем на 20 дней быстрее. Не нужно ждать, пока курьер привезет оригинал накладной — грузополучатель подписывает документ сразу в системе.
📦 Никаких потерь. Электронный документ нельзя потерять, забыть в машине или случайно выбросить. Все накладные хранятся в ГИС ЭПД и у оператора.
👀 Прозрачность. Все участники видят один документ в реальном времени. Изменения появляются одновременно у всех.
🖨 Экономия. Не нужно тратиться на бумагу, картриджи, обслуживание принтеров, курьеров и аренду архивов.
По оценкам экспертов, электронный документооборот в 2 раза ускоряет обработку документов и высвобождает тысячи часов рабочего времени сотрудников .
Что будет, если не успеть?
Закон есть закон. Если к 1 сентября 2026 года ваша компания не будет готова работать с электронными перевозочными документами, возникнут серьезные проблемы :
🚫 Контрагенты откажутся работать. Транспортная накладная — ключевой документ, подтверждающий заключение договора перевозки. Без нее невозможно корректно оформить рейс.
⚠️ Риски претензий и штрафов. Отсутствие правильно оформленных документов может привести к спорам с контрагентами и проверяющими органами.
⏰ Потеря времени. Внедрение в последний момент всегда проходит в авральном режиме с неизбежными ошибками и сбоями.
Как подготовиться к переходу?
Процесс перехода занимает от нескольких недель до нескольких месяцев в зависимости от размера компании . Вот что нужно сделать :
Шаг 1. Получить электронные подписи
Руководителю нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП). Сотрудникам — тоже КЭП плюс машиночитаемая доверенность (МЧД), если они подписывают документы от имени компании .
Шаг 2. Выбрать оператора ЭДО
Нужно подключиться к одному из аккредитованных операторов информационных систем электронных перевозочных документов (ИС ЭПД).
Шаг 3. Настроить процессы
Назначить администратора, подключить водителей, интегрировать систему с вашей учетной программой (1С, SAP и др.), провести тестовые рейсы .
Шаг 4. Обучить сотрудников
Логисты, водители, кладовщики — все должны понимать, как работать с электронными документами. Обучение лучше проводить заранее, а не в день запуска.
Почему не стоит тянуть до последнего?
Представьте ситуацию: август 2026 года, до дедлайна месяц.
Очереди на получение электронных подписей расписаны на недели вперед, операторы ЭДО завалены заявками, а ваши контрагенты паникуют и не могут ничего подписать. Знакомо? Именно так было с онлайн-кассами, маркировкой и другими обязательными цифровыми переходами.
Те, кто начал подготовку заранее, прошли этот путь спокойно, без авралов и потерь. У них было время протестировать процессы, обучить сотрудников и исправить ошибки на тестовых рейсах.
Мы можем помочь!
Наша команда специализируется на внедрении электронного документооборота. Мы помогали компаниям переходить на ЭДО, кадровый ЭДО, CRM, а теперь активно работаем с электронными перевозочными документами.
Что мы делаем:
✅ Консультируем по всем этапам перехода на ЭТрН
✅ Помогаем выбрать подходящего оператора ИС ЭПД
✅ Настраиваем процессы и интегрируем с вашими учетными системами
✅ Обучаем сотрудников
✅ Сопровождаем на всех этапах, чтобы вы получили работающее решение, а не просто «галочку»
Мы знаем, как перевести компанию на электронные документы без потерь времени и нервов. Первая консультация — бесплатная и ни к чему не обязывает. Мы просто посмотрим на вашу ситуацию и подскажем, с чего лучше начать.